nieuws

Afsprakenstelsel VISI levert tijdwinst

bouwbreed

Vijf opdrachtgevers gaan papieren rompslomp op projecten terugdringen door de invoering van VISI. ProRail heeft al goede ervaringen bij de verdubbeling van het spoor tussen Vleuten en Utrecht, waar VISI wordt toegepast voor het verwerken van de wijzigingen op het contract.

Bij het werk wordt over een afstand van 7 kilometer de tweesporige spoorbaan op maaiveldhoogte vervangen door een viersporige hoog gelegen spoorbaan. De uitvoering is in maart 2005 begonnen en moet in 2010 gereed zijn. Het werk wordt uitgevoerd door de aannemerscombinatie Vlark die het werk volgens een design & construct contract heeft aangenomen.
Het gebruik van VISI bij het werk geldt voor opdrachtgever ProRail als een pilot. Contractmanager Frank de Haan: “ProRail wil de grip op de uitvoering versterken en VISI kan daarbij een belangrijk hulpmiddel zijn.” Na een bezoek in 2004 aan het bouwproject Nesselande waar de gemeente Rotterdam met VISI werkte, besloot De Haan ook het experiment aan te gaan. “VISI is een vastgestelde manier van uitwisseling van gegevens”, legt De Haan nog maar eens uit. “Het draait er om de juiste informatie in de vorm van gestandaardiseerde berichten op het juiste moment bij de juiste projectpartner te krijgen.”
Voor het versturen van deze berichten wordt gebruik gemaakt van een computersysteem waarin voor alle rollen de berichten zijn aangemaakt. Daarin staat in kernbegrippen, waar het om gaat, en om welk onderdeel van het bestek. Ook kunnen, bijlagen worden toegevoegd, zoals tekeningen, offertes of foto’s. Al deze zaken worden ook meteen in het systeem bewaard, zodat automatisch een archief wordt opgebouwd en iedereen altijd toegang heeft tot de laatste actuele documenten.”
Bij de spoorverdubbeling Vleuten-Amsterdam Rijnkanaal wordt VISI toegepast voor de verwerking van wijzigingen op het contract. “Om het overzichtelijk te houden, hebben we ons bewust beperkt tot één onderdeel”, stelt de contractmanager. Probeer je direct alle onderdelen van het bouwproces via VISI te laten verlopen, dan weet je bij voorbaat dat het mislukt.”

Bugs

VISI werd ingevoerd nadat de uitvoering van het project al was begonnen. Maar dat vormde volgens De Haan geen enkel probleem. “We zijn gewoon begonnen met een nieuwe nummering. Wel nam de implementatie meer tijd in beslag dan we van tevoren hadden geschat. Medio 2005 besloten we om volgens de systematiek van VISI te gaan werken en pas in februari 2006 konden we daadwerkelijk aan de slag en waren alle bugs en fouten uit het systeem gehaald. Met name het opstellen van het VISI-raamwerk kostte tijd.”
Toen die hobbel genomen was konden alle contractwijzigingen volgens VISI worden verwerkt. Het betrof de melding van de wijziging, de eventuele offerte, de daarbij horende gereedmelding en de prestatieverklaring.
Volgens De Haan werkt het ontzettend snel. Voorheen werd op de melding van de aannemer aan de contractmanager van een wijziging op het contract eerst een formulier ingevuld. “Dat werd door de administratie van de directie ingeboekt en dan naar mij en de contractmanager doorgestuurd. Ik stuurde het door naar de uitvoerdersbegeleiding, die het weer moest terugrapporteren. Vervolgens liet ik het via de administratie weer terugmelden bij de projectleider. Dat kostte heel veel tijd, waarbij ook nog eens een eindeloze reeks kopieën van stukken werd gemaakt.”
Nu verloopt alles via het computersysteem. Iedereen die op de hoogte moet zijn van de betreffende wijziging, kan met een druk op de knop worden benaderd, met de juiste informatie. De wijzigingen kunnen direct worden doorgestuurd naar de betrokken personen. Dat maakt de behandeltijd een stuk korter. Ook het eindeloos kopiëren en rondsturen van papier wordt er mee voorkomen.”
Dat levert niet alleen veel minder papieren rompslomp op – tot nu toe zijn er al zo’n vierhonderd wijzigingen op het contract – maar ook voorkomt het dat de projectpartners met verkeerde versies van tekeningen en andere stukken werken. Omdat alle wijzigingen in het systeem worden bijgehouden, beschikt iedereen nu over dezelfde informatie, die ook nog eens up-to-date is. En dat voorkomt veel eindeloze discussies over versies.”

Hanzelijn

De Haan stelt dat het voorwerk een belangrijke succesfactor van het werken met VISI is. “Je moet heel duidelijk in kaart hebben welke transacties gemoeid zijn met het proces dat je volgens VISI wilt uitvoeren. En je moet de juiste personen de juiste rollen geven, waarbij je er ook op moet letten dat iemand niet te veel rollen toebedeeld krijgt. Als je dat eenmaal hebt gedaan, dan heb je een perfect werkend systeem.”
Inmiddels bouwt De Haan aan een uitbreiding van het systeem. Zo heeft hij nu de mogelijkheid om de termijnbetalingen via VISI te laten verlopen en is er een module ingebouwd waarmee hij rapportages kan genereren over bijvoorbeeld de hoogte van de bedragen die zijn gemoeid met de wijzigingen op het contract.

Olievlek

Eind vorig jaar besloten vijf grote opdrachtgevers VISI te gaan voorschrijven bij de uitvoering van grote projecten. Het zijn Rijkswaterstaat, de Dienst Vastgoed Defensie, de Rijksgebouwendienst, ProRail en Gemeentewerken Rotterdam. Ze implementeren een geautomatiseerd systeem dat alle afspraken vastlegt die in de uitvoeringsfase worden gemaakt. Op de beurs Infratech sprak voorzitter Hans Nijssen van de VISI-raad dat hij ervan uitgaat dat het besluit werkt als een olievlek voor het systeem.
De invoering vindt in fases plaats. In 2007 voeren de opdrachtgevers een gedeelte van hun gww-projecten, die op basis van de UAV89 in de markt worden gezet, uit met VISI. Op die manier kunnen de eigen organisaties en hun bouwpartners wennen aan deze vorm van communicatie.
Vanaf 2008 wordt VISI in alle UAV89 projecten verplicht. Voor de b&u geldt 2008 als introductiejaar; daar geldt de verplichting vanaf 2009. Verwacht wordt dat vanaf medio 2007 ook de contractvorm UAVgc zal worden geïntroduceerd.

Reageer op dit artikel
Lees voordat u gaat reageren de spelregels