Projectleider Erwin Claessens van DigiOffice legt uit hoe dat komt: “We hebben onze roots in de bouwketen, we zijn 30 jaar geleden begonnen als softwareleverancier voor bouwbedrijven en technische groothandels. Een aantal van onze collega’s werkte ooit voor een bouwbedrijf. En nog steeds komt een groot deel van onze klanten uit de bouwbranche. Dus we kunnen wel zeggen dat we affiniteit hebben met de bouw & infra en weten wat er speelt.”
Petra Langedijk, Business Consultant bij DigiOffice, zegt hierover: “De documentenstroom wordt steeds groter, bouwers zien soms door de bomen het bos niet meer. Documenten worden veel als bijlage gemaild die iedereen weer apart opslaat. Dat is niet meer werkbaar. Het gaat er om dat je snel de juiste versie van een document vindt. Het is bij klanten vaak een wirwar van opslaglocaties die ze naast en door elkaar gebruiken. Vaak gaat het van: ik heb een tekening langs zien komen, maar was dat met WeTransfer, in de DropBox, SharePoint? En als het na lang zoeken gevonden is, weet je nog niet of het de juiste versie is.”
“Wij merken dat de bouwbranche klaar is voor een digitale transitie.”
Efficiënt documentbeheer
In de bouwsector is iedereen wel zo’n beetje doordrongen van het feit dat de ‘oude manier’ van documentbeheer niet meer van deze tijd is. Erwin Claessens vertelt: “Wij merken dat de bouwbranche klaar is voor een digitale transitie. Ook binnen de bouw zijn documentprocessen goed te digitaliseren. Met een document management systeem kan de bouwer alle ontvangen en zelf geproduceerde documenten heel gemakkelijk beheren. Eigenlijk beheer je er de hele life cycle van een document mee: van documentbehoefte tot goedkeuring, van archivering tot vernietiging.”
Petra Langedijk vult aan: “DigiOffice is een complete suite van applicaties waarin DMS, huisstijl, CRM en bouw gerelateerde functionaliteiten zorgen voor efficiënte digitale processen van alle document- en informatiestromen van een organisatie. Alle documenten die bij een project horen, zet DigiOffice uniek, eenmalig en goed beveiligd weg en zijn goed en gemakkelijk terug te vinden. Met behulp van projectfasering en notificaties kun je het project monitoren en sturen. In plaats van documenten rond te mailen voor goedkeuring werk je in DigiOffice met een digitale werkstroom. Een ander voorbeeld is het opleverdossier, vaak een hoofdpijndossier in het project. In DigiOffice koppel je gedurende het hele project documenten aan het dossier zónder ze dubbel op te slaan.”
Aansluiting op bestaande processen
Erwin Claessens: “Met alleen de aanschaf van een DMS ben je er nog niet. Het gaat erom dat de mensen in het bedrijf ermee gaan werken en dat ze dat op de juiste manier doen. Daarvoor is het nodig dat je zorgt dat het DMS aansluit op de bestaande processen en die waar mogelijk en wenselijk optimaliseert. Het leggen van koppelingen met andere applicaties van de klant zoals bijvoorbeeld Relatics, solidbricks, homeDNA en 4PS zorgt ervoor dat je informatie op één plek vastlegt en op meerdere plekken beschikbaar is.”
Petra Langedijk vult aan: "Bedrijven zien de noodzaak van een DMS vaak wel in, maar ze zien er ook tegenop. Als we bij een (nieuwe) klant komen, brengen we daarom eerst samen de ambitie en doelstellingen in kaart. Vervolgens gaan we in workshops de vereisten fine tunen en configureren we deze in DigiOffice. In korte cycli doorlopen we dit proces gezamenlijk zodat we de specifieke klantwens met DigiOffice optimaal ondersteunen. We hebben ondertussen alle vragen en situaties al een keer aan de hand gehad. Die ervaring maakt dat we precies weten wat de klant nodig heeft.”
Project met meer dan 30.000 documenten
Een mooi voorbeeld van een project waarbij de documenten met DigiOffice worden beheerd, is de Rijnland Route. Erwin Claessens: “Het project betreft de aansluiting van Katwijk naar A4. In dat gebied liggen sporen, water- en snelwegen waar die nieuwe weg overheen of onderdoor moet. We hebben in een vroeg stadium geholpen met het opzetten van het hele documentbeheer. Voor dit omvangrijke project is een documentplanning in DigiOffice ingericht. Dit betekent dat het DMS tijdig een melding stuurt dat een bepaald document op een vastgestelde datum in DigiOffice moet staan. Via doorlooptijden geeft het DMS aan wanneer bijvoorbeeld een engineer moet beginnen aan een tekening. Op die manier stuurt DigiOffice tal van processen. De klant is er blij mee want hij heeft grip op het proces én op de documentenstroom. Er zijn nu al meer dan 30.000 documenten geregistreerd.”
