artikel

‘Vertrouwen begint aan de koffietafel’

bouwbreed

‘Vertrouwen begint aan de koffietafel’

Vertrouwen is cruciaal voor het soepel laten verlopen van een bouwproject. Maar hoe organiseer je zo’n ongrijpbaar en instabiel begrip in de bouwkeet? Geertje van Engen van ATOsborne bracht elf cruciale voorwaarden in kaart.

Aan verhalen over stroefheid en wantrouwen geen gebrek in de bouw, maar sommige projecten verlopen wel soepel en de menselijke factor blijkt daarvoor van doorslaggevend belang. “Dat klinkt ongrijpbaar en vaag, maar het is te organiseren en te stimuleren. Gewoon door het gesprek aan te gaan, elkaar kennis te laten maken en op te letten bij de samenstelling van de projectteams.”

Vertrouwen is niet iets wat je oplegt of afdwingt. Was het maar zo simpel

Wie selecteert op de bereidheid om samen te werken en let op gelijkwaardige rollen aan zowel opdrachtgevers als opdrachtnemerszijde, krijgt geen garanties voor een project op rolletjes, maar vergroot de kansen. “Vertrouwen is niet iets wat je oplegt of afdwingt. Was het maar zo simpel.”

In het kader van haar afstudeerscriptie voor de TUDelft en KPMG dook technisch bestuurskundige Geertje van Engen in het succes van alliantieprojecten, waar samenwerken en vertrouwen in de basis is geregeld. Aansluitend is ze in dienst getreden bij ATOsborne. Meer dan dertig mensen van opdrachtgevers, opdrachtnemers tot inhuur zetten hun visie op een rij en de uitkomsten zijn veel breder toepasbaar dan alleen op de schaarse alliantiecontracten.

Enthousiasme

Vooral het enthousiasme van het alliantieteam van station Houten spatte ervan af. “Het project is al bijna vijf jaar geleden opgeleverd, maar nog steeds konden de alliantiemanagers gloedvol vertellen over het succes en het prettige samenwerken. Dat heeft misschien ook wel te maken met de beperkte omvang van dat project. Vaak zijn bouwprojecten ingewikkeld en niet in een blik te overzien.”

Mensen binnen teams en de bereidheid te overleggen zijn nog veel belangrijker dan de contractvorm

Ook de bedrijfscultuur drukt een stempel op de visie op samenwerken en vertrouwen. Zo is de sfeer in de twee lopende allianties van ProRail bij de spooraantakkingen bij Amsterdam (OV-Saal) totaal verschillend. Volgens Van Engen heeft dat veel te maken met de verschillende opdrachtnemers. Ook een alliantie is geen garantie voor een sfeer van vertrouwen, hoewel ze niet uit de school mag klappen over de individuele projecten. “Mensen binnen teams en de bereidheid om te overleggen en af te stemmen zijn nog veel belangrijker dan de contractvorm. Bij een project als Ruimte-voor-de-Waal worden bijvoorbeeld ook alliantieprincipes toegepast als het fysiek delen van de bouwkeet en transparante werkprincipes, zonder een echt alliantiecontract en dat werkt ook.”

Toezeggingen die constant worden teruggefloten door leidinggevenden frustreren snel

Cruciaal is hoe partijen omgaan bij het eerste conflict dat optreedt. “Wordt dat geza menlijk en op een prettige wijze opgelost, dan is de basis voor vertrouwen voor de rest van het project veelal gelegd. Het blijkt een ‘killer’ als dat niet lukt.” Gebrek aan mandaat is zo’n andere stoorzender die vertrouwen snel kapot kan maken. “Toezeggingen die constant worden teruggefloten door leidinggevenden frustreren snel. Vooral aan de kant van de opdrachtgever mist soms het mandaat om door te pakken en vlot problemen op te lossen.”

Ze was aangenaam verrast dat in de veelal technische mannenwereld een duidelijke visie leeft over het begrip. “Vertrouwen komt te voet, maar gaat te paard”, kreeg ze bijna zonder uitzondering te horen. De een vindt dat vertrouwen moet worden gewonnen, de ander is bereid meteen vertrouwen te geven. “Een project start-up waarbij je bespreekbaar maakt hoe je omgaat met vertrouwen is volgens mij een goede manier om daar meer lijn in te krijgen.”

Hulpmiddel

Vragenlijstjes kunnen een hulpmiddel zijn om de ‘softe skills’ in kaart te brengen, maar zijn zeker geen tovermiddel. Van Engen is tot de conclusie gekomen dat vertrouwen zich uiteindelijk lastig laat meten: “De prestatiemeetlat van Rijkswaterstaat komt misschien nog het meest in de buurt om samenwerking bespreekbaar te maken en problemen over en weer uit te spreken. Eindeloze vragenlijsten of een wetenschappelijke aanpak schieten hun doel voorbij. Als er altijd gemiddeld een zeventje wordt gescoord, kun je weinig met de uitkomsten. Juist de extremen moeten de basis zijn voor een één-op-ééngesprek, liefst aan de koffietafel en niet meteen formeel.”

10 praktische tips voor projectteams

Zorgvuldige teamselectie – waarbij niet alleen wordt gekeken naar de kwaliteiten van het individu, maar ook naar het team als geheel
Organiseer communicatielijnen tussen ‘counterparts’ – open en frequente communicatie tussen de verschillende organisaties, bijvoorbeeld via de sleutelfiguren
Omgang met het eerste conflict – als het eerste conflict gezamenlijk en op een prettige wijze wordt afgehandeld, kan dit als voorbeeld dienen voor komende conflicten
Organiseer mandaat en commitment – zodat sleutelfiguren ook daadwerkelijk kunnen doen wat zij zeggen, zonder teruggefloten te worden door de moederorganisatie
Besteed aandacht aan een projectstart-up – elkaar persoonlijk en elkaars werkwijze leren kennen in een vroeg stadium
Fysieke samenwerking – waarbij medewerkers van de opdrachtgever en medewerkers van de opdrachtnemer op een zelfde locatie werken om de communicatielijnen kort te houden
Organiseer voldoende feedback en evaluatiemomenten – zorg dat problemen in een vroeg stadium benoemd worden, zodat deze minder snel kunnen escaleren
Vier gezamenlijk de successen – besteed ook aandacht aan wat goed gaat en zoek naar de gezamenlijke trots, zoals het behalen van projectmijlpalen
Realiseer een relatie op bestuursniveau – mochten zaken dan toch escaleren, kunnen de bestuursleden van de publieke en private organisatie een eenduidig antwoord terugkoppelen
Bespreek procesafspraken en werkprincipes vooraf – bijvoorbeeld met betrekking tot communicatie, omgang met problemen, besluitvorming en projectdoelstellingen

Reageer op dit artikel
Lees voordat u gaat reageren de spelregels