nieuws

Rustig de tijd nemen voor het traject van aanbesteden is lonend

bouwbreed

In de praktijk heeft elk bouwproces een bijzonder kenmerk. Naarmate het proces vordert lijkt iedereen steeds harder te lopen.

Aan het begin wordt nog nagedacht; over eisen, functies, architectuur, locatie, vergunningen en financiering, maar naarmate die aspecten worden ingevuld neemt de tijdsdruk toe. Het einde van het ontwerpproces staat onder druk, het bestek moet op tijd af, want de aanbestedingsprocedure moet van start. De aannemer is nog het meest te beklagen, want hij moet – als laatste – het project realiseren, tegen een vaste prijs (meestal) en vooral in een zo kort mogelijke tijd. Bij de oplevering staat iedereen uit te hijgen, weliswaar met een glas in de hand, maar ook in het besef dat nog stevige meerwerkdiscussies volgen. En tegelijkertijd verbaast iedereen zich over de faalkosten en zoeken we manieren om die naar beneden te krijgen. Thans is ‘lean’ weer een populaire beweging daarvoor. Veruit de meeste kosten worden gemaakt in de uitvoeringsfase, dus een zorgvuldige voorbereiding kan kosten besparen. Dat begint al tijdens de aanbesteding als het bouwproces van papier overgaat in stenen of beton. Dezefase kenmerkt zich onder meer doordat andere aspecten een grote rol spelen, met name de inkoopprincipes en de juridische elementen. De technische inhoudelijke elementen staan feitelijk op de achtergrond. Een tweede kenmerk is de grote opgave om heel veel projectinformatie over te brengen naar uitvoerende partijen, die niet veel tijd krijgen zich daar grondig in te verdiepen. Veelal worden wettelijke termijnen (zoals die uit de Europese aanbestedingsrichtlijnen) gevolgd, ook al zijn dat nadrukkelijk minimumtermijnen. Via inlichtingenrondes wordt tussen partijen gecommuniceerd , maar dat gaat niet verder dan uitwisseling van gegevens. Tenslotte is er nog de verplichting voor de aannemer een vaste prijs in te dienen, waarin zoveel mogelijk werkzaamheden en onzekerheden begrepen dienen te zijn.

Langere termijn

Aan het eind van de aanbestedingsprocedure wordt het project gegund. Om juridische redenen is dit moment losgetrokken van het contractmoment (het bekende Alcatel-arrest), maar die termijn is kort en wordt verder ook niet benut en vooral uitgezeten. Een langere termijn zou echter veel voordelen kunnen hebben. Zo kunnen opdrachtgever en voorkeursaannemer gedegen overleg voeren over de inhoud van de opdracht. Een voordeel bij een traditioneel contract (op basis van een bestek), maar de noodzaak wordt door de toename van de innovatieve contractvormen nog veel groter. Daar moet de opdrachtnemer immers functionele vraagspecificaties zelf interpreteren en uitwerken. Het risico van een andere interpretatie dan bedoeld door de opdrachtgever kan grote gevolgen hebben. Daarnaast kan de opdrachtnemer zijn uitvoeringsmethodiek toelichten en mogelijk voorstellen doen voor optimalisatie. Binnen bepaalde grenzen kan de opdrachtgever zijn project zo opti-maliseren. Een tweede element heeft te maken met de wijze van selectie. Als sprake is van emvi als gunningcriterium spelen vaak kwalitatieve elementen een rol die worden omschreven in de aanbieding. Het lastige zit in de vraag hoe je dit deel van de aanbieding moet afrekenen. Hoe afrekenbaar is de aanpak of het kwaliteitssysteem van de aanbieder? Dialoog tussen opdrachtgever en -nemer kan deze aspecten veel concreter maken. In deze periode kunnen partijen de risico’s analyseren. De aanbestedingsdruk op het proces is weg, dus beiden kunnen transparant zijn over perceptie en aanpak. Dat kan leiden tot een meer integrale –lees: effectievere – aanpak van de risico’s. Deze periode biedt de opdrachtnemer ruimte zich echt goed voor te bereiden op de uitvoering, met gebruikmaking van de resultaten zoals omschreven. Een goed geoliede uitvoering is aantoonbaar effectiever, maar alleen mogelijk via een nauwgezette voorbereiding. Een methode als ‘best value procurement’ (Prestatieinkoop) heeft een fase zoals bovenstaand beschreven, de précontractuele fase. Deze lijkt te passen in de huidige wet- en regelgeving. De grootste weerstand zal zitten bij opdrachtgevers, die immers verlangen naar het resultaat van hun ontwerpinspanning. Even tijd nemen voor bezinning voordat echt wordt gebouwd vraagt dan wel heel veel zelfbeheersing.

Reageer op dit artikel

Gerelateerde tags

Lees voordat u gaat reageren de spelregels