nieuws

Elektronisch aanbesteden is al realiteit

bouwbreed

Schreven we in 2001 nog een artikel in de Cobouw met als titel Elektronisch aanbesteden staat nog in de kinderschoenen, nu – twee jaar later – zijn diverse aspecten van het elektronisch aanbesteden, door menige publieke aanbesteder of inkopende onderneming al in het aanbestedingsproces opgenomen.

Dat dit niet alleen voordelen oplevert in het administratief proces, maar ook flinke besparingen oplevert ten opzichte van vooraf opgestelde directiebegrotingen of ramingen, wordt in de praktijk bewezen. Zowel voor publieke aanbesteders, als voor (bouw)ondernemingen bij het afsluiten van contracten met (onder)aannemers, zijn voordelen aanwezig.

Redenen te meer om de mogelijkheden en resultaten van elektronisch aanbesteden en de beschikbare hulpmiddelen nader te belichten; ook in relatie tot de veranderende wereld van wet- en regelgeving waar inkopers en aanbesteders elke keer het optimale uit kunnen halen.

Communicatie tussen aanbesteder en gegadigden of inschrijvers in (Europese) aanbestedingen loopt vaak al via de mail of eigen internetsites. Via www.aanbestedingskalender.nl is inzicht te verkrijgen in aanbestedingen vanuit ProRail (voorheen RIB) en Rijkswaterstaat; andere aanbesteders hanteren zelf ontwikkelde internetsites om communicatie tijdens marktconsultaties en aanbestedingen te structureren. Het Kennisinstituut CROW gaat zelfs nog verder in zijn ontwikkeling van een �portal� voor alle Nederlandse overheidsaanbestedingen. Wie weet wat organisaties als het PIA of Gemnet nog voor ons in het verschiet hebben.

Op 4 en 5 september jongstleden heeft de GG & GD Amsterdam de geplande renovatiewerkzaamheden van het Streeklaboratorium via een zogenoemde e-reverse auction aanbesteed. De drie percelen (bouw, elektrotechniek en werktuigbouw) werden door middel van deze transparante en dynamische wijze van aanbesteden gegund aan een drietal aannemers en installateurs.

In de gevoerde openbare procedure (zoveel mogelijk is het UAR gevolgd) werd de GG & GD ondersteund door een architectenbureau, het Bureau Screenings- en Bewakingsaanpak (SBA) en door adviesbureau Significant. Hoewel prijs tijdens de laatste �on-line� sessie het enige gunningscriterium was, hebben in totaal zeker 100 criteria meegewogen in de totale beoordelingsprocedure. Er is uitgebreid voorgelicht hoe de procedure en de veiling uitgevoerd zouden gaan worden.

Deze manier van werken werd niet alleen door de inkopende partij maar ook door de inschrijvers als zeer positief ervaren. Elf partijen namen als geschikte inschrijver deel aan de veiling. Enkele van hen hadden al eerder dergelijke veilingen meegemaakt die door Shell werden uitgevoerd. Het pakte duidelijk gunstig uit voor de GG & GD, maar ook de biedende partijen kunnen hier hun voordeel mee doen. Men heeft namelijk kans prijzen bij te stellen wanneer de wens om (in de tijdelijke markt) een aanbesteding te winnen groter is, bijvoorbeeld wanneer men leegloop voorziet.

De resultaten waren zeer goed:

�De eerste biedingen lagen gemiddeld 27% onder de directiebegrotingen;

�Ten opzichte van het laagste openingsbod leverde het gebruik van het veilingmechanisme nog eens een extra besparing op van gemiddeld 9%.

Het principe van een e-reverse auction, zoals die door de GG & GD is uitgevoerd, is zeer eenvoudig en wordt door veel ondernemingen, en sinds enige tijd dus ook door overheden, toegepast. Essentie is dat via een veilingmechanisme geboden prijzen door middel van internettechnologie gelijktijdig bekend gemaakt worden door elke inschrijver, en naar beneden bijgesteld kunnen worden door inschrijvers op basis van inzicht in de laagste bieding.

De veiling wordt pas in de laatste fase van het beoordelingsproces toegepast, zodra geschikte partijen op basis van de selectiecriteria zijn geselecteerd en er inhoudelijk getoetst is of men aan de technische eisen en contractvoorwaarden voldoet. Er is dan nog maar één criterium van toepassing, bijvoorbeeld de prijs (of de levertijd bij bijvoorbeeld vaststaand budget): wie kan de opdracht tegen de laagste prijs uitvoeren.

Het veilingmechanisme kan bij een �veiling op prijs� als volgt verlopen:

�Op maandag 12:00 start de veiling en dient elke inschrijver zijn eerste bieding op de prijs in (openingsbod);

�De inschrijver met de laagste bieding krijgt de opdracht tijdelijk gegund. De laagste bieding wordt geanonimiseerd aan alle inschrijvers bekend gemaakt. Iedere inschrijver kent dus twee biedingen: de laagste bieding en de eigen bieding. Alleen de inkopende partij ziet alle inschrijvers met hun biedingen;

�Vervolgens kan men binnen bepaalde tijdsmomenten (een ronde van bijvoorbeeld 5 minuten) besluiten om zijn prijs naar beneden bij te stellen (met vooraf vastgestelde eenheden);

�Op dezelfde manier als in de vorige ronde wordt tijdelijk gegund;

�Zodra in twee rondes na elkaar niets is gewijzigd, stopt de veiling;

�De inschrijver met dan de laagste bieding krijgt de opdracht gegund. Gemiddeld duurt een veiling circa anderhalf uur: rond 13.30 is de veiling dan afgelopen.

De e-reverse auctions passen met name bij opdrachten waarvan de specificaties eenduidig zijn vast te stellen; waar technische specificaties het bestek bepalen. Het gaat dan bijvoorbeeld alleen nog maar om de laagste prijs. Of wie aangeeft het snelst een opdracht te kunnen afronden en doorlooptijd dus bepalend is. Belangrijk blijft het bepalen wanneer een dergelijk mechanisme ingezet kan worden: voor welke producten, diensten en werken en hoe dit past in de aanbestedingsstrategie.

Elektronisch aanbesteden kent vele mogelijkheden waarbij het internet voor zoek- en communicatiemogelijkheden wordt toegepast, zoals bijvoorbeeld:

�Het uitvoeren van marktonderzoeken naar geschikte leveranciers of technische oplossingen binnen functionele eisen;

�Het opstellen van bestekken, contracten en aankondigingen op basis van ontwikkelde best-practices;

�Het ondersteunen van de communicatie in aanbestedingsprocessen;

�Het aandragen van beoordelingsmechanismen;

�Het beschikbaar stellen van veilingmechanismen zoals de e-reverse auction;

�Het aandragen van methodieken om het onderhandelingsproces te ondersteunen.

De mogelijkheden op het gebied van elektronisch aanbesteden zijn onderdeel van de mogelijkheden die e-sourcing biedt. E-sourcing-systemen kunnen bijvoorbeeld ook een bijdrage leveren aan het analyseren van uitgaven en het meten van leveranciersprestaties.

Onderhandelingsfase

De bestaande Europese aanbestedingsregelgeving houdt helaas nog geen rekening met de breedte aan elektronische toepassingen. Zo wordt er nog steeds uitgegaan van schriftelijke communicatie en zijn de genoemde veilingmechanismen binnen de Europese Richtlijnen alleen toepasbaar in situaties waarin een onderhandelingsfase is toegestaan. Dit laatste werd ons onlangs nog door DGXV in Brussel bevestigd. Ook het UAR 1986 of 2001 gaat nog uit van �traditionele� aanbestedingsprocessen.

Het nieuwe Wetgevende Pakket – verwachte implementatie is op zijn vroegst najaar 2004 en gericht op onder andere het samenvoegen van de Europese aanbestedingsrichtlijnen voor Diensten, Leveringen en Werken – staat zeer positief tegenover de mogelijkheden die elektronisch aanbesteden de aanbesteder kan bieden.

Zo wordt de toepasbaarheid van e-reverse auctions expliciet beschreven als mogelijkheid in elke aanbestedingsprocedure. Elektronische communicatie wordt gelijk gesteld aan schriftelijke communicatie. En wanneer elektronisch aankondigingen ter publicatie in de TED-database worden verstuurd, evenals bestekken aan inschrijvers, kunnen de gestelde (minimale) termijnen sterk worden verkort. Zo worden Europese aanbestedingsprocedures korter en efficiënter qua administratief proces; dit zal wellicht menige aanbesteder over de drempel te laten stappen om de Richtlijnen altijd te gaan toepassen.

Interessant

Elektronisch aanbesteden biedt vele mogelijkheden voor aanbesteders en inkopende ondernemingen. Nu maar hopen dat de nieuwe Aanbestedingswet, waar Economische Zaken naar aanleiding van de Parlementaire Enquête Commissie Bouwnijverheid als trekker mee aan de slag is, en de evaluatie van het UAR 2001, rekening houden met de mogelijkheden en voordelen voor aanbesteders en (bouw)ondernemingen.

Voor de aanbestedingspraktijk van menige aanbesteder en onderneming in Nederland zijn deze goed toepasbaar. Uit de praktijk blijkt dat voordelen aanwezig zijn.

Veiling ook voordelig voor aanbieders

Reageer op dit artikel
Lees voordat u gaat reageren de spelregels