nieuws

Aanbesteden via micropercelen verdient na volging

bouwbreed Premium

De innovatieve Europese aanbesteding voor gladheidsbestrijdingsdiensten in micropercelen waarmee de provincie Gelderland medio februari 2008 begon (zie ook de Cobouw van 4 oktober), kan volgens Peter Arts en Koen Idzenga veel toegevoegde waarde hebben voor andere aanbesteders. In dit artikel gaan zij daarom gedetailleerd in op de doelstellingen van de provincie Gelderland en de manier waarop deze zijn gerealiseerd.

De provincie Gelderland was zeer tevreden met de ‘oude’ wijze van uitvoering van de gladheidsbestrijding. Met ongeveer vijftig veelal kleine, lokale transporteurs kon de provincie al jaren rekenen op grote betrokkenheid en inzet om in de wintermaanden op de provinciale wegen de gladheid te bestrijden. De communicatie verliep soepel door het directe contact met de uitvoerders. En in de uitzonderlijke gevallen dat er een probleem was met een aannemer, was de impact hiervan slechts beperkt, omdat door het grote aantal contracten de andere delen van de provincie gewoon werden gestrooid. De afhankelijkheid van één of enkele partijen was dus beperkt. Gegeven het totale inkoopvolume werd met het onderhands gunnen van de contracten echter niet voldaan aan de Europese aanbestedingsrichtlijnen. Daar moest verandering in komen.
De doelstellingen voor het projectteam waren duidelijk: de contracten moesten netjes aanbesteed worden volgens de Europese aanbestedingsregels, met behoud van de goede aspecten van de bestaande situatie. Daarbij werd nog als randvoorwaarde gesteld dat de provincie Gelderland het belangrijk vindt, in lijn met de doelstellingen van de rijksoverheid, dat het MKB niet wordt vergeten. Alle partijen, groot en klein, moesten dus kunnen deelnemen aan deze Europese aanbesteding.
Om de aanbesteding voor alle partijen toegankelijk te maken, koos de provincie ervoor om de opdracht in (voor gladheidsbestrijding logistiek verantwoorde) kleine (micro)percelen te verdelen, tot functionele werkeenheden. De provincie Gelderland kent voor 1200 kilometer provinciale weg (en even zoveel fietspaden) in totaal 97 verschillende strooiroutes met een lengte variërend tussen de 45 en 100 kilometer. Elke strooiroute werd één perceel. Daarnaast werden nog 12 percelen gedefinieerd voor het vullen van de strooiers met een shovel op de 12 steunpunten. In totaal resulteerde dit in 109 percelen. Iedereen met één voertuig kon dus al inschrijven.
Veel aandacht heeft de provincie ook besteed aan het begrijpelijk maken van het fenomeen Europees aanbesteden. Grotere partijen zijn bekend met Europees aanbesteden, maar de kleinere partijen, waar de provincie zich evenzeer op richtte, meestal nog niet. Door middel van een breed aangekondigde voorlichtingsbijeenkomst moest ook deze doelgroep bereikt worden. Dit is gelukt. Meer dan 100 belangstellenden waren uiteindelijk aanwezig.

Drempel

Naast de bekendheid van Europees aanbesteden, zijn ook de complexe procedures en het vele papierwerk bij inschrijven vaak een drempel voor partijen om deel te nemen. Ook hier heeft de provincie aangedacht aan besteed. Naast het normale bestek was er een verkort bestek beschikbaar gesteld van slechts enkele pagina’s, met daarin overzichtelijk weergegeven wat er van de inschrijvers werd verwacht. Vervolgens hoefden inschrijvers slechts één formulier van twee pagina’s in te vullen, één eigen verklaring te ondertekenen en in een tabel de prijzen te noteren voor de percelen waar ze op in wilden schrijven. Alle formulieren konden eenvoudig uit het bestek worden gescheurd.
Behalve de toegankelijkheid was ook de risicospreiding een belangrijke doelstelling. Om deze doelstelling te realiseren heeft de provincie het aantal strooipercelen dat één inschrijver kon winnen gemaximeerd op zes percelen. Met deze randvoorwaarde was de risicospreiding gegarandeerd met minimaal 18 leveranciers (109 percelen/6) en maximaal 109 leveranciers.
Het was inschrijvers overigens toegestaan om op meer percelen in te schrijven dan de zes die ze maximaal konden winnen. Dit moest als randvoorwaarde worden opgenomen in de inschrijving. Zelfs als een leverancier maar 1 perceel wilde winnen, kon op alle 109 percelen worden ingeschreven. Op die manier werden hun kansen om één perceel te winnen dus aanzienlijk vergroot.
Om uiteindelijk tot de voor de provincie meest optimale oplossing te komen, is de totale aanbesteding beoordeeld op de laagste prijs over het totaal van de percelen heen. Daarbij werd over alle percelen vastgesteld welke perceel/leverancier-combinatie de laagste totaalprijs opleverde én tegelijkertijd aan de gestelde randvoorwaarden voldeed. Omdat dit met 109 percelen en 47 inschrijvers onmogelijk ‘handmatig’ te bepalen is, is hiervoor de methodiek van lineair programmeren gebruikt. Dit is een wiskundige methode die veel gebruikt wordt bij optimalisatievraagstukken, in dit geval dus het minimaliseren van de totale kosten over alle percelen heen.
De provincie Gelderland heeft met de aanbesteding in micropercelen al haar doelstellingen gerealiseerd, binnen de kaders van de Europese aanbestedingsrichtlijnen. In totaal schreven 47 partijen in op 100 van de 109 percelen. Acht andere percelen konden helaas niet worden gegund als gevolg van de randvoorwaarden die de leveranciers gesteld hadden met betrekking tot het aantal percelen dat ze maximaal wilden winnen. Uiteindelijk hebben 44 partijen één of meer percelen via de aanbesteding gewonnen. Voor de 17 niet gegunde percelen (9+8), zijn via een onderhandelingsprocedure partijen gecontracteerd. De kosten voor de provincie zijn nagenoeg gelijk gebleven ten opzichte van voorgaande jaren. Tussen de leveranciers zaten veel partijen (uit de omgeving) die al eerder voor de provincie de gladheid bestreden, maar er was ook een redelijk aantal nieuwkomers.

Positief

Geconcludeerd kan worden dat het aanbesteden in micropercelen heeft gewerkt. Zowel de provincie als ook de marktpartijen staan positief tegenover deze innovatieve vorm van aanbesteden. Gezien het succes van de aanbesteding is het denkbaar dat de provincie meer aanbestedingen gaat uitvoeren met behulp van micropercelen. De methode biedt veel potentieel, ook op andere gebieden zoals bijvoorbeeld het onderhoud van panden, schoonmaak van gebouwen, maaien van bermen etc. Gebieden die ook voor menige andere aanbesteder relevant zijn! En de maatregelen om de toegankelijkheid te vergroten, zoals een aanvullend vereenvoudigd bestek en de eenvoudige wijze van inschrijven, zijn voor nog veel meer aanbestedingen toepasbaar. Hiermee wordt elke marktpartij een plezier gedaan.
PIANOo heeft een handleiding ontwikkeld voor het aanbesteden in micropercelen. Deze is vrij te downloaden via de website www.PIANOo.nl.

Reageer op dit artikel