nieuws

Tijdstip van aanbesteding: 11.00 uur = 11.00 uur

bouwbreed

Het tijdstip van aanbesteding moet er voor zorgen dat alle inschrijvers op een juiste wijze zijn geïnformeerd en dat geen sprake mag zijn van bevoordeling door welke procedure-handeling dan ook. Zorg dragen voor een correct verloop van de zitting is voor alle partijen van groot belang, niet in de laatste plaats voor de aanbesteder. Een aanbesteder heeft er het grootste belang bij om zowel inhoudelijk als feitelijk/technisch de juiste informatie te verstrekken.

Het tijdstip van aanbesteding moet er voor zorgen dat alle inschrijvers op een juiste wijze zijn geïnformeerd en dat geen sprake mag zijn van bevoordeling door welke procedure-handeling dan ook. Zorg dragen voor een correct verloop van de zitting is voor alle partijen van groot belang, niet in de laatste plaats voor de aanbesteder. Een aanbesteder heeft er het grootste belang bij om zowel inhoudelijk als feitelijk/technisch de juiste informatie te verstrekken.
Procedures, procedures en procedures. Aanbesteden is een apart wereldje. De opdrachtgever wil een bepaald werk op de markt zetten en wil dat doen tegen de laagste prijs en met het hoogste resultaat. Dus hij gaat aanbesteden. Maar dat kan zomaar niet. Er zijn regels. En er zijn vele regels. UAR 1968, UAR 2001, UAR-EG 1991, Bao, Europese aanbestedingsreglementen, ARW 2004, ARW 2005 en de apotheose volgt (waarschijnlijk) in dit nieuwe jaar (realiteitszin is echter 2008): de Aanbestedingswet.

Reglement

Een werk moet worden aanbesteed. Daarvoor is een bestek noodzakelijk en het schrijven van een bestek is een apart vak. Eenmaal geschreven wordt het kritisch door een aanbestedende dienst beoordeeld en “op de markt gezet”. Om dat gehele proces goed te doorlopen, is een intensieve begeleiding van aanbestedende dienst, projectleider, schrijver van bestek, calculator en bedrijfsjurist noodzakelijk. Er wordt een reglement gekozen om ook de procedure voor alle betrokkenen helder en inzichtelijk te maken en te houden. De projectleider zorgt voor afstemming van alle betrokkenen en zorgt ook voor de benodigde publicatie. In al die publicaties wordt kenbaar gemaakt welk reglement van toepassing is en waar de inschrijver rekening mee moet houden.

Protocol

Als uiteindelijk de aanbestedingszitting plaats heeft, gaat de benoemde aanbestedingscommissie de zitting organiseren en handelt conform het vastgestelde ‘protocol’! In de advertentie/publicatie en bestek is kenbaar gemaakt dat de openbare aanbestedingszitting om 11.00 uur gaat plaatshebben. De zaal zit vol en de aanbestedende dienst is tevreden met de opkomst en dus ook met de concurrerende inschrijvers/aannemers. De aanbestedingskist staat voor de deur van de zaal en de voorzitter komt om 10.59 uur met de aanbestedingskist in de hand de zaal binnen. Hij heet iedereen welkom en tijdens zijn welkomstwoord wordt nog een envelop in de aanbestedingskist gedaan. Eén van de aanwezigen merkt op dat het na elven is en de zitting gaat gewoon verder.
Tussen partijen (aanbesteder en {de 2e inschrijver) ontstaat een verschil van mening en de verzoeker formuleert in zijn memorie van eis bij de Raad van Arbitrage voor de Bouw, om het werk niet aan de laagste inschrijver te gunnen op straffe van 1 miljoen euro, nu blijkt dat de laagste inschrijver degene was die tijdens het welkomstwoord van de voorzitter alsnog een envelop in de aanbestedingskist had gedaan.
De Raad van Arbitrage wordt ingeschakeld, advocaten worden benoemd (en betaald), medewerkers van aannemers en aanbesteder worden ingeschakeld en de zitting (spoedarbitrage) kan beginnen. De zitting heeft – op verzoek van de eiser – plaats, circa 6 maanden na de aanbestedingszitting. In totaal circa 15 à 20 personen, inclusief de Raad van Arbitrage.
Het scheidsrechterlijk vonnis van 8 november 2006 van Raad van Arbitrage motiveert de uitspraak. Uitgebreid wordt ingegaan op de relevante regelgeving, in casu het Uniform aanbestedingsreglement 1986 (UAR 1986). Zo geeft artikel 11, lid 6 UAR 1986 aan “het inschrijfbiljet mag tot het tijdstip van de aanbesteding in de bus worden gedeponeerd”, maar – zo vervolgt de RvA – er mag natuurlijk geen situatie ontstaan dat de inhoud van zijn aanbieding kan worden herzien! Hoe lang het tijdstip van 11.00 uur duurt, zo gaat de RvA verder, is niet relevant, het is maar een moment. Op het moment dat het 11.00 uur wordt, is de periode, waarin aanbiedingen kunnen worden gedaan, verlopen. Het is in beginsel aan de aanbesteder te bepalen op welk moment het “het tijdstip van aanbesteding” aangebroken is. De RvA gaat uitgebreid in op de casuïstiek van die aanbesteding en vermeldt zelfs dat de (gepasseerde) inschrijver een zeer nauwkeurig horloge om had. Achteraf bleek dat dit horloge satelliet aangestuurd wordt! De aanbesteder heeft nog naar voren gebracht dat Transparant, Openbaar en Non-discriminatoir de aanbestedingszitting is verlopen. Hierop is niet expliciet door de Raad van Arbitrage ingegaan, maar het tegendeel is niet gebleken.
Arbiters oordelen dat de inschrijving van de (laagste) aannemer in het tijdstip van 11.00 uur heeft plaatsgevonden en dat is voldaan aan het vereiste van artikel 11 lid 6 UAR 1986.

Jurisprudentie

Een proces voeren van maanden voor de juiste spelregels is vanuit de betrokken partijen een belangrijke zaak en daar bestaat (ook over het aanvangstijdstip) veel jurisprudentie over. In dit geval was sprake van advocaten en marktpartijen die in een procedure waren betrokken waarvan tijdens de zitting van de Raad van Arbitrage door advocaten werd gezegd: “waar zitten wij hier voor bij elkaar?”
De Aanbestedingswet is nabij, laten wij hopen dat de praktijk van het aanbestedingsrecht er baat bij heeft zonder de maatschappelijke tendens: ‘aanbestedingsrecht is Lawyers paradise’.
Mr. Jan-Dirk van Arkel
Bedrijfsjurist bij de sector Realisatie van de dienst Stedelijke Ontwikkeling en Beheer van de gemeente Eindhoven jd.van.arkel@eindhoven.nl

Reageer op dit artikel
Lees voordat u gaat reageren de spelregels