nieuws

‘Verdeel en beheers’

bouwbreed Premium

Soms zijn interfaces tussen twee contracten binnen één project relatief simpel te definiëren en vast te leggen in een paar A4’tjes en een tekening. Bij meer complexe interfaces binnen een project is er na het vaststellen van de locatie van een contract interface (ook) voor de opdrachtgever nog een lange weg te gaan.

Zo zullen er naar verwachting bij het project Amsterdam Zuidas een groot aantal complexe contract interfaces ontstaan. Daar worden immers door een aantal verschillende contractanten casco tunnels gebouwd, wegen, spoorlijnen en metrolijnen door die tunnels aangelegd, en weer andere contractanten zullen die tunnels gebruiken als fundering voor het vastgoed dat daar bovenop zal worden gerealiseerd. Elk van die interfaces moet tot in detail worden uitgewerkt, overeengekomen en contractueel worden vastgelegd. (Dit komt aan de orde in deel 3 van dit drieluik)
In dergelijke complexe interface situaties heeft Movares goede ervaringen met een aanpak waarbij per interface een werkgroep van beide contractanten wordt ingesteld, onder voorzitterschap van een interface manager van de opdrachtgever. In die werkgroep wordt de interface uitgewerkt, inclusief de wijze waarop zal worden aangetoond dat deze correct werkt. De opdrachtgever kan er dan tevens voor zorgen dat bij die uitwerking zijn projectdoelen niet in gevaar komen.
Wat te doen als nog niet alle delen van het project gecontracteerd zijn
Als een groot project wordt opgeknipt in een aantal contracten, zullen die contracten in de regel niet allemaal tegelijk op de markt worden gebracht. Dit leidt ertoe dat interfaces tussen twee contracten moeten worden uitgewerkt, terwijl één van de twee contractpartijen nog niet bekend is. In dat geval zal de opdrachtgever de rol van de nog ontbrekende partij moeten spelen en aannames moeten doen voor de wensen en eisen van de toekomstige tweede contractpartij.
Zo’n aanpak brengt belangrijke risico’s met zich mee: de tweede contractpartij dient zich namelijk te conformeren aan de eerder door de opdrachtgever gedane aannames. Dit zal zeker leiden tot een financiële risicoreservering in de prijs van de tweede contractpartij. En mochten er verderop in het proces problemen ontstaan rond de interface tussen beide contracten, dan ligt het voor de hand dat de tweede contractant “door de opdrachtgever gemaakte en aan ons opgelegde keuzes” aanwijst als de oorzaak. Het is dan weer aan de opdrachtgever om aan te tonen dat zijn inbreng niet de oorzaak van de problemen is.
Om deze risico’s te minimaliseren, dient de opdrachtgever over een grote technisch inhoudelijke deskundigheid te beschikken op de vakgebieden waar de interface betrekking op heeft. Daarnaast dient er, zoals in deel 3 van dit artikel wordt beschreven, in het contract expliciet aandacht te worden besteed aan de wijze waarop de contractant eerder gedane aannames en uitgangspunten van de opdrachtgever moet onderschrijven en overnemen.
Aanpak van de testfase
Vanzelfsprekend dient elke contractant aan te tonen dat het door hem gerealiseerde deel van het project voldoet aan de gestelde eisen. Daarmee is echter nog niet vastgesteld dat het geheel van de eindproducten van de diverse contracten ook voldoet aan de gestelde eisen. Daarom zal er voorafgaand aan de indienststelling van het project een System Integration Test (‘SIT’) moeten worden gehouden. Deze SIT richt zich met name op de samenwerking tussen de diverse gecontracteerde delen.
Het zal duidelijk zijn dat de opdrachtgever verantwoordelijk is voor de opzet en uitvoering van deze test, waarbij hij ook de diverse contractanten inschakelt. Hierbij zijn de volgende aandachtspunten van belang:
Test de interfaces tussen twee contracten zo vroeg mogelijk; vaak kan dat al aansluitend op de eigen tests van de tweede contractant. Zo kan worden voorkomen dat alle contractoverschrijdende tests pas aan het einde van het project worden gehouden.
In bepaalde gevallen kan een contractant zijn eigen werk pas volledig testen nadat andere contracten binnen het project zijn afgerond. Zo zal een contractant die een spoorbrug ontwerpt en bouwt, pas definitief kunnen aantonen dat die brug voldoet aan de eisen op het gebied van dynamische belasting nadat er sporen op zijn gelegd en er een of meerdere testtreinen over rijden.
In de periode dat de SIT wordt gehouden, is het vaak mogelijk om werkzaamheden te combineren. Zo kunnen bijvoorbeeld toekomstige operators van een systeem tijdens hun opleiding worden ingezet bij een belastingsproef van het systeem.
Hoewel bovenstaande aandachtspunten open deuren lijken, blijkt in de praktijk dat veel grote projecten vertraging oplopen in de testfase doordat er té laat gestart is met de voorbereidingen voor deze fase.
In het derde en laatste deel van dit artikel zal worden ingegaan op interface zaken die in de contracten dienen te worden opgenomen, en wordt uiteengezet hoe een interface manager de opdrachtgever kan ondersteunen bij de beheersing van de interfaces.
Ir. Frits Couwenberg

Reageer op dit artikel