nieuws

Strategieën tegen opportunisme bij inschrijven

bouwbreed

Het opportunisme bij aanbestedingen neemt toe. Hierdoor wordt het voor aanbesteders steeds moeilijker de juiste aanbieding te kiezen. Joost Haverkate onderzocht het fenomeen opportunisme. Samen met Peter Streefkerk beschreef hij vorige week op deze plaats waar opportunistisch gedrag toe leidt. In dit artikel benoemen zij verdedigingsmechanismen en valkuilen en doen zij aanbevelingen. Aanbestedende diensten die te maken hebben met de negatieve gevolgen van opportunistisch gedrag kunnen de invloed daarvan beperken door een aantal verdedigingsmechanismen toe te passen tijdens het inkoopproces.

Uit de literatuur (Wathne & Heide (2000) en uit het onderzoek blijkt dat er vier belangrijke strategieën zijn die u kunt toepassen om opportunisme te managen.

Monitoren is met name een geschikte strategie wanneer in een relatie monitoren is toegestaan en/of geaccepteerd. Als een aanbestedende dienst erom bekend staat dat zij zich actief bezighoudt met contractmanagement, zijn leveranciers eerder geneigd zich te onthouden van opportunistische aanbiedingen.

Belonen is alleen een werkzame strategie indien de beloningsstructuur ervoor zorgt dat de langetermijnwinsten van de samenwerking tussen partijen de kortetermijnopbrengsten van opportunisme voor de leverancier overstijgen.

De derde strategie, selecteren, is de enige die u voorafgaand aan de contractering toepast in de vorm van het identificeren en selecteren van een leverancier die niet neigt naar opportunisme of van nature al sterk ingesteld is op samenwerken.

Socialiseren tot slot is de strategie waarbij een leverancier zich, bewust en onbewust, de waarden, normen en andere cultuurkenmerken van de aanbestedende dienst eigen maakt. Deze laatste strategie zal beter werken naarmate de doelstellingen en belangen van partijen meer overeenkomen.

Valkuil

Uit het onderzoek is gebleken dat leveranciers zowel op het gebied van prijs als van kwaliteit opportunistisch inschrijven en dit in de uitvoering proberen te compenseren. Daardoor komt het vervolg van het inkoopproces en daarmee ook het inkoopresultaat voor de organisatie onder druk te staan.

Een goed inkoopresultaat betekent grofweg dat je aan het eind van het inkoopproces de beste producten of diensten hebt ingekocht tegen een marktconforme prijs met zo laag mogelijke transactiekosten.

Het is echter een valkuil om de oplossing van het probleem te zoeken in de aanbesteding zelf, omdat daar ook de oorsprong van het probleem ligt. Het probleem kan alleen verholpen worden als de klant, de inkoper en de contractmanager zich realiseren dat een goed inkoopresultaat het gevolg is van het gehele inkoopproces en niet alleen van de aanbesteding.

Het doel en de strategie bepalen de uitgangspunten voor het inkoopproces en leveren daarmee een essentiële bijdrage aan het inkoopresultaat. Als gevolg van tijdgebrek of het ontbreken van voldoende belang wordt deze fase vaak te snel doorlopen. Vervolgens ligt de nadruk veelal op de aanbestedingsfase met focus op rechtmatigheid in plaats van op doelmatigheid.

De belangrijkste aanbeveling is dan ook de focus te verleggen en het inkoopteam verantwoordelijk te maken voor het gehele inkoopproces en niet alleen het aanbestedingsresultaat. De sleutel tot het beperken van opportunisme en daarmee het terugbrengen van het realisme in aanbestedingen, ligt dan ook vooral bij goed contractmanagement en heeft daarmee de grootste invloed op het behalen van een goed inkoopresultaat.

Aanbevelingen

In aanvulling daarop doen wij vijf aanbevelingen, die alle gericht zijn aan de inkopende organisatie:

• Focus continu op het inkoopresultaat (doelmatigheid) en niet op het aanbestedingsresultaat (rechtmatigheid).

• Vraag alleen prijzen waar een concrete, meetbare en af te nemen prestatie tegenover staat.

• Stel alleen gunningscriteria vast die daadwerkelijk iets zeggen over de kwaliteit van het product. Als maatstaf kan de volgende controlevraag worden gesteld: stel dat tijdens de uitvoering blijkt dat een inschrijver niet voldoet aan het antwoord dat hij zelf heeft gegeven tijdens de aanbesteding. Geeft dit dan aanleiding het contract te ontbinden, ondanks het feit dat u over het algemeen tevreden bent over de leverancier?

• Bedenk een constructie waarbij het beoordelen van de daadwerkelijke kwaliteit (tijdens de uitvoering) zwaarder weegt dan de kwaliteit zoals beschreven op papier (tijdens de aanbesteding). Maak bijvoorbeeld gebruik van minicompetities waarbij past performance wordt meegewogen.

• Leg de nadruk op monitoren, belonen en straffen via goed georganiseerd contractmanagement.

Samen met de verandering in focus vormt dit de basis voor het reduceren van opportunisme bij aanbestedingen.

Reageer op dit artikel

Gerelateerde tags

Lees voordat u gaat reageren de spelregels