nieuws

Effectief inzetten van overheidsgeld

bouwbreed Premium

Overheden kunnen veel voordeel behalen nu projecten relatief goedkoop zijn. Dit betekent dat méér ambities sneller gerealiseerd kunnen worden. Maar hoe? Er is niet opeens extra budget beschikbaar en er bestaat nog steeds een sterke wens om te bezuinigen. Volgens Van de Griendt en Van Akkerveeken is inzicht in de flexibele bestedingsruimte cruciaal. Deze vrije ruimte in overheidsbudgetten is namelijk niet per se vrij te besteden.

Veel overheden werken met jaarschijven, een jaarlijkse begroting van inkomsten en uitgaven voor infrastructuur. Deze jaarschijven zijn vaak terug te vinden in meerjarenprogramma�s (MPI�s), waarin voor de verschillende projecten de verwachte jaarlijkse inkomsten (subsidies) en uitgaven staan. In alle projecten treden echter afwijkingen op in de geplande voortgang en de uitgaven. In veel gevallen blijven deze binnen de �stuurmarges� van de projecten.

In andere gevallen vallen �plussen� en �minnen� in verschillende projecten tegen elkaar weg. Wanneer er echter sprake is van substantiële afwijkingen in de voortgang en de omvang van de uitgaven kan dit leiden tot onder- of overschrijdingen van het jaarbudget wanneer er niet wordt bijgestuurd. In de praktijk is nu vaak sprake van een onderschrijding van de jaarbudgetten voor infrastructurele projecten. Er blijft geld óver! Deze zogenaamde �onderuitputting� is politiek onacceptabel, vooral omdat financiële middelen niet zonder meer over de jaargrens mogen worden meegenomen. Daardoor �verdampen� middelen waar eerder politiek voor is gestreden.

Flexibele marge

Overheden zouden deze middelen echter flexibel kunnen inzetten voor andere projecten. Slimme overheden bouwen in de begroting zelfs een flexibele marge in bij het begin van het jaar. Hierbij ontstaat wél een dilemma: kan de flexibele marge – de vrije ruimte – zonder meer ingezet worden, of leidt dit juist tot een (forse) overschrijding bij einde werk?

Redenen waardoor financiële middelen aan het einde van het jaar overblijven zijn: minder voortgang van projecten dan gepland (dit kan aan de voortgang maar ook aan de kwaliteit van de planning liggen), lagere kosten dan begroot (dit kan aan de werkelijke kosten liggen, bijvoorbeeld meevallende grondkosten en aanbestedingsmeevallers, maar ook aan de kwaliteit van de begroting) of hogere inkomsten dan gepland.

Bij vertragingen moet het geld overgeheveld worden naar een volgend begrotingsjaar. Dit is geen échte vrije ruimte! Vrije ruimte ontstaat door meevallers, waardoor dit geld daadwerkelijk �overblijft� en het verwezenlijken van nieuwe plannen mogelijk maakt.

Een op enig moment geprognosticeerde ruimte binnen de voor dat boekjaar gebudgetteerde uitgaven heeft verschillende dimensies. Aan het begin van het jaar wordt deze vrije ruimte nog gewaardeerd als �speelruimte� om extra investeringen of inspanningen mogelijk te maken. Naar mate het jaar zover vordert dat het niet meer mogelijk is om dit geld nog zinvol te besteden (bijvoorbeeld omdat er geen capaciteit beschikbaar is) verwordt de vrije ruimte tot onderuitputting.

Hier zit echter een fundamentele denkfout in. Het gaat er niet om wanneer in een boekjaar speelruimte beschikbaar is, maar het is juist essentieel dat het inzicht aanwezig moet zijn of deze wérkelijk vrij te besteden is! Alleen dan kan worden besloten de vrijkomende middelen inderdaad alternatief aan te wenden.

Alternatief

De informatie over de voortgang en uitgaven van projecten bestaat in de praktijk vaak uit één of enkele momentopnamen, vaak nog met verouderde informatie. Projectverantwoordelijken stellen namelijk het rapporteren over financiële mee- en tegenvallers vaak uit om hun eigen stuurmarges te vergroten. Hoewel de meeste overheden één keer per jaar een financiële standopname maken, is dit voor goed gebruik van vrije ruimte volstrekt onvoldoende. Men moet financiële speelruimte niet verbergen. Door het jaar heen moet de overheid gefundeerde beslissingen kunnen nemen, op basis van juiste informatie, over het alternatief aanwenden van vrije ruimte.

Naast inzicht in de vrije ruimte, dus het flexibele deel van de begroting die ingezet kan worden zonder tot overschrijding einde werk te leiden, heeft de overheid een gedegen overzicht van alternatieve bestedingsmogelijkheden nodig. Heeft men daarnaast voldoende inzicht in de actuele beschikbare capaciteit in de organisatie, dan heeft men alle mogelijkheden geschapen om het rendement van de organisatie, zowel direct als op langere termijn te vergroten. Blijken de uitgaven achter te lopen ten opzichte van de planning, dan kan dit verschil heringezet worden.

Voorwaarde hiervoor is, dat overheden vooraf nadenken, hoe in het jaar eventuele financiële overschotten ingezet kunnen worden. Mogelijkheden zijn er genoeg. Denk bijvoorbeeld aan versnellen, temporiseren, stoppen of herprioriteren van bestaande projecten en het opstarten van nieuwe: dit is dynamisch programmamanagement. Een strategische aankoop van gronden bijvoorbeeld, kan een projectversnelling in de toekomst mogelijk maken.

Momenteel is beduidend minder geld beschikbaar voor infrastructuur dan voorheen. Toch is het wensenpakket op het gebied van mobiliteit gegroeid. Dynamisch programmamanagement is een krachtig werktuig voor overheden om, bij sterk afgenomen fondsen, een grotere �productie� te leveren en daarmee overheidsgeld effectiever in te zetten.

Alles overziende, leidt dynamisch programmamanagement tot een meer efficiënte en vooral snellere inzet van beschikbare fondsen. In deze tijd, waarin projecten relatief �goedkoop� zijn, is hier een duidelijk voordeel te halen. Dynamisch programmamanagement kan kostenbesparingen opleveren, maar vooral een krachtige impuls bij de ontwikkeling van infrastructuur in Nederland.

Ir. Douwe van Akkerveeken en ir. Michiel van de Griendt zijn respectievelijk consultant en senior consultant van ProCap Projectmanagement

Overschotten efficiënt ingezet met dynamisch programmamanagement

Reageer op dit artikel