blog

Werken op productbasis: efficiënt en innovatief

infra Premium 851

Werken op productbasis: efficiënt en innovatief

In de markt is de afgelopen jaren een trend ingezet waarbij opdrachtgevers uitbesteden op basis van producten in plaats van op basis van inhuur. Zowel Balance als TASK heeft de afgelopen periode verschillende (grote) productcontracten gegund gekregen. Daarnaast werken zij als combinatie samen binnen het grootste productcontract op het gebied van verkeers- en omgevingsmanagent bij Rijkswaterstaat, namelijk SAA (Schiphol – Amsterdam – Almere). Het werken op productbasis is een uitdaging voor opdrachtgever en opdrachtnemer.

Het werken met contracten op basis van productdienstverlening is wezenlijk anders dan het werken met contracten op basis van inhuur. Bij inhuur worden werkzaamheden verricht door ingehuurde professionals (inspanningsverplichting) waarbij de opdrachtgever verantwoordelijk is voor inzet van de betreffende professionals en de daaraan gerelateerde resultaten. Hierbij worden maandelijks de ingezette uren x het overeengekomen uurtarief verantwoord en gefactureerd. Bij productdienstverlening worden producten uitgevraagd en verrekend. De opdracht- nemer is in deze verantwoordelijk voor het vervaardigen en leveren van de uitgevraagde producten conform het daaraan gerelateerde vastgestelde kwaliteitsniveau (resultaatverplichting). Hierbij bepaalt de opdrachtnemer zelf welke capaciteit wordt ingezet om de betreffende producten te vervaardigen.

Voordeel van het werken met productdienstverlening is dat het efficiëntie en innovatie stimuleert. Producten moeten worden gepland. Ingezette adviseurs worden gestimuleerd om mee te denken in het vervaardigen van de uitgevraagde producten en de daaraan gerelateerde tijdsbesteding. Hierdoor ontstaat prioritering en worden hoofd- van bijzaken onderscheiden. Daarnaast worden producten gevalideerd en geverifieerd (V&V) voor de verantwoording richting opdrachtgever. Adviseurs beoordelen hierdoor elkaars werk op een gestructureerde wijze waarbij raakvlakken inzichtelijk worden en het leervermogen wordt vergroot. Ook zorgt dit voor uniformiteit binnen de organisatie van zowel opdrachtnemer als opdrachtgever. Uitdaging hierbij is om de tijdsbesteding gerelateerd aan het V&V-proces scherp te houden, om zodoende de administratieve last tot een minimum te beperken.

Twee vormen

Bij contracten op basis van productdienstverlening zijn twee vormen te onderscheiden: “resultaatverplichting op basis van productie” en “resultaatverplichting op basis van doelstellingen”. Bij productieverplichting spreken opdrachtgever en opdrachtnemer aantallen te leveren producten af voor een bepaalde periode. Denk hierbij bijvoorbeeld aan het voeren van een x-aantal risicosessies binnen de contractperiode.

Betaling van werkzaamheden vindt hierbij plaats per geleverd product. Bij een doelstellingenverplichting voeren adviseurs diverse werkzaamheden binnen een bepaalde scope uit. Producten worden gekoppeld aan wat in een periode benodigd is voor het behalen van de doelstelling(en). Het aantal producten wordt niet specifiek voorgeschreven c.q. uitgevraagd. Bij het voorbeeld van risicosessies gaat het bij doelstellingsverplichting niet om het aantal sessies. Het gaat juist om het nut van het product in relatie tot het behalen van een doelstelling (bijvoorbeeld een beheerst project). Betaling van werkzaamheden vindt hierbij plaats op basis van een afgesproken bedrag (lineair) per maand waarvoor opdrachtnemer moet aantonen bijgedragen te hebben aan het bereiken van de afgesproken doelstellingen.

Beide contractvormen binnen productdienstverlening zijn verschillend. Op basis van onze ervaringen, met name bij grote projecten, met beide contractvormen (productie en doelstellingen) gaat onze voorkeur uit naar doelstellingcontracten. Allereerst vormen doelstellingenverplichtingen een goede tussenvorm tussen inhuur en een resultaatgericht productcontract. De transitie van detachering naar productgericht werken vormt voor zowel opdrachtgever als opdrachtnemer een uitdaging. Een contract gebaseerd op doelstellingen combineert de voordelen van detachering en productgerichte contracten. Aan de ene kant wordt verantwoord op basis van producten, aan de andere kant wordt alleen een aantal producten (highlights) gepland en verantwoord terwijl de overige werkzaamheden binnen de scope van het contract doorgang vinden.

Flexibiliteit

Het tweede voordeel van een contract gebaseerd op doelstellingen zit in de flexibiliteit. Afhankelijk van wat nodig is voor het behalen van een contractdoelstelling (bijvoorbeeld een tevreden omgeving) kan het zijn dat een of meerdere stakeholdergesprekken benodigd waren of dat naast stakeholdergesprekken ook interne afstemming nodig was. Alleen producten die met grote zekerheid geleverd gaan worden, worden gepland. De kwantiteit van een product maakt hierin niet uit.

Teruggaand naar de stakeholdergesprekken wordt het product opgeleverd ongeacht of er 1 of 5 gesprekken plaats hebben gevonden in de betreffende periode. Contracten op basis van doelstellingen bieden hierdoor de flexibiliteit om in te spelen op ontwikkelingen en de dynamiek van projecten. Het belang van het behalen van “doelstellingen” en niet van “aantallen” staat centraal. Bij contracten op basis van productieverplichtingen ligt dit anders en worden alle werkzaamheden juist van tevoren in exacte aantallen gepland. Denk hierbij aan 2x een systeemtoets en 3x beheerovereenkomsten. Specifiek de aantallen producten en niet de projectdoelstellingen staan hier centraal. In de praktijk blijkt het aantal producten echter lastig te plannen. Al snel na de start van een contract blijken, omwille van voortschrijdend inzicht, producten niet meer nodig of is er vraag naar extra/andere producten dan wat vooraf gepland was.

Cruciaal

Het voordeel van flexibiliteit bij doelstellingenverplichting ten opzichte van een productieverplichting wordt ook onderkend door Hans Ruijter (Programmadirecteur SAA). Hans geeft aan dat contracten op basis van doelstellingen in het voordeel zijn ten aanzien van flexibiliteit. Dit is cruciaal, zeker bij dynamische (grote) projecten zoals bij SAA het geval is. “Je hebt natuurlijk te maken met een groot omvangrijk project, een dynamisch project. Door externe omstandigheden kan er van alles gebeuren waardoor het toch net even iets anders loopt dan vooraf gedacht. Daar moet je op kunnen anticiperen en daar leent dit contract (op basis van doelstellingen) zich veel beter voor”. (Hans de Ruijter, Programmadirecteur SAA).

Daarnaast wordt tijdens het interview door Hans aangegeven dat een contract op basis van doelstellingen minder administratieve lasten met zich meebrengt. Dit brengt ons bij het derde voordeel van een contract op basis van doelstellingen: het proces van verantwoorden.

Bij doelstellingenverplichtingen hoeft  men over het algemeen minder producten te verantwoorden. Inherent hieraan is dat V&V minder tijd inneemt dan bij productieverplichtingen. Daarnaast geeft  het plannen van highlights een grotere zekerheid dat je levert wat je plant. Doordat men bij een contract op basis van productie moet verantwoorden waarom producten niet of te veel geleverd zijn, is een direct gevolg dat contract-gerelateerde zaken zich inmengen in de dagelijkse werkzaamheden. Dit brengt een toename van administratieve lasten met zich mee. Hierdoor neemt het werkplezier af, omdat het afleidt van het inhoudelijke werk van de adviseurs.

Conclusie

Sinds wij met productcontracten werken is de gewenste potentie van productcontracten steeds beter zichtbaar geworden. Productcontracten werken efficiëntie, innovatie en leervermogen in de hand. Hierbij hebben contracten op basis van doelstellingen onze voorkeur. Dit combineert namelijk de voordelen van een inhuurcontract in combinatie met een contract op basis van producten. Daarnaast biedt het werken met doelstellingen een grotere flexibiliteit en een lagere administratieve last.


Marco Ubeda (Balance),  Josselien Leenhouts (TASK) en  Wiebe Gielen (TASK)

Reageer op dit artikel