nieuws

Transparantie smeermiddel in aanbestedingsprocedure

bouwbreed

Transparantie smeermiddel in aanbestedingsprocedure

Transparantie is één van de doelstellingen van de huidige aanbestedingsregelgeving. De regels moeten leiden tot een betere aanbesteding doordat het proces inzichtelijker wordt. Maar transparantie is ook om andere redenen zeer waardevol, met name als manier om het risico te verminderen.

Voor veel aanbesteders staat aanbesteden nog steeds bekend als een projectonderdeel dat risico’s met zich brengt. Zij ervaren de (Europese) regelgeving als een korset dat vooral veel regels en beperkingen kent. Aanbesteden is ook erg juridisch van karakter en juridische onderwerpen zijn altijd complex, lastig en risicovol. Dat dit beeld in de praktijk niet klopt, is niet relevant, de beleving telt immers zwaarder.

Het gevolg is dat een aanbestedingsprocedure een zeer nauwgezet proces is geworden dat zeer strikt wordt gevolgd en waarin geen plaats is voor tussentijdse aanpassingen of wijzigingen. Die strikte benadering zit op alle vlakken. De voorwaarden staan vast en zijn niet onderhandelbaar, hetzelfde geldt voor de termijnen, de wijze waarop de stukken moeten worden ingediend en de manier van communiceren tussen aanbesteder en inschrijvers. Op dat laatste onderdeel schieten aanbesteders nogal eens in de kramp. Zo mag een inschrijver onder geen beding direct contact zoeken met medewerkers bij de aanbesteder en kunnen vragen uitsluitend schriftelijk of elektronisch worden gesteld.

Aanbesteders realiseren zich niet altijd welk effect deze benadering heeft op de inschrijvers. Zij hebben behoefte aan informatie, willen zich verdiepen in de vraag én het profiel van de aanbesteder, maar de mogelijkheden hiervoor zijn nihil. De aanbesteder heeft de procedure uitgebreid beschreven in de leidraad en is daarin dus transparant. Maar op overige onderdelen heeft de transparantie de kenmerken van een bakstenen muur. Transparantie is ook openheid over doelstellingen van het project en beweegredenen om een bepaalde procedure te volgen. Dat bereik je niet alleen met een tekst(-je) in de leidraad, je moet het ook uitgeleggen aan de inschrijvers. Alleen op die manier is te controleren of zij de boodschap goed begrijpen. Dat draagt bij aan inzendingen die beter aansluiten bij de vraag.

Een heel belangrijk neveneffect is dat je hiermee ook voldoet aan de wens van de inschrijvers zich te laten zien en de aanbesteder te ontmoeten. Dat is voor velen van grote waarde: ze kunnen zich profileren én een beter beeld krijgen van het project, dus beter beslissen of dit voor hen geschikt is.

Een goede, uitgebreide bijeenkomst over project en procedure is dus één manier om transparantie te bevorderen. Daarnaast is informatie over de criteria van wezenlijk belang. Dat vergt een goede omschrijving van de elementen die samen de emvi-beoordeling vormen.

Een serieuze inschrijver wil een goede aanbieding maken en stopt veel energie en tijd in zijn offerte. Iedere inschrijver weet ook dat er maar één winnaar zal zijn en houdt dus rekening met een afwijzing. Die afwijzing wordt echter een risico voor de aanbesteder als die in de vorm van één A4 komt, zonder goede toelichting. De frustratie zit dan vooral in het gevoel dat al zijn inspanningen kennelijk helemaal niet zijn gewaardeerd. En die frustratie kan weer leiden tot vervelende brieven van advocaten over de wijze van beoordelen.

Wat is erop tegen om inschrijvers te bellen over de uitslag en ze in een gesprek uit te leggen waarom ze klus niet hebben gekregen? Als je goed hebt nagedacht over je criteria is dat niet zo moeilijk. De acceptatie van de afwijzing is dan veel groter en het risico op een juridisch gevecht wordt hiermee aanzienlijk lager.

Meer transparantie leidt dus niet alleen tot betere biedingen, maar is ook het smeermiddel in de aanbestedingsprocedure.

Drs. Ing. J.N. (Jaap) de Koning
Witteveen+Bos

Reageer op dit artikel
Lees voordat u gaat reageren de spelregels