artikel

Aandacht voor de vragenronde

bouwbreed Premium

Aandacht voor de vragenronde

Waar gewerkt wordt, worden fouten gemaakt en aanbestedende diensten zijn daar geen uitzondering op.

Voor ons inschrijvers kunnen fouten/discrepanties of andere onhandigheden in de aanbestedingsdocumenten echter grote consequenties hebben. Gezien de tijdsdruk is het zaak om altijd zo snel mogelijk de fundamenten van een aanbesteding te controleren. Hoe gelijk jullie ook kunnen hebben, achteraf ontstaat er altijd een (juridische) discussie met niet persé de gewenste uitslag. Gebruikmaken van de vragenronde vergroot je kansen en verstevigt je positie in een discussie achteraf. Een jurist tijdig de documenten laten checken is altijd aanbevelingswaardig. Worden gunnings- en selectiecriteria wel goed ingezet? Vallen de gehanteerde termijnen binnen de juridische kaders? Waar liggen de risico’s bij de contracten en inkoopvoorwaarden?

Op praktisch niveau is er echter ook genoeg te controleren. Laatst kwam ik een aanbesteding tegen die digitaal ingeleverd moest worden en waarbij op het platform rustig nog een nieuwe eis opgevoerd werd. Dat is natuurlijk niet correct of wenselijk. Maar als je zo’n detail pas achterhaalt op het moment van indienen, heb je weinig corrigeermogelijkheden. Dit soort dingen had je in de vragenronde moeten aankaarten. Feit is dat een flink aantal details van een inschrijving pas gaat spreken wanneer je de inschrijving echt aan het opstellen bent.

Om dat voor te zijn hier enkele aandachtspunten voor de vragenronde:

>   beoordelingsformule en in te vullen excelbestanden (probeer deze in eerste instantie met wat theoretische getallen uit, zo ontdek je de werking en samenhang beter);

>   contractdetails en inkoopvoorwaarden (welke clausules zijn echt niet werkbaar maar ook het aandragen van constructieve branchespecifieke extra clausules uit jullie eigen voorwaarden); 

>   inhoudelijke verschillen binnen de aanbestedingsdocumenten, bijlagen en de informatie op het platform waar je de aanbesteding moet indienen (termijnen, formules of eisen bijvoorbeeld); 

>  het excessief bevoordelen van de huidige contracthouder of andere marktpartij

Wees grondig zodat er een stevige basis ontstaat voor een kansrijke inschrijving!

Jessica van der Burg

Inschrijfexpert bij Tenderwise 

Reageer op dit artikel