nieuws

Contractvorming bij ketenintegratie

bouwbreed

De aanbestedingsstrategie waarbij veel door de corporatie wordt bedacht en de opdrachtnemer reageert met een prijsbod, maakt onvoldoende gebruik van de beschikbare kennis uit de markt. Nu corporaties zich gedwongen zien aandacht te geven aan de alsmaar stijgende onderhoudskosten, oriënteren zij zich op ketenintegratie. Een eerste ervaring laat zien dat deze kosten met 10 procent kunnen zakken door het werk anders uit te besteden.

Bij ketenintegratie is sprake van een gedeeld risico door corporatie en opdrachtgever. De verwachting is dat ook het aandeel faalkosten fors omlaag kan. Ketenintegratie voorziet in afspraken over projecten met grootonderhoud, renovatie en nieuwbouw, maar omvat ook afspraken over het dagelijks onderhoud bij mutaties en bij reparatieverzoeken na oplevering van die projecten.

De vraag die nu vaak wordt gesteld luidt: Hoe kun je als corporatiesector bij ketenintegratie, met inachtneming van functionele eisen, komen tot marktconforme prijsafspraken over regulier onderhoud?

Het antwoord op de vraag is kort: Met een concurrentiegerichte dialoog. Deze vorm van aanbesteden gebruikt de innovatie uit de markt wél; ze creëert onderling vertrouwen, ze weet met wie je zaken doet en de corporatie vormt samen met de opdrachtnemer een goed beeld van de opgave. De risico’s worden overzichtelijk. En we weten dat beperking van risico altijd lagere kosten betekent.

Markt

Ketenintegratie is een constructie waarbij de corporatie een “grote” afspraak maakt met een opdrachtnemer over bouw en onderhoud. Het gaat om het betrekken van zoveel mogelijk ervaring uit de markt. Ketenintegratie biedt de mogelijkheid om kleinere lokale en regionale bedrijven in samenwerking vroegtijdig te betrekken bij grote opgaven. De looptijd voor een contract op ketenintegratie is in principe lang (20- 25 jaar). Aan het begin van de samenwerkingsgesprekken is nog niet precies duidelijk hoe afspraken gemaakt gaan worden. De gesprekken vormen eigenlijk de kern van de concurrentiegerichte dialoog.

Dialoog

Concurrentiegerichte dialoog is eigenlijk niet meer en niet minder dan een aantal gesprekken van de corporatie met de verschillende consortia die parallel worden geagendeerd. De dialoog is zacht in de relatie en hard in de belangen.

De corporatie start de dialoog op met de ‘hoe-vraag’, het consortium geeft de invulling. Een goed gevoerde dialoog leidt tot een aanbieding tegen een redelijke prijs die voor het consortium een aantrekkelijke klus is met een lange doorloop en voldoende economisch perspectief. In de loop van de tijd zullen creatieve en innovatieve oplossingen ontstaan die vorm krijgen in reguliere themasessies. De dialoog moet immers leiden tot een inschrijving.

De parallelle gesprekken met de consortia leiden tot een aantal samengestelde werkpakketten die onderling kunnen verschillen maar die wel minimaal voldoen aan de vraagspecificatie. Belangrijk is ook dat wordt vastgelegd hoe partijen uit elkaar gaan.

Het eerste wat de corporatie doet, is een projectteam samenstellen dat gedurende een periode van 4 tot 6 maanden de aanbesteding begeleidt. Het projectteam krijgt een trekker die een stevig mandaat heeft en die als enige namens de corporatie spreekt. Het team beschrijft intern wat het in het mandje van de ketenintegratie wil deponeren (dit is de vraagspecificatie of de ‘wat-vraag’) en laat dat vastleggen.

In de vraagspecificatie wordt gesproken over de functionele eisen, het financieel kader, over communicatie, kwaliteitdefinities, informatieprocedures, over contractbeheer, over proces bij dagelijks onderhoud en over de kwaliteitsinvesteringen in projecten. Als het beeld van de vraagspecificatie begint te groeien, zal de corporatie kijken of er voldoende marktpartijen zijn die in de breedte deze opgave kunnen en willen oppakken.

De selectie van de marktpartijen wordt voorbereid in een aanbestedingsleidraad. Door een marktconsultatie (het vrijblijvend spreken met partijen) ontstaat verdieping. Uiteindelijk selecteert de corporatie maximaal drie partijen waarmee ze een concurrentiegerichte dialoog zal aangaan. Die partijen hebben in principe alles in huis, meestal betreft het consortia die bestaan uit een bouwkundig aannemer, een onderhoudsbedrijf en een installatiebedrijf. Dat consortium kiest voor het een uitgangsprincipe.

Inschrijving

Bij de inschrijving heeft elk consortium een behoorlijk goed beeld van de opgave. De consortia benoemen niet alleen de prijs maar geven ook aan hoe ze tegenover risico’s staan, de output specificatie, hoe zij werkzaamheden zullen evalueren, hoe het contract wordt geborgd en hoe ze omgaan met calamiteiten of niet voorziene externe invloed. Door het systeem van selectie- en gunningscriteria is transparant hoe de corporatie uiteindelijk komt tot de beste EMVI aanbieding. De weging van de inschrijving vindt plaats door een voor dat doel samengesteld beoordelingsteam.

Partner PRC, Bodegraven

Reageer op dit artikel

Gerelateerde tags

Lees voordat u gaat reageren de spelregels