artikel

Ondoorzichtigheid VAT oplosbaar

bouwbreed Premium

VAT-kosten en ‘bijkomende’ kosten zijn een belangrijk onderdeel van de investeringskosten van grote projecten. Er blijkt een hoop onduidelijkheid te zijn over hoe deze kosten zijn opgebouwd. Toch wordt er vaak met vaste percentages van de bouwkosten begroot. Norbert van Doorn en Rutger Siderius menen dat daar een hoop winst te behalen is.

Door Procap is onderzoek gedaan naar de opbouw en beheersing van de indirecte
kosten van de grootste binnenstedelijke projecten (ov-knooppunten,
stationsgebieden etc.). Daarbij gaat het om alle kosten die geen deel uitmaken
van de directe bouwkosten: dus kosten van opdrachtgeverorganisaties,
planontwikkeling, ontwerp, engineering, projectmanagement, communicatie,
RO-procedures en juridische kosten. Conclusie is dat er geen gezamenlijke lijn
is te vinden in de wijze waarop projectorganisaties met deze kosten omgaan. In
de eerste plaats is er geen eenduidigheid in de opbouw van de ramingen. Ondanks
afspraken in de Standaard Systematiek Kostenramingen (SSK) heeft ieder project
zijn eigen definities van VAT-kosten (ook wel EAT) en bijkomende kosten. Een
voorbeeld: er is een vage grens tussen engineeringkosten en kosten van
detailengineering ten behoeve van de uitvoering. Afhankelijk van de contractvorm
schuiven kosten heen en weer tussen VAT en bouwkosten. Een ander voorbeeld: in
sommige projecten behoren de communicatiekosten tot de bouwkosten, in andere tot
de VAT-kosten en in weer andere tot de bijkomende kosten. En soms worden deze
helemaal niet aan het project toegerekend. Opvallend is dat per opdrachtgever
verschillend wordt omgegaan met het doorberekenen van kosten: waar bij het ene
project ieder uur dat door gemeentelijke diensten aan een project wordt besteed
wordt doorgeboekt, drukken bij andere projecten veel van die uren op de algemene
dienst. Sommige kosten zijn arbitrair toe te delen: is bijvoorbeeld al die
communicatie over dat stationsgebied wel noodzakelijk voor het project, of
worden ook andere marketing)doelen gediend? Een lastig onderwerp vormen de
historische kosten: sommige projecten hebben een uitgebreide voorgeschiedenis.
Als de kosten daarvan niet een keer als verlies zijn genomen vormen zij een
jarenlang mee te slepen post, die de VAT-kosten aanzienlijk verhoogt. Is dit
erg?

Transparantie

Als we kijken naar de manier waarop budgetten, rijksbijdragen en subsidies
tot stand komen dan blijken ‘ervaringscijfers’ en gestandaardiseerde percentages
een belangrijke input te geven. Zo rekenen enkele opdrachtgevers met een
standaardpercentage van 16 procent VAT-kosten bovenop de bouwkosten. Nu blijkt
uit het uitgevoerde onderzoek dat er geen eenduidige relatie is tussen
bouwkosten en VAT- en bijkomende kosten. Er zijn kleine bouwingrepen die veel
voorbereidings- en communicatiekosten vragen. En er zijn ook enorme
bouwinvesteringen die ongestoord kunnen worden voorbereid. Die 16 procent is dus
soms ruim voldoende en soms veel te krap. Als je als projectorganisatie zo’n
budget meekrijgt, ga je daar dus creatief mee om. Dit komt de transparantie niet
ten goede. Bezuinigen op VAT-kosten wordt vaak als riskant beschouwd. In de
meeste projectorganisaties wordt echter nauwelijks gestuurd op beheersing
hiervan. En dan blijken de kosten vaak harder op te lopen dan verwacht: ook
omdat veel onduidelijke kosten op VAT worden geboekt. Halverwege de projecten
wordt dan alsnog ingegrepen. Dat is lastig, omdat het ontbreekt aan structuur.
Omdat het om miljardeninvesteringen gaat, en het totaal van VAT- en bijkomende
kosten soms oploopt tot wel 30 procent van de investering, is hier veel te
winnen. OndoorzichtigheidHet probleem van de ondoorzichtigheid van VAT en
bijkomende kosten is oplosbaar: er is behoefte aan een betere
standaardkostenindeling als verfijning van de SSK. Het zou goed zijn als
gezamenlijke opdrachtgevers, ministeries en kennisorganisaties hier aan zouden
werken. Daarnaast is het nodig dat afgestapt wordt van het hanteren van vaste
rekenpercentages. Veel van de kosten kunnen met ervaringen van andere projecten
best worden geraamd. Tenslotte moet de beheersing strakker: niet door meer
procedures, maar door zakelijker met elkaar om te gaan: heldere afspraken tussen
opdrachtgever en opdrachtnemers: ook (of juist) als die opdrachtnemers
collegiale gemeentelijke diensten zijn.

Norbert van Doorn en Rutger Siderius
Respectievelijk directeur en senior consultant bij Procap adviseurs en
projectmanagers
Utrecht www.procap.nl.

Reageer op dit artikel