Op bedrijventerrein Julianaweg in het noorden van Volendam is het kantoor van VAB Afbouwgroep gevestigd. Het bedrijf is de laatste jaren gegroeid en om die groei te kunnen accommoderen is het pand het afgelopen jaar flink onder handen genomen. De verbouwing is nu net achter de rug; alleen het meubilair moet nog worden vervangen en de dozen nog uitgepakt. Ook bij de interne bedrijfsprocessen heeft bij VAB Afbouwgroep de afgelopen maanden een flinke verbouwing plaatsgevonden. En net als bij de ‘echte’ verbouwing, is ook hier het “stof aan het neerdalen”, zeggen procesmanagers Johan Beemsterboer en Cindy Kes.
Een belangrijke aanleiding om de processen kritisch tegen het licht te houden was de fusie vier jaar geleden van de drie Volendamse bedrijven VAB Afbouw, Gouweoord Afbouw en Bond en Smit Schilders. Nu werken er op vaste basis ongeveer negentig vaste werknemers en dagelijks zo’n tweehonderd zzp’ers voor het bedrijf bij projecten – zoals het bekende gebouw Pontsteiger – in heel het land en ook geregeld over de grens.
Voor het gemak werd in eerste instantie gekozen om door te gaan met het bestaande facturatiesysteem. De dagelijkse besognes binnen het bedrijf én de sterk aantrekkende markt zorgden er simpelweg voor dat er “geen tijd overbleef om de processen te optimaliseren”, zegt Kes. En Beemsterboer vult aan: “Niemand was echt happy met het systeem. Het deed wat het moest doen, maar het was zo basic, het zou bij wijze van spreken nog kunnen draaien op een Windows 95-systeem. En het gaf ons nauwelijks inzicht in onze financiële prestaties.”
Geen dure consultants
Na een korte zoektocht kwamen Kes en Beemsterboer uit bij automatisering van AFAS. “Wat me aansprak is dat AFAS je ‘opleidt’ om zelf aanpassingen te doen in het systeem. Bij andere aanbieders blijf je vaak afhankelijk van dure consultants. En verder levert AFAS een kant-en-klaar systeem, dat toch flexibel genoeg is om maatwerkoplossingen te leveren”, zegt Kes. Wat verder ook beviel was dat VAB door de nieuwe software niet direct gedwongen werd om de eigen processen op de schop te gooien. Daar verandert zeker wel behoorlijk wat aan, maar “het kan geleidelijk”, zegt Beemsterboer.
In de oude situatie werden facturen uitgeprint, werden voorzien van een stempel voor akkoord en vervolgens ingeboekt. “En dat met tienduizend facturen per jaar. Dat hoeft dus niet meer. Facturen worden nu gemaild en direct ingelezen in AFAS”, zegt Kes. Het werk is verschoven van de achterkant naar de voorkant, zegt Beemsterboer. “Je kan nu niet meer bellen met de leverancier van ‘doe mij nog tien extra zakken stuc’. Dat loopt vanaf nu via het systeem. En dat kost misschien een minuutje extra, maar het levert je aan de achterkant tien minuten op, omdat je niet meer hoeft te checken hoe het zit met de factuur voor die ‘telefonische bestelling’.”
Het systeem kan misschien in eerste instantie voelen als een wat strak keurslijf, beamen Kes en Beemsterboer. Want een onderaannemer die een verlopen paspoort heeft, kan straks simpelweg niet meer worden betaald. Dat laat het systeem niet toe. In het verleden kon daar nog wel eens een mouw aan worden gepast. Het systeem is wat dat betreft streng, maar rechtvaardig. “En eigenlijk is dat heel goed, want wij krijgen namelijk door onze opdrachtgever ook niet betaald voor onderaannemers van wie de administratie niet op orde is.”
Realtime inzicht
De grootste belofte van de procesautomatisering zit ‘m nog wel in het inzicht dat het ERP-systeem kan opleveren. “Waarom levert de ene onderaannemer meer omzet op dan de ander? Leveren we structureel meer werk dan in de offerte stond? In plaats van achteraf kijken wat de opbrengsten en kosten waren, brengt dit systeem ons in staat om in de nabije toekomst te kijken hoe het kosten- en opbrengstenpatroon er uit gaat zien”, zegt Beemsterboer. “Hierdoor maken we de efficiëntieslag die tegenwoordig cruciaal is in de bouwwereld.”
Beemsterboer en Kes weten heel goed dat alle veranderingen niet onmiddellijk bij iedereen goed tussen de oren zitten. Kes: “Daarom hebben we de afgelopen maanden iedere week tijdens de koffiepauzes presentaties gehouden over hoe het systeem werkt. Je merkt dat het dan wel begint te leven.”
