artikel

Rust en reflectie

bouwbreed Premium

Rust en reflectie

Negen maanden geleden was ik in gesprek met een tendermanager van een groot installatiebedrijf in de elektrotechniek. We hadden het over een tender die over drie maanden op de markt zou komen en hoe we ons daar het beste op konden voorbereiden. Tijd is normaal geen luxe in een aanbestedingsproces. Waarom zouden we niet nu al beginnen, vroegen we ons af. En dat deden we dus.

Voor de tendermanager van het installatiebedrijf plande ik de eerste bijeenkomst: de strategiesessie. Dat we de uitvraag nog niet hadden, bleek zeer goed voor de sessie! De betrokken sleutelfunctionarissen en specialisten werden niet gehinderd door kaders. Het versterkte ‘out of the box’-denken. Binnen no time hadden we creatieve ideeën om verder uit te werken en een compleet plan om te komen tot de winnende aanbieding.

Het mooiste compliment na afloop van de sessie was, dat het tenderteam verrast was hoeveel informatie je met elkaar bijeen kunt brengen zonder uitvraag.

De dag dat de aanvraag op de spreekwoordelijke deurmat viel, stonden wij startklaar. Veel onderzoekswerk was al uitgevoerd. Informatie was verzameld en de sleutelfunctionarissen hadden ruimte in hun agenda gemaakt. Tijdens het uitwerken van de aanbieding was er geen gestress, geen strijd tegen de klok. We konden zonder tijdsdruk de aanbieding uitwerken. Of het ontbreken van de druk geen verslapping van de aandacht veroorzaakte? De toewijding en harmonie binnen het team zorgden voor enthousiasme, wat de drive om te winnen en het schrijven van een goede aanbieding heeft versterkt.

Er was zelfs tijd om een zomerreces in te plannen. Na een paar weken rust hebben we nog eens kritisch naar onze producten gekeken. We hebben enkele zaken scherper neergezet en zijn nu nog meer tevreden over de kwaliteit van onze aanbieding. De beoordeling zien we met vertrouwen tegemoet. De tendermanager sloot het project af met de woorden: “Team, door rust en reflectie is een topproduct tot stand gekomen”.

De les uit dit tenderproces? Gun jezelf de tijd en bouw bewust een moment van afstand in. Zo worden aanbiedingen nog beter.

Jaap Peelen, businessmanager Tender Support bij Balance – Advies, Projecten, Interim

Reageer op dit artikel