nieuws

Grondig marktonderzoek basis voor elk inkooptraject

bouwbreed Premium

Aan elke aanbesteding gaat een grondige marktanalyse en een bijbehorende inkoopstrategie vooraf. De basis voor een goedlopend project, weet directeur Martien Vromans van inkoopbureau Midden Nederland: “Je krijgt wat je vraagt.”

Steeds meer gemeenten zoeken aansluiting bij een inkoopbureau voor ingewikkelde aanbestedingen of kostenbesparing door bundeling van opdrachten. Dat inkoopbureaus alles clusteren en het midden- en kleinbedrijf standaard buitenspel zetten, is volgens Vromans grote onzin. “Als er kansen zijn voor regionale partners, dan krijgen ze die kans, want bijna alle gemeenten stellen dat op prijs.”

Hij ergert zich verder aan de ongefundeerde kritiek dat inkoopbureaus geen oog zouden hebben voor kwaliteit. Ruim de helft van de bouwaanbestedingen gebeurt via ‘gunnen op waarde’.

Inkopers worden in eerste instantie wantrouwend geassocieerd met harde onderhandelingen en geld. “Tja, dat imago zullen we voorlopig niet afschudden, maar klopt niet. Kwaliteit weegt doorgaans zwaarder dan de prijs.”

Een grondig marktonderzoek is de basis voor elk inkooptraject, waarbij een aparte pijler van het inkoopbureau is gespecialiseerd in de gww-opdrachten. “Een weg aanleggen is toch echt iets anders dan een inburgeringstraject of verzekeringspakket.” Vromans verwacht op basis van die marktkennis dat de portefeuilles voor het midden- en kleinbedrijf voorlopig nog slecht gevuld blijven en zeker in de bouw nog een shake outzal volgen.

Negen gemeenten in midden Nederland, waaronder Breukelen, Loenen en zeer recent Bodegraven-Reeuwijk, hebben zich aangesloten bij het inkoopbureau. Het Inkoop Bureau Midden Nederland (IBMN) zet namens de gemeenten ruim 50 miljoen euro per jaar om en groeide tot een organisatie van tien mensen. De stichting werkt overigens zonder winstoogmerk.

Makkelijker

Het inkoopbeleid van de verschillende gemeenten komt voor 98 procent overeen en dat maakt het inkopen een stuk makkelijker. Door verkeersborden, vegen van wegen, rioolinspecties en rioolonderhoud via raamcontracten in te kopen, gaan de kosten omlaag vanwege de omvang van de contracten, maar kan toch per gemeente maatwerk worden geleverd. Voor het komend jaar staan de gezamenlijke inkoop van ingenieursdiensten op het programma, evenals onderhoud van watergangen, openbare verlichting en levering van bomen en planten.

Vromans bekijkt altijd of onderhoud en exploitatie onderdeel kunnen worden van het contract. “Een knip tussen bouw en onderhoud met twee contracten en twee partijen, werkt meestal kostenverhogend want het is dan makkelijk om naar elkaar te wijzen als iets misgaat.” De aanpak verschilt per project en daarom is er geen standaardformule. Soms adviseert het inkoopbureau gemeenten bij de contractomvang. Zoals de herontwikkeling van het Bisonspoor in Stichtse Vecht waar woningen, een zwembad en sloop van gebouwen werd gecombineerd. De gemeente dacht het project in één aanbesteding op de markt te zetten , maar het inkoopbureau toonde aan dat het handiger was sloop, bouw en E en W los te trekken.

Het inkoopbureau selecteerde de nieuwe projectmanager die voor de gemeente Vianen de bouw van het nieuwe sportcentrum gaat begeleiden, volledig op kwaliteit. “We hebben een paar geschikte kandidaten uitsluitend gescreend op de kwaliteit van hun presentatie en aanpak. Daarna heeft de beste een offerte ingediend.”

De nieuwe Aanbestedingswet met de verplichte Proportionaliteitsgids ziet Vromans als geen enkel probleem. Met de basis van ‘pas toe of motiveer’ kan het inkoopbureau prima uit de voeten: “Een professionele opdrachtgever let al jaren op onredelijke eisen en onnodige clustering. Daarmee verklein je alleen maar de concurrentie. Individuele gemeenten hebben de neiging om omzet- en referentie-eisen op te schroeven in de hoop bepaalde partijen buitenspel te houden, maar kwaliteit is ook te garanderen door keurmerken, iso-normen of VCA te eisen.”

Vromans huldigt het standpunt dat de kennis bij de markt zit. “En niet bij de inkoper of ambtenaar.” Grotere projecten beginnen daarom altijd met een marktconsultatie om valkuilen en risico’s bespreekbaar te maken. “Veel gemeenten vinden gesprekken met de markt eng, maar ze zijn juist bijzonder nuttig en waardevol als je maar oplet niemand voor te trekken.”

Reageer op dit artikel