nieuws

Aanbesteding in b&u moet op de schop

bouwbreed

De afschaffing van het oude systeem van rekenvergoedingen en het verbod op vooroverleg blijven de gemoederen in de bouw nog steeds bezighouden. Popke Alkema, zelf calculator bij een bouwbedrijf, stelt een aantal maatregelen voor om de calculatiekosten voor de aannemer te verminderen, en de aanbesteder de kosten beter in de hand te laten krijgen.

Calculatiekosten zijn voor bouwbedrijven een aanmerkelijke kostenpost (ter indicatie ongeveer 2 procent van de omzet, of 25 procent van de algemene kosten). Het oude systeem van rekenvergoedingen is afgeschaft (na verbod door de EU) en ook alle onderlinge afspraken zijn verboden; dit waren systemen om de gemaakte calculatiekosten bij de opdrachtgever/aanbesteder neer te leggen.

Hoewel in het Uniform Aanbestedingsreglement 2001 (UAR) wel een vergoeding van calculatiekosten is voorzien, wordt in 99,9 procent van alle werken geen rekenvergoeding betaald aan de inschrijvers door uitsluiting van de artikelen 42 en 43 uit het UAR.

Natuurlijk worden de calculatiekosten wel betaald, zolang er maar werk uitgevoerd wordt waaraan alle algemene kosten toegerekend zijn. Iedere opdrachtgever betaalt dus mee aan de aanbestedingskosten van werken waarop de laagste aannemer heeft ingeschreven maar niet de opdracht heeft gekregen.

Opdrachtgevers vragen graag zoveel mogelijk inschrijvers/aannemers, omdat hij toch geen rekenvergoeding hoeft te betalen.

Bezuinigingen

Hoewel vaak door informatie van onderaannemers en leveranciers wel bekend is hoeveel mededingers er zijn, zal de (laagste) aannemer bij zijn inschrijving waarschijnlijk geen rekening houden met het aantal inschrijvers en met zijn statistisch hogere calculatiekosten bij een hoger aantal mededingers. Zolang er nog meer capaciteit bij de aannemer(s) is dan de orderportefeuille(s), zal de aanbesteder de laagste prijs krijgen van het werk behorend bij de aanbestedingsstukken.

Helaas blijkt het regelmatig voor te komen, dat het werk overeenkomstig zijn aanbestedingsstukken boven de begroting ligt. De laagste inschrijver wordt dan gevraagd om bezuinigingen door te voeren. Het komt daarbij regelmatig voor, dat er tussen de inschrijvers minimale verschillen (minder dan 1 procent) zijn en dat er enorme bezuinigingen (groter dan 10 procent) doorgevoerd moeten worden om binnen het budget te komen.

In feite is de aanbesteding dan alleen een selectiemethode om een aannemer te kiezen. De uiteindelijke kosten kunnen veel hoger komen te liggen, dan wanneer het bestek met de bezuinigingen erin verwerkt zou zijn aanbesteed.

Hoe kunnen de calculatiekosten omlaag en hoe krijgt de aanbesteder de kosten beter onder controle:

1. De aanbesteder/opdrachtgever moet ook zelf een calculatie laten maken. Fouten en onduidelijkheden in de bestekstukken worden er uitgehaald voordat de inschrijvers/aannemers hun stukken krijgen.

2. De aanbesteder/opdrachtgever moet zelf belangrijke offertes aanvragen bij de in het bestek genoemde leveranciers en van de belangrijkste onderdelen. De aannemers kunnen de in het bestek genoemde leveranciers vragen om toezending van de offerte, zonder eerst tekeningen toe te zenden naar diverse leveranciers in de hoop tijdig een juiste offerte te krijgen.

3. De aanbesteder/opdrachtgever is verantwoordelijk voor de juistheid en volledigheid van de offertes, voor wat betreft de afstemming op het bestek. Het blijkt vaak dat er in het bestek materialen van leveranciers omschreven worden, die niet passen bij de toepassing, te grote overspanningen.

4. Een verdere stap kan zijn om de hoeveelhedenstaten mee te zenden aan de aannemers. Verschil kan dan nog worden gemaakt in verrekenbare hoeveelheden of indicatieve hoeveelheden. Bij indicatieve hoeveelheden moet de inschrijver zelf de hoeveelheden controleren. Bij verrekenbare hoeveelheden moet de laagste inschrijver de hoeveelheden controleren en akkoord verklaren, of om verrekening vragen indien de opgegeven hoeveelheden te laag zijn.

5. Het zou wenselijk zijn indien de aanbesteder/opdrachtgever gelijktijdig met de inschrijving, ook zijn begroting in een gesloten enveloppe doet en overhandigd aan de laagste inschrijver.

Op grond van de begroting van de opdrachtgever, moet de (laagste) inschrijver de vrijheid krijgen om van het werk afstand te doen, bijvoorbeeld als de begroting meer dan 10 procent afwijkt van zijn begroting.

De opdrachtgever behoudt de begroting van de laagste inschrijver.

De aanbesteder/opdrachtgever of zijn architect moet deze deskundigheid wel kopen of op andere wijze verkrijgen. Misschien kan hij ook één aannemer vragen of hij een raming wil maken, de fouten en onvolkomenheden in het bestek wil opsporen, uit zijn naam alvast offertes van belangrijke onderdelen uit het bestek wil opvragen, (bijvoorbeeld ook de installaties, het glas- en schilderwerk, de puien, de gevelbekledingen, de prefab onderdelen).

Calculatiebureau

Een andere oplossing voor de inschrijvers kan zijn om één calculatiebureau in te schakelen, die daarna probeert meerdere inschrijvers te vinden en zo via een pool-begroting de kosten per inschrijver te verlagen.

Er zijn nu reeds onderaannemers/leveranciers die hun offerte baseren op de hoeveelheden en offerteomschrijvingen die door één calculatiebureau gemaakt zijn. Om dit te voorkomen is het noodzakelijk, dat de aanbesteder/opdrachtgever zelf de calculatie vereenvoudigd en de inschrijver zich kan beperken tot zijn eigen beoordeling van de uitvoeringskosten, uitvoeringsmethodiek, uitvoeringsduur en projectorganisatie, alles op basis van de voorwaarden van bestek.

Popke Alkema

�Inschrijver moet vrijheid krijgen afstand te doen�

Reageer op dit artikel
Lees voordat u gaat reageren de spelregels