artikel

Bekijk risicoprofiel projecten kritisch

bouwbreed

Bestuurders en politici moeten juist in deze tijden van bezuinigingen ook kritisch kijken naar het risicoprofiel van projecten, vinden Werner Plekkenpol en Peter Kee. Streef naar een goede match tussen het risicoprofiel van het project en de benodigde kwaliteit en omvang van de projectorganisatie.Onze economie verkeert al enige jaren in zwaar weer. Dachten we de financiële en economische crisis net weer een beetje te boven te komen, dient de Eurocrisis zich al weer aan. Wat het effect hiervan ook moge zijn, de aankomende jaren moeten we rekening blijven houden met financiële krapte, nieuwe taakstellingen en bezuinigingen. Ook ruimtelijke investeringen zullen verder onder druk blijven staan. De beperkte financiële middelen maken het voor opdrachtgevers noodzakelijk om nog kritischer naar hun projecten te kijken. Daarvoor worden doorgaans drie paden bewandeld.

Eerste stap

Prioriteren in de programmering is een voor de hand liggende eerste stap. Projecten die zich nog in het stadium van verkenning of planvorming verkeren en waarvan nut en noodzaak wordt betwist, kunnen immers vaak met minimale gevolgen worden versoberd of op de lange baan worden geschoven.

Is een project echter gedeeltelijk of geheel in uitvoering, dan is faseren of op onderdelen versoberen een stuk lastiger. Er liggen bestuurlijke toezeggingen, vergunningen en langjarige overeenkomsten met marktpartijen die dan moeten worden opengebroken. Voor aanpassingen in de uitvoering schrikt menig opdrachtgever dan ook terecht terug, omdat de uitgaven die vermeden worden vaak niet opwegen tegen de kosten of de extra risico’s.

Een veel voorkomende en logische manier om op korte termijn kosten te besparen, is het reduceren van de kosten van de projectorganisatie en –beheersing. Deze kosten – die doorgaans snel 10 à 20 procent van de uitvoeringskosten bedragen – zijn op de korte termijn eenvoudiger te verlagen dan de uitvoeringskosten zelf. De maatregelen die hierbij genomen worden betreffen dan het afkondigen van een aanname- of inhuurstop, het snijden in de vaste formatie en het ontbinden dan wel opnieuw uitonderhandelen van contracten met ingenieurs- en adviesbureaus.

Teniet gedaan

Tot zover niets nieuws. Het ligt voor de hand om met enige regelmaat kritisch te kijken naar de eigen organisatiekosten. Wanneer de focus echter uitsluitend is gericht op het verlagen van de organisatiekosten, dan bestaat de kans dat de kostenreductie op langere termijn teniet wordt gedaan door een toenemend risicoprofiel en tegenvallende uitvoeringskosten. En dat kan nou net niet de bedoeling zijn.

In onze beleving zou gestreefd moeten worden naar een goede match tussen het risicoprofiel van het project en de benodigde kwaliteit en omvang van de projectorganisatie. Om aanpassingen in de projectorganisatie te kunnen aanbrengen, is het belangrijk dat de opdrachtgever goed inzicht heeft in het risicoprofiel van elk project. Met andere woorden: je moet weten hoe je projecten ervoor staan. Bij uiteenlopende complexe ruimtelijke opgaven valt ons op dat het hebben van inzicht in de risico’s en de beheersing nog steeds geen vanzelfsprekendheid is. Daarvoor zijn adequate sturing- en verantwoordingslijnen veelal onvoldoende ingericht. Snijden in de organisatiekosten wordt dan als snel een riskante onderneming.

De afgelopen jaren hebben we uiteenlopende projecten op hun risicoprofiel en op de kwaliteit van de projectorganisatie en -beheersing onderzocht. Met enige regelmaat blijkt dat beschikbare competenties en de omvang van de projectorganisatie niet aansluiten op de complexiteit van de opgave en het bijbehorende risicoprofiel. Elementaire zaken, zoals scopebeheer, financieel-, contract- en risicomanagement blijken onvoldoende geïmplementeerd, waardoor (onbewust) grote risico’s worden gelopen. Het verder snijden in de projectorganisatie kan in die gevallen leiden tot een verdere toename van het risicoprofiel. De gevolgen laten zich raden. Bij optreden van deze risico’s zullen de kosten aanmerkelijk hoger liggen dan de korte termijn besparingen op de organisatie! Deze extra kosten zullen niet alleen bestaan uit extra uitvoeringskosten, maar ook uit extra organisatiekosten. Om het project dan weer op de rails te krijgen zal de projectorganisatie en -beheersing moeten worden versterkt. Hier hangen dan (extra) hoge kosten aan vast.

Adequate beheersing

Ons pleidooi is erop gericht dat ambtelijke en bestuurlijke opdrachtgevers, bestuurders en politici juist in deze tijden van bezuinigingen ook kritisch kijken naar het risicoprofiel van de projecten en borgen dat de projectorganisaties gesteld staan voor adequate beheersing. Wij zijn van mening dat de kosten voor het tijdig op niveau brengen en houden van de projectorganisatie en –beheersing zullen opwegen tegen de risico’s die in de projecten worden gelopen.

 

Werner Plekkenpol en Peter Kee

Auteurs zijn werkzaam als senior consultant bij AT Osborne

Reageer op dit artikel

Gerelateerde tags

Lees voordat u gaat reageren de spelregels