nieuws

Succesvol inschrijven is als een lastige legpuzzel

bouwbreed

Succesvol inschrijven is als een lastige legpuzzel

Ingrid Koenen De gemiddelde mkb’er en zzp’er houdt zich verre van openbare aanbestedingen. Als zij zich er ooit aan waagden, kwamen ze vaak van een koude kermis thuis. “Inschrijven is een vak apart”, erkent inkoopexpert Octavia Siertsema.

Slordige afwerking maakt uren rekenwerk nutteloos

Aan de hand van honderd praktische vragen schreef zij het ‘Handboek inschrijven op aanbestedingen’. Klip en klaar zonder poespas of toeters en bellen wordt de basis van het aanbesteden uitgelegd inclusief lijstjes met waar op te letten. Onmisbaar voor mkb-bedrijven of zzp’ers die overwegen om mee te dingen naar openbare opdrachten of in het verleden hun neus stootten en opnieuw een poging willen wagen. Het boek is geschreven met het oog op weinig ervaren marktpartijen en minder interessant voor opdrachtgevers.

“Voor mij is inschrijven als een puzzel. Als je de goede volgorde hanteert, kom je er vanzelf”, vergelijkt Siertsema die zelf ervaren inkoper is, maar inmiddels een eigen adviespraktijk runt. “Het is ronduit zuur om vast te stellen dat veel inschrijvingen ongeldig worden verklaard door een vergeten document, slordige afwerking of verkeerde invulling.” Uren rekenwerk zijn voor niets geweest, simpelweg omdat de opdrachtgever de envelop direct terzijde moet schuiven als incompleet of incorrect. Dat geldt ook als de inschrijving maar een minuut te laat binnen is. Het risico voor te laat inleveren ligt altijd bij jou, niet bij de aanbestedende dienst, waarschuwt het boek.

Een belangrijk onderdeel gaat dan ook over het maken van een planning voor een inschrijving die de inschrijver stap voor stap loodst van startbijeenkomst naar het beoordelen van de nota van inlichtingen tot het inleveren van de inschrijving.

“Regelmatig merk ik dat mensen met vragen zitten over het inschrijven op aanbestedingen. Ze zijn vaak erg teleurgesteld als hun inschrijving op een technisch detail is afgewezen, zoals een vergeten handtekening of een vergeten verklaring, maar het is nu eenmaal belangrijk om de regeltjes van de aanbestedende dienst op te volgen. Anders moet je je de moeite besparen en niet inschrijven. Overigens is ook de opdrachtgever gehouden aan heel veel regeltjes”, licht Siertsema toe. En inderdaad, Octavia is de zus van Titia, de voorzitter van installateurs branchevereniging Uneto-VNI.

Verdienen

Een cruciale vraag is: ‘Hoe bepaal ik mijn prijs?’ “Hoe voordeliger je inschrijft, des te groter de kans om te winnen, maar je wilt er uiteindelijk ook nog iets op verdienen. De eigen gegevens op basis van in het verleden uitgevoerde orders zijn het meest betrouwbare uitgangspunt. Een goede administratie inclusief nacalculatie is daarbij cruciaal. Daarnaast kunnen normboekjes en branchegegevens een hulpmiddel zijn.”

Andere vragen gaan in op referenties, gunningscriteria en omzeteisen. Ook wordt uitgelegd hoe je bezwaar kan maken als je het niet eens bent met een beoordeling. En gaan diverse vragen over het stellen van vragen als aanbestedingsstukken niet duidelijk zijn.

Het is de stellige overtuiging van Siertsema dat dit handboek helpt de kansen van mkb-bedrijven en zzp’ers te vergroten. Uit eigen ervaring merkt zij dat veel kleinere bedrijven de impact van een inschrijving onderschatten en denken een kans te maken “door even wat op papier te zetten”. Wie niet bereid is te investeren in een inschrijving of onzorgvuldig te werk gaat, kan zich beter verre houden van overheidsopdrachten. Dan ben je bij voorbaat kansloos, is de duidelijke boodschap van het boek. Tegelijk laten de crisis en ‘werkhonger’ zien dat steeds meer partijen inschrijven op een project en de kans om te winnen steeds kleiner wordt.

Voorbeelden van emvi-criteria

• Esthetische en functionele kenmerken

• Milieukenmerken

• Genoemde referenties

• Klantenservice en technische bijstand

• Datum van levering

• Termijn voor levering en uitvoering

• Implementatieplan/plan van aanpak

• Planning

• Communicatieplan

Na het lezen van aanbestedingsstukken moet duidelijk zijn:

• Wat er wordt gevraagd

• Of je aan de vraag kunt voldoen

• of je alternatieven mag bieden

• Voor welke periode de aanbesteding geldt

• Welke vragen een antwoord vereisen

• Wat er met de open vragen/wensen wordt bedoeld

• Welke bijlagen je moet invullen

• Welke verklringen je moet elveren

• Welke procedure er gevolgd wordt

• Hoe er wordt beoordeeld

• Wat de planning is

• Wat de uiterste inleverdatum van de inschrijving is

• Welke onduidelijkheden er nog zijn

Bron: Handboek inschrijven op aanbestedingen.

Reageer op dit artikel

Gerelateerde tags

Lees voordat u gaat reageren de spelregels