nieuws

Fraude? Herken de zwakke plekken in je organisatie

bouwbreed Premium 2380

Fraude? Herken de zwakke plekken in je organisatie

Vriendjespolitiek, omkooppraktijken, valse facturen en andere malversaties zijn onlosmakelijk verbonden met de praktijk van aanbesteden. De belangen zijn groot, net als de verleiding om net over de schreef te gaan.

De bouwfraudeaffaire begon ooit met de malversaties bij de bouw van de tweede Schipholtunnel in combinatie met de schaduwboekhouding van Koop. Na de enquêtecommissie zijn zware maatregelen getroffen om herhaling te voorkomen, maar integer gedrag laat zich niet afdwingen.

Snel vergeten

Wederom geeft gesjoemel met bonnetjes bij Schiphol Vastgoed een hoop ophef. Alweer bijna vergeten is de rechtszaak tegen politicus Jos van Rey, het gesjoemel rond de Kromhoutkazerne, de vier Amsterdamse ambtenaren die op staande voet werden ontslagen vanwege fraude  bij de afdeling vastgoed en de bouwdirecteur van het Prinses Máxima Ziekenhuis in Utrecht die werd opgepakt door de Fiod vanwege verdenking van corruptie en valsheid in geschrifte.

ACM krijgt vaak meldingen binnen van concurrentievervalsing en kartels. Bij individuele fraudegevallen volgt vaak ontslag en wordt regelmatig de FIOD ingeschakeld.

Integriteitsrisico’s op rij

Nederland staat onveranderd hoog in de het lijstje met landen met een hoge integriteit. Het aantalrechtszaken enACM-boetesis laag, maar de impact in geld, maar ook in vertrouwen is onevenredig groot. Expertisecentrum Pianoo en de kartelpolitie ACM hebben een aantal integriteitsrisico’s op een rij gezet. Aanbestedingen en bouwprojecten met veel facturen zijn per definitie extra gevoelig voor fraude. Simpelweg omdat de belangen en verleidingen groot zijn.

Als het misgaat, blijken steeds bepaalde situaties niet op orde. De OESO heeft een aantal waarborgen op een rij gezet en die zijn in de Nederlandse situatie nog eens doorgelicht in een Rijksaudit naar aanleiding van diverse misstanden bij ict-aanbestedingen.

 Faalfactoren:

  • Een professionele visie op inkoop ontbreekt
  • Het inkoopproces verloopt niet transparant
  • Het inkoopproces verloopt niet systematisch
  • Controle instrumenten ontbreken zoals aanbestedingskalender, contractenregister, interne controle en een procedure voor (juridische) afwijkingen
  • Inkoopdossier met gemotiveerde beslissingen ontbreekt
  • Er is geen functiescheiding tussen behoeftesteller en inkoper
  • Het vier-ogen principe wordt niet standaard toegepast
  • Ingehuurde externen op het gebied van inkoop worden niet of onvoldoende gescreend
  • Klachten van bedrijven over aanbestedingen
  • Negatieve aandacht in de media
  • Ontbreken van onafhankelijke audits of evaluaties van het inkoopproces
  • Inkoopconsultants hoeven niet standaard een geheimhoudingsverklaring te ondertekenen

Bron: Expertisecentrum Pianoo

Integriteit geldt bij elke vorm van inkoop. Overheidsopdrachten zijn echter extra kwetsbaar voor verspilling, fraude en corruptie. Dit wordt veroorzaakt door de complexiteit, de financiële omvang en de nauwe interactie tussen de aanbestedende dienst en de inschrijver. Met het inrichten van de inkooporganisatie zijn veel potentiële risico’s te minimaliseren:

 Maak je inkooporgansiatie integer:

  • Inkoop heeft de aandacht van bestuur en management
  • Er is een inkoopbeleid met een speciale paragraaf over integriteit”
  • Niet alleen inkopers maar ook behoeftestellers, projectleiders e.d. zijn zich bewust van de integriteitsrisico’s in het inkoopproces
  • Kennis van integriteitsrisico’s moet actueel gehouden worden
  • Kennis over integriteit dient geborgd te worden

Hoe groot een risico is, of het risico vaak voorkomt en wat de invloed van dit risico is, is afhankelijk van uiteenlopende factoren. De momenten waarop integriteit tijdens het inkoopproces in het geding kan komen zijn legio.

Rode draad met zwakke punten

Vanaf een gebrekkige behoeftestelling tot meerwerk bij de uitvoering. Toch is er wel sprake van een rode draad met extra gevoelige momenten, bracht expertisecentrum Pianoo in kaart.

 Fase 1: Voorbereiden inkoopopdracht

Tijdens de voorbereiding kan al bij de behoeftebepaling, planning en budgettering sprake zijn van aanzet tot integriteitsproblemen verderop in het inkoopproces.

Omkopen en beïnvloeden

Dit kan leiden tot lastige situaties bij de gunning en de uitvoering. De integriteit van de behoeftesteller, de planner of de budgethouder kan daardoor in gedrang komen.

Voorbeelden van situaties met aanzet tot integriteitsproblemen:

  • ·         behoeftes slecht in kaart zijn gebracht of onnodig zijn
  • ·         vage, niet concrete en onduidelijke of niet objectieve specificaties
  • ·         de planning niet realistisch is
  • ·         het budget ontoereikend is

Een ander regelmatig probleem in de voorfase is interferentie, waarbij wethouders of andere bestuurders het inkoopproces (proberen te) doorkruisen. Als een inkoper dan kan terugvallen op vastgelegde afspraken en procedures, kan dit helpen bij het handhaven van integer gedrag.

In de nieuwe Europese richtlijnen kan een ondernemer die het inkoopproces tracht te beïnvloeden worden uitgesloten. Of deze uitsluitingsgrond ook toegepast gaat worden op het beïnvloeden van bestuurders is niet zeer waarschijnlijk.

Fase 2: Doorlopen aanbestedingsprocedure

Gelijke kansen voor alle bedrijven is één van de beginselen van aanbesteden. Dit houdt ook in dat alle potentiële deelnemers gelijke informatie moeten krijgen. Manipulatie met informatie is een belangrijke bron van niet-integer gedrag.

Geen 4-ogen

Voorbeelden van situaties met aanzet tot integriteitsproblemen:

  1. ·         Belangenverstrengeling
  2. ·         Tekortkomingen in de administratieve organisatie
  3. ·         Geen 4-ogenprincipe
  4. ·         Geen of onvoldoende scheiding van functies
  5. ·         Geen concurrentie vanwege collusie of bij enkelvoudige onderhands gunnen.

 Fase 3: Uitvoeren van de opdracht

Na de gunning liggen de risico’s op het vlak van contractbeheer. Niet leveren, niet op tijd leveren, slechte kwaliteit leveren, meerwerk en wezenlijke wijzigingen van het contract zijn enkele van de vele risico’s tijdens de uitvoering van de opdracht.

Valse facturen kunnen meestal alleen geïnd worden als van de kant van de aanbestedende dienst iemand medewerking verleent. Verder leveren het verlengen van bestaande contracten en het toepassen van de onderhandelingsprocedure risico’s op.

 

Reageer op dit artikel