nieuws

Een tenderboard houdt u als aanbesteder scherp

bouwbreed

Het uitvoeren van een (Europese) aanbesteding is voor menig aanbesteder inmiddels een traject zonder al te veel verrassingen. Aanbestedingen worden door projectorganisaties uitgevoerd waarin competenties zijn samengevoegd op het gebied van projectmanagement, techniek, juridisch, financieel en inkoop- en aanbestedingsexpertise. Een tenderboard kan volgens R. Meijer en J.P. Papenhuijzen de aanbesteder scherp houden op het realiseren van de projectresultaten.

De vaak grote hoeveelheid uit te voeren aanbestedingen kan er toe leiden dat de verleiding bestaat om vanuit een �tenderfabriek� aanbestedingen uit te voeren. Hierdoor is het risico aanwezig dat de projectorganisatie minder scherp is op een professionele uitvoering en de te behalen resultaten.

Deze resultaten zijn enerzijds gericht op doelmatigheid: wordt de functionele vraagstelling zo optimaal mogelijk van de markt betrokken. Anderzijds zijn de resultaten gericht op rechtmatigheid: wordt de vigerende (en recent weer gewijzigde) aanbestedingswetgeving gevolgd. Daarnaast loopt men het risico dat aanwezige (project)risico�s niet meer worden overzien en beheerst worden.

Daarnaast zien wij ook in de gww-keten dat het invullen van professioneel toezicht op aanbestedingsprojecten een aandachtsgebied is en dat dit toezicht vanuit een specifieke toezichtfunctie wordt ingevuld. Hoe houd je als eindverantwoordelijke toezicht op alle aanbestedingstrajecten die door de verschillende projectorganisaties worden uitgevoerd, hoe maak je hierin onderscheid tussen kleine en grote aanbestedingen en hoe creëer je consistentie over de aanbestedingen heen die een organisatie uitvoert?

Een tenderboard geeft u als aanbesteder een instrument waarmee u scherp blijft op het realiseren van uw projectresultaten en (project-) risico�s beheerst blijven. Daarnaast kan een tenderboard bijdragen aan het verkrijgen van draagvlak voor beslissingen die in een aanbesteding zijn genomen.

De invulling en bevoegdheden van een tenderboard kunnen verschillen naar rato van de grip die u op aanbestedingen wilt borgen. Binnen private ondernemingen, enkele rijksoverheden en binnen publieke projectorganisaties, is overigens een tenderboard al met veel succes ingevoerd.

Aanbestedingsproces

Een tenderboard kan op verschillende momenten in een aanbestedingsproces bijdragen aan professioneel toezicht. Zowel vanuit een toezichtfunctie buiten de projectorganisaties, maar ook binnen een project vanuit een quality assurance rol.

De producten die in een aanbestedingsprocedure worden opgeleverd dienen veelal als basis. Het gaat hier dan bijvoorbeeld het plan van aanpak inclusief de inkoop- (en onderhandelings-) strategie, de selectieleidraad, de offerteaanvraag (en conceptcontract), het gunningsadvies en diverse voortgangsrapportages en risicoanalyses.

De bevoegdheden van een tenderboard kunnen verschillen:

a-Een tenderboard kan een adviserende rol hebben richting een opdrachtgever van een aanbesteding waarbij een risicoanalyse wordt opgeleverd, en kritische punten in de aanbesteding en de documenten worden aangegeven. De opdrachtgever bepaalt dan of hij het advies van de tenderboard overneemt of niet, en welke aanpassingen hij verwacht van de aanbestedende projectorganisatie;

b-Een tenderboard kan ook de bevoegdheid hebben zelf te bepalen welke aanpassingen in de uitvoering van een aanbesteding nodig zijn en of een aanbesteding en in welke vorm door een projectorganisatie kan worden voortgezet.

De competenties aanwezig binnen een tenderboard moeten minimaal gelijkwaardig zijn aan de competenties binnen de projectorganisatie van een aanbesteding. Dit betekent dat er competenties in een tenderboard aanwezig moeten zijn of door hen opgeschakeld kunnen worden op het gebied van projectmanagement, techniek, juridisch, financieel en inkoop- en aanbestedingsexpertise. Indien dit niet het geval is, kan toezicht vanuit een tenderboard niet op de juiste wijze worden uitgevoerd.

Doelmatig aanbesteden

Het toezicht houden vanuit het oogpunt van doelmatigheid vertaalt zich in het toetsen of de projectorganisatie op een weloverwogen wijze de markt benadert en of risico�s tijdens de contractuitvoering op een wenselijke wijze in contracten zijn verdeeld tussen opdrachtgever en opdrachtnemer.

De volgende aspecten kunnen vanuit een tenderboard worden getoetst:

a-Worden de belangen van de aanbestedende organisatie op de juiste wijze in de aanbesteding meegenomen?

b-Heeft men een goed beeld van wat er in de markt te koop is en is een marktconsultatie overwogen?

c-Is voldoende rekening gehouden met interne en externe (markt-) ontwikkelingen?

d-Is de inkoopstrategie afgestemd op de eigen functionele behoefte, de kenmerken van de leveranciersmarkt, de eigen inkoopmacht en de te verwachten concurrentiestelling?

e-Is de te hanteren contractvorm goed onderbouwd?

f-Is de te volgen aanbestedingsprocedure goed onderbouwd?

g-Geven selectie- en gunningscriteria het gewenste onderscheidende vermogen?

h-Zijn risico�s tijdens de uitvoering van de overeenkomst in kaart en op de gewenste wijze verdeeld tussen opdrachtgever en opdrachtnemer?

i-Is het betalingsregime in de overeenkomst zodanig dat de opdrachtnemer de juiste prikkels heeft om prestaties te leveren die parallel zijn aan het belang van de opdrachtgever?

Aanbestedingswetgeving is recent met de komst van het ARW-2005, het BAO en het BASS, weer gewijzigd. Daarnaast worden marktpartijen steeds mondiger op het moment dat zij zich benadeeld voelen en neemt de jurisprudentie toe.

Een tenderboard kan in de voorbereiding en uitvoering van een aanbestedingsproces er voor zorgen dat aanbestedingsrechtelijke risico�s bij opdrachtgevers bekend zijn. Dit kan leiden tot aanpassingen in de aanbesteding of tot het weloverwogen nemen van deze risico�s.

De volgende aspecten kunnen vanuit een tenderboard worden getoetst:

a-Worden de beginselen van transparantie, gelijkheid en objectiviteit niet geschaad?

b-Is er een stevige onderbouwing voor het volgen van de gekozen aanbestedingsprocedure, bijvoorbeeld ten aanzien van de concurrentiegerichte dialoog of onderhandelingsprocedures?

c-Zijn de selectie- en gunningscriteria, alsmede de beoordelingsmethodiek, voldoende transparant?

d-Is de afweging over percelen heen voldoende uitgewerkt?

Een tenderboard kan tevens een toezichthoudende rol vervullen ten aanzien van de uitvoering van het project en het tijdig signaleren van risico�s en voorstellen van beheersmaatregelen. Tevens kan zij toetsen of de bestaande interne maatregelen in een project ten behoeve van projectbeheersing op de juiste wijze functioneren.

Toegevoegde waarde

Een tenderboard kan naar onze mening uitstekend bijdragen aan het op de juiste wijze voorbereiden, uitvoeren en afronden van (Europese) aanbestedingen. De uitvoering van de tenderboard kan verschillen, afhankelijk van de zwaarte van de aanbesteding.

Een tenderboard draagt daarnaast tevens bij aan het ontwikkelen van de benodigde aanbestedingscompetenties bij projectorganisaties. Van belang is dat de feedback van een tenderboard wordt gecommuniceerd naar diverse parallelle en geplande aanbestedingen en dat de gehanteerde aanbestedingsmodellen hier continu op worden geactualiseerd. Op deze wijze houdt een tenderboard de aanbesteder continu scherp.

Uitvoering kan verschillen, afhankelijk van zwaarte aanbesteding

Reageer op dit artikel