nieuws

De adviseur als kritische succesfactor

bouwbreed

De adviseur van de inschrijver aan de overkant van de tafel plantte zijn ellebogen op tafel en zei: “We hebben uw uitvraag bestudeerd, en vinden dat u die verder zou moeten uitwerken. Wij hebben een heel goede oplossing, maar zó kunnen we niet bepalen of die ook past op uw probleem.” Het aanbestedingsteam aan de andere kant van de tafel sloeg de armen over elkaar en zakte wat onderuit. “Op deze manier ga je van ons geen antwoord krijgen”, zag je ze denken. “Je hebt nog niet eens moeite gedaan om er achter te komen wat ons probleem écht is.”

Zomaar een willekeurige en herkenbare situatie tijdens een dialoog tussen een
inschrijver en een aanbesteder. Een insteek en een attitude waarvan je kunt
aanvoelen dat zij niet erg behulpzaam zijn als je de vraag van de klant moet
analyseren en moet zien te duiden. In het voorbeeld is tevens duidelijk dat hier
twéé partijen een negatieve rol spelen. Wat is de vraag áchter de vraag?
Analyseren en juist interpreteren van een open of functionele klantvraag wordt
in de toekomst een steeds vaker voorkomende uitdaging voor inschrijvers. Meer
overheden gaan over op een aanbesteding met functionele vraagspecificatie en
beoordelen op de economisch meest voordelige inschrijving (emvi).
Rijkswaterstaat heeft al het beleid in de toekomst zoveel mogelijk te beoordelen
op emvi. Deze wijze van uitvragen wordt daarbij dan ook terecht nog al eens
gecombineerd met een concurrentiegerichte dialoog; immers heeft ook de
aanbesteder er alle belang bij om klantvraag en aanbieding zo goed mogelijk op
elkaar af te stemmen.

Inleven

Niet de technische inhoud, maar soft skillszijn hierbij in eerste instantie
cruciaal. Niet slechts het kunnen bedenken van oplossingen, maar het vermogen
een goede verstandhouding met elkaar op te bouwen, je in te leven in de
wederzijdse belangen en de juiste gesprekstechnieken zijn hier onontbeerlijk.
Luisteren, samenvatten, doorvragen, daar komt het op aan voor de betrokken
partijen. Als traditionele ingenieur vind je hierin maar moeilijk je weg. Je
bent opgeleid en opgevoed in het aanbieden van oplossingen. Vragen stellen aan
de klant wat die nu eigenlijk voor probleem heeft, geeft je eerder het gevoel
dat je problemen aan het creëren bent die er niet zijn, dan dat je bezig bent
reëel bestaande problemen op te lossen. Wat heeft je technische opleiding je op
dat punt eigenlijk meegegeven? Als aanbesteder en inschrijver denk je goed na
over de samenstelling van je tenderteam; maar heb je jezelf daarbij ook de vraag
gesteld of je mensen in staat zijn met een open houding op zoek te gaan naar
wederzijdse belangen? Zijn ze bereid hun oplossing even aan de kant te zetten en
te luisteren naar wat de klant echt wil? Zijn ze in staat het toetsen van
oplossingen los te laten en te verruilen voor het helpen bij de probleemanalyse?
Kunnen ze negatieve sentimenten of stemmingen in een gesprek onderkennen en deze
in een positieve richting ombuigen? Hebben ze voldoende zelfreflectie om behalve
aan een inhoudelijke evaluatie van een dialooggesprek ook aandacht te besteden
aan de wijze waarop een gesprek verliep? Kent je team eigenlijk wel de juiste
verhouding tussen projectmanagers, technici, en adviseurs? Een assessment vooraf
zou waarschijnlijk niet misstaan. Het zijn vragen die in de nabije toekomst
vooral bepalend zullen zijn voor het vak van de technisch georiënteerde
adviseur, of hij nu bij een aannemer, aanbestedende instantie of advies- en
ingenieursbureau werkt. Advies- en ingenieursbureaus die zowel bij aanbesteders
als bij inschrijvers een ondersteunende rol spelen in aanbestedingstrajecten:
zijn uw mensen klaar voor deze uitdaging? Respectievelijk senior adviseur
contractering en projectmanagement en teammanager technisch proces management
bij advies- en ingenieursbureau DHV

Reageer op dit artikel
Lees voordat u gaat reageren de spelregels