nieuws

Inlichtingenproces tijdens de aanbesteding goed organiseren

bouwbreed

Op het moment dat een Europese aanbesteding start, is het van belang om het stellen van vragen en het geven van antwoorden goed te organiseren. Eenduidige aanspreekpunten vanuit de aanbesteder en een ingericht aanbestedingssecretariaat horen hierbij.

Ervaring leert dat een inlichtingenbijeenkomst aan te bevelen is, waar vanuit de aanbesteder de doelstellingen en verwachtingen nog eens helder uiteen gezet kunnen worden en geïnteresseerden vragen kunnen stellen.
Na de inlichtingenbijeenkomst zullen, afhankelijk van de complexiteit van de aanbesteding, veelal nog één tot twee informatierondes nodig zijn om alle vragen te kunnen beantwoorden die bij marktpartijen spelen. Des te helderder de gestelde inhoud van de selectieleidraad en het bestek wordt overgebracht, des te beter de kwaliteit van de ingediende offertes zal zijn. Investeer hier dus tijd in als aanbesteder.

Individuele inlichtingen

Nog maar incidenteel toegepast worden de individuele inlichtingen. Het gaat hierbij om het in een aanbesteding beantwoorden van commercieel vertrouwelijke vragen aan alleen die partij die de vraag gesteld heeft. Dit kunnen bijvoorbeeld vragen zijn die betrekking hebben op het toetsen van bepaalde oplossingen. Bij complexe functionele ICT- en vervoersvraagstukken worden de individuele inlichtingen bijvoorbeeld toegepast. Overigens geeft het ARW 2005 ook aan hoe om te gaan met het verstrekken van individuele inlichtingen.
In het bestek wordt in dit geval gemeld dat deze vragen door de aanbesteder worden beoordeeld op commerciële vertrouwelijkheid. Is men van mening dat er geen commercieel vertrouwelijke elementen aan de orde zijn, dan wordt teruggekoppeld dat de vraag als openbare vraag behandeld wordt wanneer de vraag ingediend blijft. Men dient zich hierin altijd terdege bewust te zijn van het risico dat de aanbesteding kan gaan wijzigen, voor wat betreft inhoud en contractvoorwaarden.
In de eerdergenoemde marktconsultatie wordt nog vrijblijvend met partijen gesproken, waarbij de verkregen input kan verschillen. Een alternatief is om in een niet-openbare procedure, na het uitvoeren van de preselectie met de geselecteerde partijen een consultatiefase in te bouwen om het Programma van Eisen (PvE) en conceptcontract ter toetsing voor te leggen en individueel te bespreken. Op basis van de verkregen input wordt vervolgens het definitieve PvE en conceptcontract opgesteld en als basis gebruikt voor de offertefase.
In de praktijk leidt dit tot zeer goede resultaten. Er worden in de offertefase beduidend minder maar wel kwalitatief betere vragen gesteld en inschrijvers hebben effectief veel meer tijd om een goede offerte op te stellen. In ICT-aanbestedingen en diverse uitbestedingen wordt deze tussentijdse consultatie al geregeld toegepast.

Dialoog

Met de komst van het Bao is ook de concurrentiegerichte dialoog als aanbestedingsprocedure geïntroduceerd. Zoals bekend mag deze procedure worden toegepast in het geval het objectief gezien onmogelijk is vooraf de technische specificaties, juridische en/of financiële voorwaarden op te stellen. Deze procedure biedt de mogelijkheid om met een aantal (uit de preselectie) geselecteerde marktpartijen in ‘dialoog’ te gaan voorafgaand aan de offerteronde. Voorbeelden van onderwerpen in de dialoog zijn de mogelijke technische oplossing(en) en het beprijzen van risico’s.
Voordat deze dialoog start dient de aanbesteder zelf de basis voor de gesprekken te leveren. Dit is veelal een set van minimale uitgangspunten vanuit inhoud, risicoverdeling en betalingsregime, en de wensen ten aanzien van het op te lossen vraagstuk en aanwezige ruimte. De dialoog dient om één en ander verder in te vullen. Het volgen van een concurrentiegerichte dialoog betekent overigens niet onbeperkte vrijheid van handelen. Integendeel, het goed uitvoeren van een dergelijke procedure, vergt een zeer zorgvuldige aanpak en de juiste competenties, aan beide zijden van de tafel.
Zodra het contract gesloten is gaat de contractuitvoering in. Vreemd genoeg is dit een fase waar aanbesteders nog relatief weinig aandacht wordt gegeven: de fase van het leveranciers- en contractmanagement. Zeker voor die contracten die een meerjarige doorlooptijd hebben, zoals ingenieursdiensten, architecten of afspraken met bijvoorbeeld kennisinstituten, is het van belang vanuit de aanbesteder een goede relatie te onderhouden. Niet alleen om de dagelijkse uitvoering aan te sturen, maar ook om op tactisch en strategisch niveau te monitoren of de verwachte prestaties geleverd worden en waar bijsturing nodig is en of innovatie mogelijk is. De wijze waarop de contacten worden onderhouden, kan onderdeel zijn van het programma van eisen.

Professioneel

Het onderhouden van relaties is niet alleen van belang richting de gecontracteerde marktpartijen. Relevant is ook contacten te onderhouden met markten en marktpartijen die juist niet zijn gecontracteerd, om voeling te houden met nieuwe inhoudelijke mogelijkheden en nieuwe toetreders. Deze elementen zijn immers weer input voor het bepalen van de marktbenadering voor nieuwe aanbestedingen die zich op eenzelfde markt afspelen.
Er zijn dus tal van mogelijkheden om als aanbesteder op een professionele wijze contacten te onderhouden met marktpartijen: een onmisbaar onderdeel in de invulling van goed opdrachtgeverschap. Overzie de mogelijkheden en maak de juiste keuzes; het heeft een positief effect op de verwachte aanbestedingsresultaten.

Hoe om te gaan met marktpartijen (2)

In twee artikelen gaan Rinke Meijer en Jan-Pieter Papenhuijzen in op de verschillende mogelijkheden die een aanbesteder heeft om op een proactieve en gestructureerde wijze met diverse marktpartijen om te gaan, zonder in aanbestedingsrechtelijke problemen te komen. Mogelijkheden die bijdragen aan het realiseren van allerlei doelstellingen, zoals duurzaamheid en innovatie.
Het eerste artikel ging over de fasen voorafgaand aan de aanbesteding (marktstimulatie en marktconsultatie). In dit tweede artikel komen de fasen daarna aan bod, met daarin de (individuele) inlichtingen, de consultatie na de preselectie, de concurrentiegerichte dialoog en de contractfase.

Reageer op dit artikel
Lees voordat u gaat reageren de spelregels