Kosten kort verzuim
Met kort verzuim wordt bedoeld alle verzuim korter dan 7 dagen. Hierin valt het alom bekende verzuim van een ‘dagje ziek’ van een werknemer. Juist omdat dit dagje niet zo opvalt, zijn Nederlandse werkgevers geneigd om de gevolgen ervan te onderschatten.
Maar wat zijn de kosten en andere gevolgen van een dagje ziek van een werknemer?
HR-dienstverlener 365 heeft een analyse uitgevoerd onder ruim één miljoen werknemers. Van het totale verzuim is 72% kortdurend. Werkgevers in Nederland zijn gemiddeld 15% van de totale verzuimkosten kwijt aan kort verzuim. Bij kosten moet men denken aan doorlopende loonkosten, kosten van vervangend personeel, gemiste productiviteit, maar ook aan kosten van controle, administratieve kosten verbonden aan de ziekmelding, tijd die het management kwijt is aan het zoeken van een oplossing, en dergelijke. Dit kost bij elkaar ongeveer € 250 per verzuimdag.
Verstoring, kans op langdurig verzuim
Het zijn niet alleen de kosten die kort verzuim tot een uitdaging maken. Kort verzuim verstoort de planning, ontregelt de personele bezetting, is slecht voor de sfeer en is “besmettelijk”.
Eén keer kort verzuimen kan dan nog normaal genoemd worden, meerdere keren niet. Kort verzuim vindt vaak frequent plaats. En juist daar zit het probleem van kort verzuim. Koopmans (2009) heeft onderzoek gedaan onder meer dan vijftigduizend werknemers van een groot post- en telecommunicatiebedrijf. Daaruit blijkt dat werknemers die frequent verzuimen dat vaak meerdere jaren achtereen doen. Ook blijkt dat hun frequent verzuim vaak een voorbode is van langdurig verzuim, uitlopend op arbeidsongeschiktheid. Van de mensen die vier keer of meer per jaar kort verzuimen, is de helft ergens in de komende vier jaar langer dan zes weken uitgeschakeld.
Alle reden dus voor werkgevers om het dagje ziek zijn van de werknemer serieus te nemen. Het aanpakken van het kort verzuim is een essentiële schakel in het verzuimbeleid. Bespreekbaar maken van dit verzuim én vergroten van de bevlogenheid van werknemers is cruciaal om kort frequent verzuim te verlagen en te voorkomen.
Aanspreken werknemer
Als oorzaak van kort verzuim wordt meestal “griep” genoemd. Maar kort verzuim is een signaal, óf dat het niet goed gaat met de werknemer, óf dat er een motivatieprobleem speelt. Het is dan van belang dat werkgevers of leidinggevenden met die werknemer in gesprek gaan. Eerst gaat het erom, te kijken of het met het werk te maken heeft, dan wel de betrokkenheid van de werknemer, of dat het accent juist meer medisch ligt.
Zowel bij oorzaken in het werk, zoals ervaren werkdruk en slecht georganiseerd werk, als bij medische oorzaken bij de werknemer, heeft kort verzuim vaak te maken met het feit, dat mensen het werk deze mensen meer energie kost dan dat het oplevert. De praktijk leert, dat gesprekken tussen werkgevers en werknemers vaak ontaarden in een discussie of verzuim wel of niet terecht was. Terwijl een dergelijk gesprek eigenlijk zou moeten gaan over wat in het werk verbeterd kan worden of hoe werknemers meer betrokken kunnen raken.
Alleen maar aanspreken heeft als bijwerking, dat werknemers weinig betrokken doorgaan, hun productiviteit laag blijft en in een aantal gevallen ziek doorwerken. Naast sturen op verzuimgedrag is het belangrijk om aandacht te besteden aan de bevlogenheid van de werknemer.
Bevlogenheid
Onderzoek naar het Job Demands Resources model, het zogenaamde JDR-model, suggereert het bestaan van twee relatief gescheiden processen bij werknemers. Allereerst is er een uitputtingsproces, waarbij hoge taakeisen, zogenaamde job demands (stressoren), de mentale energie van werknemers uitputten en leiden tot burnout en ongezondheid. Voorbeelden van zulke taakeisen zijn: een hoge werkdruk, conflicten, emotionele belasting en mentale belasting.
Ten tweede is er een motivatieproces, waarbij de aanwezigheid van energiebronnen werknemers energie geven en leidt tot bevlogenheid en een positieve werkhouding. Voorbeelden van energiebronnen zijn: autonomie, ontwikkelingsmogelijkheden, feedback, inspraak, steun van de leidinggevende en steun van collega’s.
Beide processen werken op elkaar in. Zo kan de bevlogenheid worden bedreigd door het uitputtingsproces. Omgekeerd kan bevlogenheid een buffer vormen tegen de stressgevolgen van hoge taakeisen. Aldus van Rhenen (2008).
Uit onderzoek van Schaufeli e.a. (2009) blijkt, dat het uitputtingsproces leidt tot “onvrijwillig” verzuim in de vorm van langdurig verzuim. Het motivatieproces leidt tot minder “vrijwillig” verzuim in de vorm van kort verzuim.
Het is belangrijk dat de werkgever samen met de werknemer kijkt, waar hij energie van krijgt en wat er moet gebeuren om hem bevlogen te houden.
Verhoging productiviteit als bij-effect
Het versterken van energiebronnen vermindert het kort verzuim. Maar het verhoogt ook nog eens de productiviteit. Er is een positieve relatie tussen bevlogenheid en prestaties van bedrijven, zie van Rhenen (2008). Onderzoek van Gallup in de Verenigde Staten onder ca. 200.000 werknemers van 8.000 businessunits van 36 verschillende bedrijven uit verschillende sectoren wijst dat uit. De top businessunits - als het gaat om bevlogenheid - scoren 1% tot 4% hoger op winstgevendheid ofwel “profitability”. Hun jaarlijkse omzet was gemiddeld bijna 1 miljoen dollar hoger. Het verzuim daalt met 27% en de productiviteit stijgt met 18% als werknemers bevlogen zijn. Het loont dus om te werken aan de bevlogenheid.
Consequenties
Van Rhenen en Schaufeli (2010) geven een aantal voorbeelden van de consequenties van een positieve aanpak, via vergroten van bevlogenheid. Een vermoeide en daardoor gestresste werknemer heeft misschien niet alleen een cursus stressmanagement nodig. Er zal gekeken moeten worden, of er een verband is met een gebrek aan energiebronnen. Een licht depressieve werknemer is misschien niet met pillen geholpen. De vraag dient zich aan of het werk de laatste tijd überhaupt nog energie geeft of dat het alleen maar energie kost. Misschien moet ook wel anders aangekeken worden tegen werkdruk. Veel werk is eigenlijk nooit het probleem, vooral in deze tijd van recessie, maar wel het wegvallen van sociale steun van collegae of leidinggevende. Werkgevers doen er beter aan, om dit (weer) verder op te bouwen dan de werkdruk te reduceren door minder werk aan te bieden.
Ziek?
In een aantal gevallen is de werknemer psychisch ziek, of claimt herhaaldelijk medische oorzaken die niet gevonden kunnen worden. Ook dan begint het met een gesprek met de leidinggevende, maar als er dan geen afspraken gemaakt kunnen worden over oplossingen in combinatie met een werkhervatting, is het slim om de arbodienst versneld in te schakelen.
Aanpak kort verzuim: tips
Gebaseerd op Hoedeman (2011) geven wij negen concrete tips voor de werkgever hoe kort verzuim aan te pakken:
• Bespreek het kort verzuim met een overzicht van de verzuimmeldingen erbij
• Bespreek dat aanwezigheid en meedoen essentieel is voor het bedrijf
• Ga niet in discussie over diagnoses en klachten, toon begrip voor ernstige klachten en problemen, breng dan het gesprek op oplossingen en maak afspraken voor het vervolg
• Biedt ruimte voor aangepast doorwerken bij klachten en zoek bij privé problemen oplossingen buiten de ziektewet
• Evalueer het kort verzuim na een afgesproken periode; valkuil is om dit na elke ziekmelding te doen, echter dit leidt vaak tot een weinig zinvolle discussie over details van de laatste ziekmelding
• Verzuimcultuur en werkproblemen (werkdruk, slecht georganiseerd werk) zijn bekende oorzaken van kort verzuim, check of deze oorzaken spelen en pak ze aan
• Bespreek kort verzuim ook op werkoverleg (oorzaken, aanpak). Spreek uw waardering uit als het kort verzuim daalt
• Betrek de arbodienst versneld als medische oorzaken worden geclaimd en u daar geen zicht op hebt
• Last but not least: stuur op bevlogenheid door te focussen op individuele energiebronnen
Conclusie
Kort verzuim aanpakken is belangrijk en een essentiële schakel in het verzuimbeleid. Argumenten daarvoor zijn de kosten, maar ook de verstoring van de planning en de kans op langdurig verzuim, uitlopend op arbeidsongeschiktheid. De werkgever, die kort verzuim wil aanpakken, is er niet met aanspreken op het verzuimgedrag. Hij zal ook iets moeten doen aan de bevlogenheid. Daarmee verhoogt hij ook nog eens de productiviteit.
Referenties:
• Hoedeman, R. (2011). Nederlandse werkgevers onderschatten dagje ziek van werknemer. Persbericht.
• Koopmans, P. (2009). Recurrence of sickness absence. ArboNed/Share
• Rhenen, W. van (2008). From stress tot engagement. ArboNed/Coronel Instituut.
• Rhenen, W. van; W. Schaufeli (2010). Positieve bedrijfsgezondheidszorg. Een nieuw domein voor de moderne bedrijfsarts? TBV, 18, 9, 413-417
• Schaufeli W.B., A.B. Bakker, W. van Rhenen (2009). How changes in job demands and resources predict burnout, work engagement, and sickness absenteeism. J. Of Organiz. Beh., 30, 893-917
Rob Pijpers is als consultant werkzaam bij 365/KeurCompany.
