artikel

Procesmanager als duivelskunstenaar

bouwbreed

Procesmanager als duivelskunstenaar

Het is passen en meten bij de voorbereidingen en realisatie van projecten op het terrein van gebiedsontwikkeling. De omstandigheden wijzigen zich in hoog tempo voortdurend en dus zal daarop adequaat gereageerd en nog liever geanticipeerd moeten worden. Juist dan bewijst een procesmanager zijn waarde, vindt Robbert Coops.

De procesmanager zal op basis van het procesontwerp aan de bak moeten. Het procesontwerp zoals dat in de fase van de procesarchitectuur bij gebiedsontwikkeling is vastgesteld geeft – als het goed is – houvast voor het procesmanagement. Het gaat daarbij om:

• De procescondities: welke partijen nemen deel, hoe loopt de communicatie, hoe is de organisatie ingericht, wat zijn partijen bereid bij te dragen aan het proces?

• De activiteiten: bij gebrek aan een duidelijk afgebakend project is vooraf op papier geen duidelijkheid te scheppen over het te behalen eindresultaat. In de procesarchitectuur is wel aan te geven welke processtappen nodig zijn. Welke activiteiten zijn noodzakelijk om tot een gewenst resultaat te komen?

•De fasering: op welk moment moet welk besluit worden genomen? De besluitvorming vindt plaats op basis van ijkpunten.

Een procesmanager heeft de opgave bovengenoemde aspecten aan te laten sluiten op de praktijk. Hij heeft de taak de procescondities voor gebiedsontwikkeling te optimaliseren. De positie van de procesmanager in een gebiedsontwikkelingsproject is een bijzondere. Vooral de externe oriëntatie is van belang om veranderingen in de interne en externe omgeving op te vangen.

De positie van de procesmanager is die van een spin in het web. Hij vormt de cruciale schakel tussen de interne en externe omgeving. Contacten met stakeholders en belanghebbenden, maar niet-direct betrokkenen lopen (indirect) via de procesmanager. Hij is in ieder geval op de hoogte van alle communicatielijnen binnen en buiten het project en kan deze ook sturen. Een procesmanager vormt daarnaast de schakel tussen besluitvorming en inhoudelijke uitwerking. Vaak is de procesmanager als secretaris aanwezig bij de stuurgroep die besluiten neemt en als voorzitter bij de projectgroep die verantwoordelijk is voor de implementatie. Hij signaleert de behoefte aan analyses en discussies in de stuurgroep en vertaalt deze naar projectopdrachten aan de verschillende projectgroepen. In deze positie heeft de procesmanager ook een belangrijke rol bij de vertaling van politieke/bestuurlijke aspiraties naar ambtelijke opdrachten. Tenslotte heeft hij permanent overzicht over de belangen, motieven, bijdragemogelijkheden van de verschillende partijen en niveaus. Dat maakt de procesmanager bij uitstek de partij die mogelijkheden ziet voor in te zetten activiteiten, fasering, aanpassing van procescondities, het vinden van oplossingen en het bereiken van resultaat. Niet voor niets wordt hij daarop uiteindelijk beoordeeld.

Een belangrijk aandachtspunt voor procesmanagers is de eerste stap in de besluitvorming zoals die plaatsvindt in de stuurgroep. Indien de leden van de stuurgroep niet het volledige mandaat hebben zal er altijd besluitvorming moeten plaatsvinden door de bestuurders binnen de afzonderlijke publieke en private partijen. Dat kost tijd en extra overleg. Hiermee moet een procesmanager rekening houden.

De taak van de procesmanager is vanuit de geformuleerde doelstellingen en belangen naar een (nieuwe) gemeenschappelijkheid te zoeken. Daarbij zal hij of zij moeten uitgaan van de voortdurende veranderende belangen, motieven, machtsfactoren in de interne en externe omgeving van zo’n project. Om met veranderende omstandigheden te kunnen omgaan en een project te kunnen begeleiden heeft een procesmanager dan ook vaardigheden en kennis nodig. Op het terrein van de gebiedsontwikkeling in de ruimtelijke ordening is dat bijvoorbeeld kennis op het terrein van ruimtelijke ordening, verkeer en vervoer en milieu, persoonlijke vaardigheden, zoals communicatie, projectmatig werken, flexibiliteit, slagvaardigheid, kritisch realisme en politiek-bestuurlijke feeling, en natuurlijk feitelijke kennis van de regio en de partners van de beoogde gebiedsontwikkeling.

Drs. Robbert Coops, sociaal geograaf en als adviseur werkzaam bij Schinkelshoek Verhoog Communicatie (r.coops@schinkelshoekverhoog.com)

Bron: Pps en gebiedsontwikkeling, Bert Wolting, Arjen Bregman en Meint Pools, Sdu, Den Haag, 2012“ Op welk moment moet welk besluit worden genomen?

Reageer op dit artikel

Gerelateerde tags

Lees voordat u gaat reageren de spelregels