nieuws

Breng slecht nieuws op goede manier

bouwbreed Premium

Het gaat niet goed in de bouw

Op tal van plaatsen vallen ontslagen. Als leidinggevende moet je dan een slechtnieuwsgesprek voeren. Veel managers zien daar tegenop, maar is dat terecht? Volgens Walrick van Belkom en Frens Pries kan een slecht gevoerd slechtnieuwsgesprek veel kapot maken, ook bij de mensen die achterblijven.
Het ontslaan heeft een grote impact op de direct betrokkenen. Maar ook op de rest van een organisatie heeft het een grote invloed. De wijze waarop een organisatie omgaat met verliezers (en reken maar dat iedereen ziet hoe jij dat doet!) bepaalt de sfeer voor jaren. Ontslag is meestal vervelend en helaas soms onvermijdelijk, maar een amateuristische benadering kan echt funeste gevolgen hebben voor het gehele bedrijf. Weet ook dat je beter één keer hard kunt ingrijpen dan drie keer half; hoewel het omgekeerde echt heel vaak voor komt. We geven enkele tips voor een slechtnieuwsgesprek.

Voorbereiding

Ga nooit onvoorbereid of nonchalant te werk, maar verdiep je en pak het gestructureerd aan. Dus blok je agenda en maak een strak tijdschema. De regel is dat de slechtnieuwsgesprekken eerst komen en gelijk daarna volgt een plenaire toelichting voor de achterblijvers. Bereid een gesprek per persoon voor en zorg dat er een ontslagbrief per medewerker gereed is. Een gesprek duurt circa tien minuten en wordt altijd door twee personen gevoerd. Schat op voorhand in hoe lang de medewerker nog nodig is voor (overdracht van) werkzaamheden. Trap niet in de valkuil, dat een slechtnieuwsgesprek alleen over ontslag gaat. Een wijziging van functie of outsourcing van de werkzaamheden, maar ook herplaatsing bij een andere werkgever ervaren medewerkers ook als slecht nieuws.
Dan het gesprek zelf; hou het kort en zakelijk.
Het gesprek is op te delen in een aantal fasen:
• Vertel het slechte nieuws (de klap uitdelen): geef een passende korte inleiding en vertel dan kort en helder waar het op staat. Geef een korte motivering in algemene bewoordingen (marktomstandigheden, bezuinigingstaakstelling opgelegd gekregen, keuzes maken noodzakelijk, keuze helaas op jou gevallen). Wat je zeker niet moet doen is de mededeling uitstellen of camoufleren, of de mededeling rechtvaardigen. Geef bovendien géén inkijkje in je afweging, in waarom je voor deze specifieke medewerker gekozen hebt. Dit leidt maar tot allerlei niet relevante discussies en meestal is de medewerker al verdoofd. En, het kan altijd nog in het volgende gesprek,
• Help bij de verwerking (maar hou het kort). Dus geef ruimte voor de emotionele reacties op het slechte nieuws (stiltes, knikken, samenvatten van de reactie; kortom uit de houding en mimiek moet begrip voor de emoties blijken). Geef desgevraagd nadere informatie (beperk je tot de hoofdlijnen), maar alleen als de medewerker tot luisteren in staat is. Mocht de medewerker het slechte nieuws gaan ontkennen of willen bediscussiëren (hetgeen nogal eens voorkomt), bevestig dan de emotie en herhaal de boodschap nogmaals. Wat je zeker niet moet doen is contra-agressie, de discussie aangaan of te snel de ontkenning willen doorbreken.
• Rond het gesprek af en zorg voor opvang. Maak bijvoorbeeld een vervolgafspraak. Wijs de medewerker op opvangmogelijkheden op kantoor. Geef de medewerker vandaag vrijaf en check of de betrokkene op eigen gelegenheid naar huis kan. Reik tenslotte de ontslagbrief met een eventuele kopie van het sociaal plan uit. Je zorgt altijd voor opvang van de medewerker door een collega (bijvoorbeeld de directiesecretaresse).

Vervolggesprek

Later is het beter mogelijk om het gesprek weer op te pakken. Dit vervolggesprek zal ook gaan over de beëindiging van de werkzaamheden, de opzegtermijn, richtdatum uit dienst, herplaatsingsmogelijkheden, beëindigingsvergoeding etc. Geef de ruimte om verhelderende vragen te stellen. Vertel de medewerker wat de opzegtermijn is die van toepassing is. Maak afspraken over aanwezigheid en (de overdracht van) werkzaamheden. Zorg ook voor een goede adminstratieve afhandeling van de ontslagen.
Het voorgaande lijkt op een standaardformule en dat is het ook wel. Er zijn maar weinig mensen die voor de vuist weg een dergelijk gesprek in kunnen gaan en eigenlijk is dat op de keper beschouwd ook niet respectvol of zorgvuldig. Een slechtnieuwsgesprek is nu eenmaal een mengeling van enerzijds kille zakelijkheid en anderzijds emotie. Maar beiden op het moment dat het nodig is. En het vergt altijd de volle aandacht van managers. Een slecht slechtnieuwsgesprek maakt meer kapot dan je lief is.
DubbelW consultancy
Hogeschool Utrecht/PRO6managers

Reageer op dit artikel