nieuws

Hecht tenderteam is onverslaanbaar

bouwbreed

Een hecht tenderteam met een scherp doordacht verhaal en presentatie is niet te verslaan. Investeren in ‘winnende’ aanbestedingsteams gaat nu en in de toekomst belangrijk strategisch en commercieel voordeel opleveren.

Aanbestedingstrajecten kosten veel tijd, energie en geld. Toch wordt het investeren in de technische en juridische kant, een degelijk risico- en kansendossier en het financiële plaatje in veel gevallen als de enige voorbereidingsprioriteit gezien. Dit terwijl een tijdige investering in de ‘soft assets’ de kansen aanzienlijk vergroot. Met een effectieve voorbereiding, aandacht voor presentatievaardigheden en voor de uitstraling en cohesie van het aanbiedingsteam valt een wereld te winnen. In veel aanbestedingen is de laagste prijs niet meer doorslaggevend, maar slechts één van de wegingsfactoren. Opdrachtgevers zoeken een betrouwbare partner om een hechte relatie mee op te bouwen. Best value procurement (prestatieinkoop), de methode van de Amerikaanse wetenschapper Dean Kashiwagi, is in opkomst in de Nederlandse aanbestedingspraktijk. Grote bouwbedrijven waarderen het systeem en Rijkswaterstaat omarmt de principes in veel van haar grote aanbestedingen. Waterschappen en gemeenten lijken de voordelen van de systematiek te ontdekken.

Winnaar

Best value procurement beoogt de inspanningen tijdens de aanbesteding van alle betrokkenen te minimaliseren, zodat slechts de winnaar zijn bieding gedetailleerd moet uitwerken. Kandidaat-opdrachtnemers moeten zich daardoor met ‘dominante’ informatie kunnen onderscheiden en profileren ten opzichte van de concurrentie. Zij moeten alle wegingsfactoren doorgronden en de filosofie achter prestatieinkoop begrijpen en uitstralen.Dat is veel gevraagd en vereist nieuwe competenties, ook van ervaren bouwers. Een eerste opgave is om te komen tot een heldere en beknopte projectomschrijving met een overzichtelijk risico- en kansendossier, zonder te hoge verwachtingen te scheppen. Naast deze uitdaging in schrijfvaardigheid, vormen de dialooggesprekken een tweede strategische communicatie-opgave. Dit zijn zwaartellende gesprekken met de aanbesteder, waarbij het er om gaat als betrouwbare en ontzorgende partner over te komen. De kunst van echt goed luisteren en het formuleren van de juiste heldere vragen zijn hierbij van essentieel belang. De derde opgave is om samen tot een impressie- en imagostrategie te komen. Dit maakt de onderscheidende kwaliteit optimaal zichtbaar, zowel voor de teamleden zelf als voor de aanbestedende partij. Van belang is om niet te wachten met investeren tot aan de vooravond van de bieding, dialooggesprekken of presentatie. Wij delen deze investering op in drie fasen. Tenderteams hebben voordeel bij een uitgebreide kennismaking en teambuilding op meerdere niveaus, heldere basisafspraken over gedrag, werkwijzen en de omgang met potentiële conflicten. Het belang hiervan groeit als sprake is van een internationale samenwerking. Het gaat in de beginfase om de creatie van een open, transparante interactiecultuur. I n fase twee staat de klant centraal. Waar liggen de belangen, behoeften en beweegredenen van de aanbestedende partij? Wie heeft het team straks tegenover zich? Vanuit deze analyse kan een proactieve imagosturing het profiel van het team versterken, en het beste naar boven brengen bij afzonderlijke teamleden. Met een ‘imagokaart’ worden de sterke punten van het team gevisualiseerd. Als sluitstuk van deze fase bevestigt een succesvol team de gezamenlijke identiteit met één nieuw gezamenlijk logo. Dat maakt duidelijk wie met de eer strijkt en dat is wel zo praktisch voor de toekomstige samenwerking.

Gedegen analyse

Om serieus voor de winst te gaan, richt de derde fase zich op de dialooggesprekken en/of de presentatie. Vanuit een gedegen analyse ontstaat een communicatiestrategie op maat. Hierbij worden de wensen van de aanbestedende partij en de kracht van het team samengebracht. Met ‘fresh words en labels’ krijgt de gezamenlijke kernboodschap vorm en met communicatiemechanismen als ‘priming, framing en nudges’ kan het team de aanbestedende partij beïnvloeden op onbewust niveau. Belangrijker is in deze fase echter om concreet nieuwe vaardigheden te oefenen met videoregistratie en gefaciliteerde feedback. Door de projectleider, hoofduitvoerder, ontwerper en andere teamleden te laten vertellen over hun plannen, wordt bovendien waardevolle input gegenereerd om de projectbeschrijving en het kans- en risicodossier aan te scherpen.

Reageer op dit artikel

Gerelateerde tags

Lees voordat u gaat reageren de spelregels