nieuws

Breng medewerker op hoger niveau

bouwbreed

Overheden zullen door teruglopende financiële middelen meer aandacht moeten besteden aan het leren van opgedane ervaringen en het vasthouden van kennis. Dit lijkt nog meer werk, maar zal uiteindelijk tot een efficiëntere aanpak leiden, meent Steven ten Hove. Tot voor kort was het voor overheden mogelijk om specifieke ervaring en kennis via inhuur binnen te […]

Overheden zullen door teruglopende financiële middelen meer aandacht moeten besteden aan het leren van opgedane ervaringen en het vasthouden van kennis. Dit lijkt nog meer werk, maar zal uiteindelijk tot een efficiëntere aanpak leiden, meent Steven ten Hove.

Tot voor kort was het voor overheden mogelijk om specifieke ervaring en kennis via inhuur binnen te halen. Dit stelde minder strikte eisen aan de ervaring en kennis van de eigen mensen, omdat bij het ontbreken hiervan dit eenvoudig ´van buiten´ werd gehaald. Inmiddels zijn de omstandigheden veranderd en wordt van de meeste overheden geëist dat zij hun werk doen met minder financiële middelen. In de praktijk betekent dit dat het aantal medewerkers kleiner wordt en dat een rem wordt gezet op inhuur. Tegelijkertijd moeten alle werkzaamheden en projecten gewoon doorgaan.

Hoe is dit voor elkaar te krijgen met minder mensen en zonder de kennis en ervaring van buitenaf? En hoe krijg je deze kennis en ervaring bij de eigen mensen dan op het vereiste niveau? Zoals door zoveel organisaties wordt gedaan kunnen de werknemers naar opleidingen worden gestuurd in de hoop dat de geleerde theorie wordt opgepakt en in het dagelijks werk wordt toegepast. Maar theorie is nog geen praktijk. Veel effectiever is het om te leren van eigen ervaringen.

Evalueren

Een effectieve en nog te weinig toegepaste manier van leren, is het evalueren van eigen projecten. Idealiter worden bij een dergelijke evaluatie de betrokken disciplines uit de eigen organisatie maar ook uit externe partijen betrokken. Door positieve en negatieve ervaringen te analyseren wordt direct inzicht verkregen in de gevolgen van de eigen werkwijze en genomen besluiten. Via deze weg kan met een kleine investering van uren een groot leereffect worden bereikt en wordt voorkomen dat dezelfde fouten opnieuw worden gemaakt of het wiel twee keer wordt uitgevonden.

Waarom wordt het leren door evalueren nog zo weinig toegepast, als het zo effectief kan zijn? De belangrijkste oorzaak is tijdgebrek bij de mensen. Zodra een project in de afronding komt, zijn de betrokkenen weer met een volgend project begonnen en wordt geen tijd gereserveerd voor een zorgvuldige en leerzame afsluiting. In een inkrimpende organisatie wordt dit mechanisme alleen nog maar verder versterkt. Een andere oorzaak ligt in de wijze waarop vaak wordt geëvalueerd.

Veel evaluaties hebben niet het opbouwende en leerzame effect wat ze behoren te hebben. Wanneer een evaluatie wordt uitgevoerd in dezelfde samenstelling waarin het projectteam heeft geopereerd, zullen de teamleden hun rol uit het project aannemen. Ook bepalen de mensen met de grootste mond het resultaat van de evaluatie en wordt te vaak de nadruk gelegd op de negatieve ervaringen en fouten die zijn gemaakt. De evaluatie verwordt dan tot een afrekeninstrument wat iedereen liefst zo snel mogelijk vergeet. Alle bovengenoemde struikelpunten kunnen worden vermeden. Het belangrijkste is de evaluatie te laten uitvoeren door mensen van buiten het project of, nog beter, van buiten de organisatie, die tijd hebben en die onafhankelijk het project en de teamleden kunnen beoordelen. Om te voorkomen dat overheersende karakters ook het resultaat van de evaluatie bepalen kunnen de gesprekken met teamleden individueel of in duo’s worden gehouden. Op die manier wordt iedereen gehoord. Wil je de betrokkenen de kans en motivatie geven van de evaluatie te leren, dan moet een evaluatie vanuit een positieve gedachte worden uitgevoerd. Dat betekent niet alleen verbeterpunten benoemen, maar vooral ook alle aspecten die goed zijn gegaan en die als succesfactor mogen worden beschouwd. Na afloop moeten de resultaten van de evaluatie voor alle betrokkenen bekend zijn en moeten mensen gestimuleerd worden de leerpunten op te pakken en toe te passen.

Serieus werk

Overheden die te maken hebben met personele krimp en teruglopende financiële middelen moeten serieus werk maken van het op een hoger niveau tillen van hun medewerkers. Evalueren van projecten biedt mogelijkheden om van de eigen ervaringen te leren. Wordt een evaluatie op de juiste manier uitgevoerd dan levert dat een organisatie vakkundiger medewerkers op. Juist op het moment dat tijd en capaciteit een knelpunt zijn is het belangrijk dat de kleine tijdsbelasting, die een evaluatie vraagt, wordt geïnvesteerd om tot een hoger rendement van medewerkers te komen.

Senior adviseur en projectmanager bij Procap

www.procap.nl

Reageer op dit artikel
Lees voordat u gaat reageren de spelregels