nieuws

Rendementsverbetering via interne benchmarking

bouwbreed

In een reeks van drie artikelen beschrijft Ton Massaro waar rendementsverbetering mogelijk is en hoe die zichtbaar gemaakt kan worden. Vandaag een concreet voorbeeld van hoe bedrijven en bedrijfsonderdelen van elkaar kunnen leren.

De ProcesScoop� is een methodiek die in één oogopslag inzicht geeft in de sterke punten van een organisatie. Het ziet er uit als een �spinnenweb� met vijf ringen en een aantal assen. Op die assen staan de relevante processen. De ringen geven een ontwikkelingsstadium aan: hoe dichter bij het hart hoe minder goed ontwikkeld. De rode lijn in het spinnenweb geeft weer hoe het bedrijf wordt beoordeeld, de groene lijn geeft aan wat verwacht zou mogen worden voor een dergelijk bedrijf. Het verschil is het verbeterpotentieel: het aanknopingspunt tot rendementsverbetering.

Het model is in de praktijk inmiddels gebruikt voor een aantal toepassingsgebieden, zoals het �voorhouden van een spiegel� aan de bedrijfsleiding: hoe verlopen de processen binnen het bedrijf. �Zijn we op de goede weg�. (Deze toepassing heeft vooral ook veel toegevoegde waarde bij overnamen van bedrijven, de zogenaamde �due diligence�­onderzoeken.)

Ook als een project is fout gelopen, en er zijn behoorlijke verliezen geleden, kan het model worden gebruikt: Hoe komt dat? Wat moeten we doen om herhaling te voorkomen?

Interne benchmarking

De derde toepassing is �interne benchmarking�. Bedrijfsonderdelen voeren hetzelfde type project uit; toch zijn de resultaten van de verschillende bedrijfsonderdelen heel verschillend. Komt dat alleen vanwege �de markt� of ligt het aan de proces­aanpak? Een praktijkvoorbeeld:

Een landelijk opererend bedrijf in de gww­sector heeft een aantal vestigingen, die overwegend gelijksoortige bedrijfsactiviteiten ontplooien, in dit geval wegenbouwactiviteiten.

De resultaten van de verschillende vestigingen verschillen onderling, evenals de inzet van �indirecte� mensen; zo werkt de ene vestiging bijvoorbeeld met werkadministrateurs, een andere vooral met werkvoorbereiders die getraind zijn in financiële aspecten van een project. De vraag is nu of er een verklaring is voor de verschillen in resultaten, en op welke gebieden er van elkaar kan worden geleerd.

Gekozen is voor de aanpak via de ProcesScoop�: door per bedrijfsonderdeel de procesaanpak op dezelfde aspecten te toetsen en de resultaten grafisch weer te geven, wordt zichtbaar welke vestiging uitblinkt in een bepaald proces. In de schema�s zijn de resultaten van twee van de vier betrokken vestigingen weergegeven.

Door vervolgens de verschillende procesaanpakken gezamenlijk toe te lichten en te bespreken, wordt snel duidelijk wat de kritische succesfactoren zijn. Met deze kennis kan afgesproken worden hoe deze kennis wordt overgedragen. De eenvoudigste manier is vaak om een medewerker een periode te detacheren, hetzij om te instrueren, hetzij om in de praktijk te leren. Duidelijk zichtbaar is dat van bedrijfsonderdeel 1 veel valt te leren.

Eerste stap die is gezet voor deze benchmark, is het bepalen van de relevante, kritische bedrijfsprocessen waarop getoetst zal worden. In een omgeving waarin vooral kortlopende werken (1­4 weken gemiddeld, met af en toe een werk van 3 maanden) worden uitgevoerd en met RAW­bestekken wordt gewerkt, is het bijvoorbeeld niet zinvol om �gegevensverstrekking� als relevant proces te kiezen: de beschikbaarheid van tekeningen is meestal geen vraagpunt.

Met de keuze van de bedrijfsprocessen (zie de figuren) zijn ook de criteria waarop getoetst zal worden, bekend; daaraan liggen vragen­ en checklijsten ten grondslag.

Nadat deze keuze is gemaakt, wordt in overleg met de vestigingsdirecties afgesproken welke projecten concreet onder de loep worden genomen en met welke projectuitvoerenden gesprekken kunnen worden gevoerd. In dit onderzoek is per vestiging steeds gesproken met tenminste één werkvoorbereider/­begeleider, met twee uitvoerders, met de controller of hoofd administratie, met tenminste één projectleider, en met de inkoper.

Per vestiging zijn vervolgens de gesprekken gevoerd, gebruik makend van de vragen­ en checklijsten per proces, en onderliggende documenten en voorbeelden naar behoefte bestudeerd.

Nadat de ProcesScoop� is vastgesteld, zijn de geïnterviewden met de vestigingsdirectie in een open presentatie geïnformeerd over de bevindingen.

Eventuele onduidelijkheden kunnen meteen worden besproken en aangepast en men kan ook meteen elkaar toelichting geven. (Het blijkt regelmatig dat men niet goed weet wat de ander doet met gegevens die aangeleverd worden.) Zo profiteert het bedrijfsonderdeel zelf ook meteen van het onderzoek.

Vervolgstappen

Tenslotte is op bedrijfsniveau een gezamenlijke sessie belegd en zijn vervolgstappen afgesproken.

Bespreking in gezamenlijkheid maakt het ook interessant om vragen te bespreken zoals: �hoe komt het dat de processen op deze manier worden uitgevoerd� (vaak anders dan in de officiële procedures staat beschreven). Dit geeft openingen om ingesleten gedragingen bespreekbaar te maken.

Reageer op dit artikel
Lees voordat u gaat reageren de spelregels