blog

De worsteling met kwaliteitsborging en systems engineering op geïntegreerde contracten

bouwbreed Premium 1342

De worsteling met kwaliteitsborging en systems engineering op geïntegreerde contracten

Een paar weken terug liepen wij op een grote Infrabeurs. Uit de leuke gesprekken, die wij daar met diverse aannemers (de opdrachtnemers) hadden, maakten we op dat zij kwaliteitsborging en systems engineering (SE) op geïntegreerde contracten bij kleine en middelgrote projecten als erg ingewikkeld en complex ervaren.

Aangezien de combinatie van ontwerpen en uitvoeren met SE de afgelopen 15 jaar is toegenomen en vandaag de dag zelfs een groot deel van de opdrachten uitmaakt, waren wij erg verrast. Waarom wordt dit zo ervaren?

Focus van de aannemer

Eén van de oorzaken lijkt te zijn, dat op kleine en middelgrote projecten de focus van de opdrachtnemers nog te veel op het werk buiten ligt. Voor opdrachtnemer heeft de focus immers altijd op het maken gelegen. Procesbeheersing was lange tijd niet ‘sexy’ en werd gezien als papieren ballast. Dit heeft zijn weerslag gehad op de aanwezige competenties van de opdrachtnemer in de organisatie. Procesmatig sterke collega’s zijn nog steeds in de minderheid. De juiste praktische tools ontbreken en de technische georiënteerde collega’s missen aansluiting bij het hoe en waarom.

Omvangrijke eisensets

Daarnaast zien wij een zorgwekkende ontwikkeling in de omvang van de eisensets. Deze nemen namelijk constant toe, vooral als het gaat om de proceseisen, oftewel het ‘hoe’. Opdrachtnemers moeten veel aantonen, terwijl het doel van proceseisen niet altijd duidelijk is en er wel wordt ingegrepen op gestandaardiseerde werkprocessen van de opdrachtnemers. Het doel ‘aantoonbaar voldoen’ raakt uit het oog verloren en de invulling leidt vaak tot meer en meer papierwerk waarvan de vraag is wie dit allemaal leest en wat dit toevoegt aan de kwaliteit buiten.

Tips & tricks

De uitdaging ligt bij opdrachtgevers daarom in het zo vroeg mogelijk gevoel krijgen bij wat al standaard is ondervangen middels hun certificering-eis aan de opdrachtnemers. Wat daarin niet ondervangen is, kan aanvullend als eis of te beheersen risico meegegeven worden zodat de projectdoelstellingen behaald worden. Vanuit onze ervaring op het vlak van procesbeheersing hebben wij de volgende tips aan opdrachtnemers om systems engineering behapbaar en minder complex te maken zonder dat de kwaliteitsborging eronder leidt.

  • Onderzoek al in de aanbestedingsfase waarom de opdrachtgever bepaalde eisen stelt en doe verbetervoorstellen vanuit je eigen expertise. Geef bijvoorbeeld aan wat er nodig is om te sturen op een betrouwbare planning in plaats van te voldoen aan eisen die aangeven hoe de opdrachtnemer moet plannen of hoe deze moeten zijn opgebouwd. Wat heeft de opdrachtgever immers aan een planning, die conform de proceseisen is opgemaakt, maar niet betrouwbaar blijkt en continu wijzigt?
  • Zorg er daarnaast voor dat de eisenmanagementtools beschikbaar én makkelijk toegankelijk zijn. Inrichten moet een standaardprocedure zijn in plaats van de uitzondering.
  • Maak één teamlid verantwoordelijk voor het beheren en beheersen van de eisensets, zorg dat hij of zij weet waarover hij het heeft en laat hem / haar toezien op het verifiëren en valideren van deze eisenset. Zo blijft er aandacht voor de verificatie en validatie van de eisen – een continue proces – en is de zorgvuldigheid en eenduidigheid geborgd.
  • Begin al tijdens de aanbestedingsfase met de verificatie van alle eisen en maak dit expliciet. Vergeet hierbij zeker niet je eigen EMVI-beloftes op te nemen als verifieerbare eis. Zo garandeer je dat de benodigde procesondersteuning tijdens de realisatie in beeld én begroot is.
  • Ga al tijdens de aanbestedingsfase het gesprek aan met je klant en blijf niet hangen in; ‘Ik denk dat jij dit wilt’. Neem verantwoordelijkheid voor je eigen kwaliteit en zorg dat je helder krijgt waarom het gevraagde gevraagd wordt. Stel dit waar nodig ter discussie met concrete verbetervoorstellen.
  • Begin direct na gunning met de validatie van de eisenset, waarbij je ook de eindgebruiker of beheerders betrekt. Validatie ziet immers niet enkel toe op het interne proces, maar betekent ook toetsen aan verwachtingen die niet altijd expliciet gemaakt zijn in het contract. Alleen zo voorkom je dat een project ondanks een geverifieerde eisenset niet overgedragen kan worden.
  • Zorg tot slot voor voldoende capaciteit in de opstartfase van het project, zodat je de kwaliteit kunt leveren die gevraagd of beloofd is. Leg tijdig capaciteit vast om dit op te pakken, zodat je voorkomt dat achterstanden resulteren in verstoorde verhoudingen met je opdrachtgever.

Het blijft voor opdrachtgevers en opdrachtnemers een uitdaging om oog te hebben voor bovenstaande punten en om op die manier de kwaliteitsborging en systems engineering te borgen op projecten. Door samen te blijven focussen op ‘waarom we dit doen’, voorkomen we dat het onnodig complex wordt en zorgen we samen voor een beheerst proces.


 Roy ter Welle en Hessel Rood, projectconsultants bij Balance – Advies, Projecten, Interim www.balance.nl

 

 

Reageer op dit artikel