Allereerst is het belangrijk om stil te staan bij de reden waarom iemand niet betaalt. “Het komt heel vaak voor dat een opdrachtgever niet tevreden is en daarom een betaling achterwege laat. Dat wordt dan als pressiemiddel ingezet, maar dat komt niet uit het niets”, zegt Filarski. “Zeker particulieren hebben een gevoel van machteloosheid. Als zij het idee hebben dat iets in de uitvoering niet klopt, maar van de aannemer te horen krijgen dat ze ernaast zitten, voelen ze zich niet gehoord. Om dan toch iets te kunnen bereiken, besluiten ze het geld achter te houden.” Het vertrouwen van de opdrachtgever in de opdrachtnemer is dan weg. Het komt bijvoorbeeld voor dat aannemers niet komen opdagen terwijl dat wel is toegezegd. “Gebeuren zulke dingen vaker, dan bouwt zich frustratie op bij een klant. Het resultaat is dat een opdrachtgever in het algemeen ontevreden is en die kan dan maar één ding doen: de betaling achterhouden.”
Tip 1: Goede communicatie levert geld op
Filarski’s eerste tip is daarom meteen de belangrijkste: zorg dat je goed communiceert met je opdrachtgever. “Dat kan echt meer dan de helft van de incassoproblemen voorkomen.
Goede communicatie kan meer dan de helft van de incassoproblemen voorkomen”
Over het algemeen is informatieverstrekking erg belangrijk voor de opdrachtgever. Veel opdrachtgevers die niet willen betalen, eisen dat de opdrachtnemer beter gaat communiceren over wat er aan de hand is. Zeker kleinere aannemers doen de communicatie zelf. Die tijd kunnen ze niet in het bouwen steken. Daardoor is de communicatie soms wat kortaf. Daar is veel ruimte voor verbetering. Veel mensen snappen niet dat de bouw vertraging kan oplopen, ook al staat een aantal werkbare werkdagen vermeld in de overeenkomst. Daar begint de frustratie. Het is een optelsom van factoren. Het komt voor dat er niet duidelijk wordt overlegd over kleine laatste klusjes die nog moeten worden gedaan. Als een opdrachtgever moet wachten, is dat natuurlijk vervelend. Die heeft er misschien vrij voor genomen en is dan aan het eind van de dag kwaad. Dan sta je al 3-0 achter.”
Tip 2: Leg afspraken vast
Bij duidelijke informatieverstrekking hoort het bijtijds melden van knelpunten en ook het schriftelijk vastleggen van alle afspraken. “Vooral dat laatste is belangrijk”, zegt Filarski. “Dan ontstaan er geen misverstanden. Er zullen altijd cliënten zijn die niet helemaal tevreden zijn met het resultaat. Maar als je goed communiceert, worden dingen wel sneller geaccepteerd. Anders wordt het onmacht en rancune: meningsverschillen duren langer en gaan etteren. Dan wordt het een principekwestie en willen ze het onderste uit de kan. Met goede communicatie voorkom je dat het escaleert.”
Tip 3: Goede algemene voorwaarden
De derde tip van Filarski heeft ook met communicatie te maken: “Zorg voor goede algemene voorwaarden. Laat controleren of ze juridisch juist en volledig zijn. Leg daarin vooraf vast wat je doet als de klant niet tevreden is. Neem ook een geschillenregeling op in de algemene voorwaarden.” Dit lijkt allemaal niet eenvoudig, maar een rechtsbijstandverzekering biedt soms recht op ondersteuning bij het opstellen van algemene voorwaarden. Zo kan een ondernemer die verzekerd is bij De Goudse kosteloos contact opnemen met SRK voor advies hierover.
Van belang is ook dat je de algemene voorwaarden al direct bij het aangaan van de opdracht deelt”
Vooraf samen vastleggen wat je doet als de klant niet tevreden is, geeft een opdrachtgever duidelijkheid. “Realiseer je dat een opdrachtgever niet altijd gelijk heeft. Benader bij onenigheid samen een onafhankelijke partij die het werk beoordeelt. Vaak blijkt dan maar een deel van de klachten gegrond. Daarna ben je dan beter in staat om samen afspraken te maken over hoe je de kosten deelt.”
Tip 4: Overdracht algemene voorwaarden
Waar het nogal eens misgaat, is bij de zogeheten terhandstelling van de algemene voorwaarden, geeft Filarski aan. “Essentieel is dat je de opdrachtgever laat tekenen voor ontvangst ervan. Als de opdrachtnemer niet kan bewijzen dat de algemene voorwaarden ter hand zijn gesteld, kan hij er ook geen beroep op doen.” Van belang is ook dat je de algemene voorwaarden al direct bij het aangaan van de opdracht deelt. Dat is extra belangrijk wanneer beide partijen werken met algemene voorwaarden.
Tip 5: Reclamerecht en retentierecht
En als het toch misgaat? De wet geeft twee mogelijkheden om de kansen te vergroten dat een niet-betalende klant toch over de brug komt: het reclamerecht en het retentierecht. “Met het reclamerecht moet je heel voorzichtig omgaan, maar het geeft wel meer mogelijkheden om je geld te krijgen, bijvoorbeeld bij faillissementen”, zegt Filarski. “Heb je bijvoorbeeld een ramenpartij geplaatst en is er niet betaald, dan heb je het recht om die ramenpartij weer mee te nemen. Het eigendom ervan is dan nog niet overgegaan op de opdrachtgever omdat er niet is betaald.” Het retentierecht houdt in dat je een goed niet hoeft af te geven zolang de openstaande facturen niet zijn voldaan. Het is in dit soort gevallen altijd verstandig om juridisch advies in te winnen.
Tip 6: Regel goede rechtsbijstand
Wil een klant niet betalen, dan kan een goede rechtsbijstandverzekering je veel werk uit handen nemen. De verzekeraar kan je juridisch advies geven als er een conflict ontstaat en proberen te bemiddelen tussen jou en de opdrachtgever. Het is ook mogelijk om een rechtsbijstandverzekering met incassobijstand af te sluiten. Een adviseur kan je er meer over vertellen.
Dit artikel is gesponsord door De Goudse.
