nieuws

De publieke boekhouding op orde krijgen

bouwbreed Premium

Publiek huis op orde is een veelgebruikte kreet bij gebiedsontwikkeling en aanbestedingen. In de praktijk blijkt het vaak nogal complex. Er is immers meer nodig dan overleggen met andere publieke partijen. Overeenstemming vinden en voeling houden met de voortgang, afstemming tussen publieke partijen, politieke besluitvorming én het maatschappelijk debat zijn onderdelen van een professioneel proces dat leidt tot vastlegging van uitgangspunten in een publieke intentieovereenkomst. Zo’n overeenkomst fungeert dan weer als voorwaarde voor samenwerking tussen publieke partijen en tussen publieke en private partijen.

Als het goed is definiëren gemeenten, provincies, waterschappen of rijksoverheid in het voortraject de afbakening van het project. Het is de kunst een projectdefinitie zodanig te kiezen dat er draagvlak voor ontstaat bij alle partijen, dat het aantal afhankelijkheden (dus het aantal partijen) zo klein mogelijk en de haalbaarheid (financieel, economisch, technisch, maatschappelijk) zo groot mogelijk is.

Bij aanvang kan een projectdefinitie worden gewijzigd totdat een besluit valt. Voordat met private partijen wordt samengewerkt, is het zaak deze publiekelijk te verankeren. In Meerstad Groningen leidde vroegtijdige discussies over de omvang van het plangebied met marktpartijen tot veel onduidelijkheid. Dit kwam omdat marktpartijen in het begin al grote grondposities hadden verworven, nog voordat de discussie tussen publieke partijen over de omvang van het plangebied afgerond was. Dit voorbeeld betekent echter niet dat partijen star moeten vasthouden aan hun definitie. Marktpartijen hebben vaak creatieve ideeën die tot een realistischer plan leiden en meerwaarde genereren. Het aanpassen van een projectdefinitie valt dan te overwegen. Ook de overheid moet trouwens nadenken over de rol en positie die deze afbakening met zich meebrengt. Welke publieke partijen zijn belanghebbend, hebben taken en verantwoordelijkheden, welke partijen willen participeren in de gebiedsontwikkeling en wie neemt de regie? Een publiek functioneel programma van eisen (pve), waarmee de ambities van alle partijen concreet gemaakt worden, zal daarover duidelijkheid geven.

Businesscase

In een meer zakelijke en professionele benadering past ook de businesscase, een instrument dat ook publieke partijen steeds vaker gebruiken in dergelijke projecten. De methode is afkomstig uit het bedrijfsleven en vormt de tegenhanger van een maatschappelijke kostenbatenanalyse. Het gaat hier vooral om het sluitend maken van het financiële plaatje. Omdat dit in een vroegtijdig stadium wordt samengesteld, zijn veel risicofactoren van invloed op het te kiezen scenario. Daarin wordt ook de mogelijke bijdrage van een publiek-private samenwerking (pps) meegenomen: wat zouden potentiële opbrengsten zijn en waar kunnen deze worden gerealiseerd?

Een goede afbakening bij infrastructurele of bouwprojecten en gebiedsontwikkeling is zeker nodig om het publieke huis op orde te krijgen en te weten wat publieke partijen willen. Ook is transparante en verifieerbare besluitvorming een vereiste. Deze besluitvorming wordt vooraf uiteengezet in de procesarchitectuur en zal plaatsvinden in de stuurgroep waarin bestuurders zitting hebben. De procesmanager brengt dit in de startfase in kaart. Procesarchitectuur is het vooraf bedenken op welke momenten, in welke volgorde, over welke onderwerpen, welke organen en partijen besluiten moeten nemen. Procesarchitectuur is de kunst de besluitvorming zo te ontwerpen en te organiseren dat een initiatief een haalbaar project wordt dat wordt gerealiseerd en uiteindelijk geëxploiteerd en beheerd.

Goede vormgeving en structurering van zo’n proces van plan en besluitvorming betekent organiseren en bij elkaar brengen van partijen. Hun activiteiten moeten door de samenwerking meer worden dan een optelsom. Essentieel is dat partners beseffen niet alleen van elkaar afhankelijk te zijn, maar ook dat er individuele belangen en doelstellingen zijn en dat iedereen in verschillende mate risico’s draagt en verantwoordelijkheid kan of wil nemen. Een goede procesarchitectuur zorgt ervoor dat besluiten op het juiste moment worden genomen. Het beste is om partijen zo vroeg mogelijk te committeren, maar er moet ook voldoende flexibiliteit en ruimte zijn voor creatieve en alternatieve oplossingen. Het bepalen van beslismomenten en de communicatie daarover luisteren nauw.

Omdat bij complexe projecten, zoals pps en gebiedsontwikkeling, vooraf geen duidelijkheid is te geven over eindresultaat, wordt in het procesontwerp een pad van opeenvolgende activiteiten beschreven die daar uiteindelijk toe moeten leiden. De basis is meestal hetzelfde. Echter, elk project is altijd net weer even anders. Dat maakt het ook zo boeiend. Zeker als daardoor de publieke boekhouding weer op orde raakt.

• Als publieke partijen kiezen voor een grote inbreng zorgt dat voor minder vrijheidsgraden bij de markt

• Blijf voortdurend kritisch op besluitvorming bij alle partijen

• Zorg voor mandaat aan tafel

• Denk niet in problemen, maar werk aan oplossingen

• Trap in de initiatieffase niet in de valkuil van een te hoog detailniveau van de planontwikkeling.

• Bedenk vooraf binnen welke reële planning het publieke huis op orde kan worden gebracht.

• Zorg dat u zich bewust bent van de dynamiek van het krachtenveld en het speelveld waarin een project zich bevindt en gebruik dit om tot oplossingen te komen.

• Procesarchitectuur is de basis.

• Zorg dat een publieke intentieovereenkomst de gezamenlijke ambities van partijen verwoordt, als basis van een haalbaarheidsfase en samenwerking met de markt.

Aandachtspunten en tips

Reageer op dit artikel