nieuws

Vaste vergoeding voor zakelijke kilometers

bouwbreed

Met ingang van 1 januari 2004 zijn alle kilometer die een werknemer aflegt in verband met zijn werk zakelijke kilometers. Het onderscheid tussen woonwerk- en zakelijke kilometers evenals drempels in belastingvrije vergoedingen zijn opgeheven. Werkgevers kunnen aan iedere werknemer belastingvrij 0,18 eurocent per feitelijke zakelijke kilometer verstrekken. Ongeacht het vervoermiddel dat de werknemer daarbij kiest – of hij nu te voet, per fiets, scooter, motor, auto, werkbus of vrachtwagen reist.

De werknemer kan, als hij dat met zijn werkgever afspreekt, alle zakelijke kilometers bij zijn werkgever declareren. In principe kan dit dus ook voor de afgelegde woonwerkkilometers. Dat is omslachtig en legt een extra administratieve lastendruk bij zowel de werknemer als de werkgever die al die declaraties moet verwerken. Bij de parlementaire behandeling van de wetswijziging zijn daarover vragen gesteld. De staatssecretaris heeft geantwoord dat men in de praktijk aansluiting kan zoeken bij de regeling inzake de zogenaamde lange onderbreking, die bij de 20-dagen regeling (het reiskostenforfait) gold. Eenvoudig is dit niet. Hoe moet met een vaste vergoeding worden omgegaan bij ziekte en vakantie als de werknemer niet naar zijn werkadres reist? De praktijk moet daarvoor een eenvoudige oplossing krijgen.

Als de werkgever van de papieren rompslomp van kilometerdeclaraties af wil en hij dus een vaste reisvergoeding wil toekennen, is praktisch dat hij uitgaat van een gemiddelde. Stel een werknemer overbrugt feitelijk 9 woonwerkkilometers enkele reis. Per dag reist de werknemer 18 kilometer vice-versa. In een jaar – minus zijn vakantiedagen – werkt hij feitelijk 220 dagen. Fiscaal, bedraagt zijn totale belastingvrije vergoeding per jaar (220 x 18 kilometer) = 3960 km x 0,18 eurocent= 712,80 euro. De werkgever kan deze werknemer in zijn 12 loonperiodes een vaste maandelijkse belastingvrije vergoeding verstrekken van 59,40 euro per maand, zonder declaraties. Als de werknemer afwezig is, moet daarover in principe een correctie plaatsvinden. Die verrekening voor de feitelijk niet gereisde zakelijke kilometers kan de werkgever eenvoudig doen aan het eind van ieder kalenderjaar, als hij de werkdagen van zijn werknemer kent. Of de staatssecretaris met nadere praktische regels komt voor vaste reisvergoedingen in de uitvoeringssfeer, weten we nu nog niet. We zitten daar met smart op te wachten.

Vorig jaar kenden wij de fiscale carpoolregeling en kon een werkgever aan de carpoolchauffeur belastingvrij 0,28 eurocent per kilometer vergoeden voor iedere carpool- en omrijkilometer om collega�s op te halen en te vervoeren. Een carpoolregeling was altijd ingesteld �vanwege de werkgever�. De meerijders ontvingen geen belastingvrije vergoeding. Deze carpoolregeling is met ingang van 2004 vervallen.

Neemt de werkgever nu het carpool-inititief en maakt hij een afspraak met de carpoolchauffeur om zijn collega�s op te halen en weer thuis te brengen, dan is weer sprake van �vervoer vanwege de werkgever�. De werkgever mag dan alleen de chauffeur de belastingvrije vergoeding van 0,18 eurocent per kilometer voor zowel de carpool- als omrijkilometers verstrekken, maar de meerijders niets.

Een werkgever die het initiatief om te carpoolen aan zijn werknemers overlaat en zelf niets regelt, kan aan zowel de chauffeur als aan de meerijders belastingvrij 0,18 eurocent per feitelijke kilometer vergoeden. In die situatie mag de werkgever de omrijkilometers niet vrij vergoeden. Dat kan voor de werknemers veel aantrekkelijker zijn, zeker als zij onderling regelmatig van chauffeur en auto wisselen of de meerijders op hun beurt een deel van hun belastingvrije vergoeding aan de chauffeur die altijd rijdt, betalen.

Mijn advies aan werkgevers is, neem geen initiatief om werknemers te laten carpoolen. Verstrek al uw werknemers een belastingvrije zakelijke kilometervergoeding en laat ze zelf onderling carpoolafspraken en onderlinge vergoedingen afspreken.

Arbeidsrechtelijke reisvergoeding

Naast de fiscale vergoeding van maximaal 0,18 eurocent kan er een arbeidsrechtelijk probleem ontstaan als in een individuele arbeidsovereenkomst of in cao-verband een reiskostenvergoeding van 0,28 eurocent (of een ander bedrag) is afgesproken. Wat kunt u daaraan doen?

Als u besluit om 0,28 eurocent per zakelijke kilometer in 2004 te blijven vergoeden is de 0,10 eurocent boven de belastingvrije vergoeding van 0,18 bovenmatig en belast loon. De werknemer moet over die 0,10 loonbelasting betalen en de werkgever de werkgeverslasten. Globaal kost de vergoeding van 0,28 eurocent de werkgever in 2004 0,30 eurocent. Zijn lasten gaan omhoog.

Is echter een netto-vergoeding van 0,28 eurocent afgesproken, dan kan de werkgever belastingvrij 0,18 eurocent geven en de 0,10 extra bruteren.

In totaal komt die vergoeding de werkgever al snel op 0,40 eurocent per kilometer in 2004. Dat is een dure vergoeding. Zodra het mogelijk is moet de werkgever deze afspraak in de arbeidsovereenkomst herzien. Als u nieuwe afspraken met werknemers maakt, doe dat dan alleen voor 2004. Volgend jaar kan de overheid wel weer met een nieuwe regeling komen.

Mr. Jan Schouten, Ernst & Young Belastingadviseurs, lid van Human Capital te Apeldoorn.

Telefoon (055) 529 14 00.

�Laat werknemers zelf het carpoolen regelen�

Reageer op dit artikel
Lees voordat u gaat reageren de spelregels