nieuws

Scan neemt hele inkoopproces onder de loep

bouwbreed

Met de groeiende aandacht voor het onderwerp inkopen en aanbesteden is de integratie van beide elementen binnen de inkoopfunctie nu duidelijk aanwezig

Toch zijn er nog verschillen tussen opdrachtgevers. Als hulpmiddel voor
verdere ontwikkeling heeft Balance juridisch management een scan op inkoop- en
aanbestedingsbeleid opgezet, die specifiek decentrale overheden verder kan
helpen. Van oudsher werd de aandacht bij inkoop gevestigd op het punt van het
moeten voldoen aan de Europese aanbestedingsplicht. Het aanbestedingsbeleid was
dan een vertaling van die regels met een uitleg over de toepassing ervan. Het
Europese aanbesteden vloeit voort uit de Europese aanbestedingsrichtlijnen maar
ook uit de beginselen van het EG-verdrag. In het beleid werden de daarbij
behorende begrippen zoals transparantie, objectiviteit en non-discriminatie
verder uitgewerkt. Het handelen conform de wet- en regelgeving, de integriteit,
was een ander belangrijk aandachtspunt bij de beleidsregels. Dat betrof dan
zowel de integriteit van de organisatie als de integriteit van de leveranciers.
Ook de doelmatigheid kwam in die beleidsstukken prominent naar voren. In de
beleidsregels werd vastgelegd hoe met een doelmatige organisatie van de
aanbestedingen voordelen waren te halen. Kwantitatief (besparen op uitgaven of
betere kwaliteit), maar ook kwalitatief (betere inkooporganisatie). Met de
professionalisering van de inkoop bij de overheid werd de aandacht voor de
inkoopfunctie groter. De inkoopfunctie is in de praktijk heel verschillend
georganiseerd. Typerend voor de vorm daarbij is de vraag waar de besluitvorming
plaatsvindt. Dat kan centraal zijn in de organisatie, maar ook decentraal bij de
afdelingen/diensten. Het komt voor dat de inkoopfunctie bij de opdrachtgever is
georganiseerd afhankelijk van de soort opdracht. Bij complexe opdrachten moet
expliciete productkennis en inkoopkennis gecombineerd worden. De manier waarop
wordt ingekocht heeft gevolgen voor het op te stellen en toe te passen beleid.
Een centraal georganiseerde inkoop kent andere lijnen dan een decentraal
georganiseerde inkoop en dat vertaalt zich in verschil in beleidregels. De
inkoop- en aanbestedingsbeleidstukken die door decentrale overheden worden
opgesteld zijn nogal verschillend van opzet, doelstellingen en
gedetailleerdheid. Een standaardvorm is er eigenlijk niet en de doelstellingen
die opdrachtgevers hebben variëren. Het is belangrijk het beleid op orde te
hebben vanwege de rechtmatigheidstoets die de accountant op de jaarrekening van
de decentrale overheden verricht. Een ander belangrijk argument voor het hebben
van een actueel inkoop- en aanbestedingsbeleid is dat de rechter in procedures
overheden aan het door hen vastgestelde beleid houdt. Balance juridisch
management heeft als hulpmiddel een scan ontwikkeld voor het op orde brengen van
het inkoop- en aanbestedingsbeleid van decentrale overheden. Er zijn twee
mogelijkheden. De volledige scan neemt het gehele inkoopproces binnen de
organisatie onder de loep. Deze scan op het inkoop- en aanbestedingsbeleid
bestaat uit een vijftal stappen en start met het formuleren van de wensen van de
opdrachtgevers. In een gesprek worden de wensen bepaald en vastgelegd. Daarnaast
wordt de opdrachtgever verzocht een algemene vragenlijst te beantwoorden om
inzicht in de inkooporganisatie te krijgen. Aan de hand van de beschikbare
informatie wordt het vastgelegde beleid aan de hand van een honderdtal punten
doorgelicht. De scan richt zich op de hoofdonderwerpen: wettelijk kader,
doelstellingen en organisatie. Deze hoofdonderwerpen zijn ieder uitgesplitst in
deelonderwerpen. Zodoende ontstaat een gedetailleerd beeld van wat er al is en
wat er wordt gemist. Wat er wordt gemist kan bestaan uit harde voorschriften
(bijvoorbeeld onjuiste Europese drempelbedragen) of uit aandachtspunten die voor
het vormen van beleid relevant kunnen zijn (bijvoorbeeld aandacht voor regionaal
bedrijfsleven). Naast deze scan vinden er interviews plaats met betrokkenen,
zowel op bestuurlijk als op operationeel niveau. Op deze wijze wordt informatie
verzameld over de kennis, kunde en de cultuur binnen de organisatie. De
verzamelde informatie wordt in een concept- rapportage met aanbevelingen aan de
opdrachtgever voorgelegd ter beoordeling. Daarna wordt de rapportage definitief
gemaakt en kan worden gewerkt aan de implementatie.

Quickscan

Het scannen van het door de decentrale overheid gehanteerde inkoop- en
aanbestedingsbeleidsdocument alleen is de tweede mogelijkheid. Dit is een
quickscan waarbij het beleidsdocument op zichzelf wordt getoetst binnen de
aandachtsvelden juridisch kader, organisatie en doelstellingen, zoals hiervoor
beschreven. De quickscan geeft ook aan waar afwijkingen zijn gevonden in het
gehanteerde beleid en geeft voor de gevonden afwijkingen aanbevelingen die de
afwijkingen opheffen. Het bereik van de quickscan is (uiteraard) beperkter dan
van de volledige scan. Maatwerk wordt mogelijk door de uitgebreide bibliotheek
van checkpunten van beleid. Deze bibliotheek is opgebouwd op basis van vragen
van opdrachtgevers. Hierdoor is de scan een flexibel instrument geworden.
Inkoop- en aanbestedingsdocumenten verschillen sterk wat het bereik betreft en
daar wordt zo rekening mee gehouden. Het is geen strafpuntenlijst maar een
concreet hulpmiddel, waarbij het aanbesteden als een vorm van inkopen een
prominente plaats inneemt.

Armand Doggen
Kennismanager contractzaken
Balance Juridisch Management
Amsterdam
armanddoggen@balance.nl
www.balance.nl

Reageer op dit artikel
Lees voordat u gaat reageren de spelregels