nieuws

Past Performance kan nieuw elan krijgen

bouwbreed

Eén van de grootste verschillen tussen publieke en private opdrachtgevers is de verplichting voor publieke opdrachtgevers om partijen te selecteren via (Europese) aanbestedingsprocedures. Dat heeft tot gevolg dat het voor hen vrijwel onmogelijk is om langdurige relaties aan te gaan met opdrachtnemers.

Een langdurige relatie kan grote voordelen hebben. Een opdrachtnemer is zeer gebaat bij een zekere stroom aan opdrachten, dus als hij een opdrachtgever heeft die dat kan bieden, is hem dat veel waard. Als een mooi resultaat van een huidig project kan leiden tot een volgend project is dat een zeer sterke stimulans om goed werk te leveren.

Private opdrachtgevers gebruiken dit mechanisme om opdrachtnemers beter te laten presteren, maar ook om ze over te halen samen te investeren in aspecten die de samenwerking verbeteren, zoals gezamenlijke programmatuur of het geven van opleidingen aan medewerkers.

In termen van inkopers is sprake van resultaten uit het verleden die medebepalend zijn voor de kans op vervolgopdrachten. Bij het hanteren van een strikte aanbestedingsverplichting (zoals het geval is bij publieke opdrachtgevers) is dit echter niet aan de orde. Het is voor een opdrachtnemer niet van belang hoe een project wordt afgerond, want bij een volgend project heeft iedereen weer dezelfde positie en kans. De achterliggende redenen (benutten van concurrentiewerking, transparantie, objectiviteit, maximale toegankelijkheid voor marktpartijen) zijn alom bekend, maar staan het benutten van deze sterke drijfveer wel in de weg. Omdat het toch grote voordelen zou bieden om hiervan gebruik te maken, wordt al lange tijd nagedacht over oplossingen.

Onder de term Past Performance(PP) experimenteren verschillende partijen met de formalisering van prestaties uit het verleden als criterium in een aanbestedingsprocedure. Dat heeft tot op heden vooral discussie opgeleverd, ook al is ProRail inmiddels bezig met een systeem en gaat Rijkswaterstaat per 1 januari ook een nieuwe oplossing implementeren. De grootste obstructies zitten in vragen zoals de wijze van beoordeling, hoe lang een negatieve beoordeling geldig blijft, of de toetreding van nieuwe partijen niet wordt belemmerd, waar en hoe alle data moet worden bijgehouden, etc.

Het lijkt erop dat de nadelen vooral ontstaan door het streven om er een (centraal) systeem van te maken, compleet met boekhouding en databeheer. De vraag is dan of een simpeler opzet niet hetzelfde effect zou kunnen hebben.

In aanbestedingen wordt nu regelmatig gevraagd naar referentieprojecten, als onderdeel van de selectiecriteria. Die zijn mede bepalend in de waardering van de inschrijving. Naast objectieve gegevens wordt ook vaak gevraagd naar tevredenheidsverklaringen.

Tevredenheid

Als we die tevredenheidsverklaringen nu eens benutten om een beeld te krijgen van de prestatie van een inschrijver in het verleden, komen we al aardig in de buurt van Past Performance.

In dat geval zouden opdrachtgevers samen moeten komen tot één modelverklaring waaruit duidelijk wordt hoe gepresteerd is op verschillende onderdelen: kwaliteit, communicatie, veiligheid, samenwerking, etc. Aan het eind van een project vraagt de opdrachtnemer zijn klant dit in te vullen. De opdrachtnemer houdt zelf een administratie van deze verklaringen bij.

Bij een aanbesteding krijgt hij extra punten als hij gebruik maakt van het standaardformulier én als hij blijkens het formulier goede resultaten kan laten zien.

De opdrachtnemer kan zelf besluiten welke prestatieverklaringen hij wil gebruiken voor een aanbesteding, dus negatieve beoordelingen hoeft hij niet te gebruiken, maar worden hem ook niet nagedragen. Opdrachtgevers weten dat verklaringen juist zijn, want die zijn verstrekt door andere opdrachtgevers. Er is geen centraal data-systeem nodig, want het is in het belang van de marktpartijen om goede verklaringen te verkrijgen, te archiveren en te gebruiken bij inschrijvingen.

Positief

Deze opzet gaat uit van positieve ‘pull’ factoren en voorkomt daarmee ook discussies (en dus weerstand) over bijvoorbeeld een ‘zwarte lijst’, want die komt er niet. Een aannemer kan nog steeds – ook moedwillig – slecht presteren, maar mist dan wel een mooie, nieuwe referentie voor een vervolgproject.

De geldigheidsduur van verklaringen is ook niet langer relevant, want de opdrachtgever bepaalt zelf per project hoe oud de verklaringen mogen zijn. Hij zou daarbij zelfs nog kunnen kiezen voor het toekennen van meer punten voor een recente dan voor een oude verklaring.

Op deze manier is geen sprake van langdurige relaties, maar wel van benutting van een belangrijke incentive om goed werk te leveren, namelijk een grotere kans op vervolgopdrachten. Het vraagt van opdrachtgevers slechts twee zaken: onderlinge afstemming over één manier van prestatiemeting én de durf om dit element een substantieel gewicht in de aanbestedingsprocedure te geven.

Contractadvies & aanbesteden Witteveen+Bos

Reageer op dit artikel

Gerelateerde tags

Lees voordat u gaat reageren de spelregels