nieuws

Opdrachtgevers kritisch bij keuze projectorganisatie

bouwbreed Premium

Opdrachtgevers huren voor de projectorganisatie van vele infrastructurele en stedelijke projecten dikwijls externe projectmanagers en consultants in. Dit levert steeds vaker problemen op. Voor de externe inhuur geldt dat deze, hoewel het capaciteitstekort met deskundigheid wordt ingevuld, vaak leidt tot gebrekkige kennisontwikkeling en ­uitwisseling. Opdrachtgevers worstelen met de vraag hoe enerzijds tegemoet kan worden gekomen aan de flexibele capaciteitsbehoefte en anderzijds hoe de eigen organisatie zich voldoende kan ontwikkelen. De oplossing ligt volgens Norbert van Doorn in de wijze van contracteren en aansturen van externen.

Met externe inhuur vul je capaciteitstekorten in en haal je specifieke deskundigheid binnen. Daarbij komt met externen ook kennis en ervaring van andere organisaties binnen. Maar er is een keerzijde. Opdrachtgevers krijgen te maken met de toename van het aantal extern ingehuurde projectmanagers en consultants in hun organisatie. In de beleving van opdrachtgevers leidt externe inhuur tot hoge kosten. En erger is dat de eigen organisatie weinig profiteert van de opgedane kennis bij de projecten. De externe medewerkers vertrekken na afronding van het project. En binnen de looptijd van het project is er te weinig tijd en aandacht voor het overdragen van ervaringen aan de opdrachtgever. De beschreven problemen zijn niet alleen het gevolg van het extern inhuren van projectmanagers en consultants of van de kwaliteit van de ingehuurde externen. Voor een belangrijk deel worden de problemen ook veroorzaakt door de wijze waarop veel organisaties omgaan met het selecteren, contracteren, aansturen en afrekenen van externe partijen.

Selectiecriteria

Externe projectmanagers en consultants zijn er in vele soorten. Er zijn éénmansondernemingen, bemiddelingsbureaus, detacheringorganisaties, projectmanagementafdelingen van ingenieursbureaus etcetera. Ook zijn er verschillende manieren van opdrachtverstrekking, waarbij het belangrijkste onderscheid wordt bepaald door het inhuren van één of meer personen of het uitbesteden van het projectmanagement. De opdrachtgever bepaalt welke vraag wordt gesteld aan welke leveranciers. Vaak verloopt het selectie­ en contractproces van externe projectmanagers en consultants ongestructureerd. De keuze wordt veelal ‘aan het einde van de keten’, door afzonderlijke projectleiders of door inkopers met minder specifieke deskundigheid bepaald. Selectie van opdrachtnemers geschiedt regelmatig op basis van aangeboden individuele curricula vitae en op basis van prijs. Daardoor lopen in veel organisaties, op verschillende niveaus en in verschillende functies, externe projectmanagers en consultants rond die van allerlei soorten organisaties afkomstig zijn. Soms weet niemand precies wie nu intern is en wie extern en welke externen ‘bij elkaar horen’. Dit is een slechte basis om binnen de organisatie samen te werken. Het grootste probleem van het ad hoc inhuren is dat op centraal niveau geen bewuste keuze wordt gemaakt voor de projecten die door eigen mensen worden aangestuurd of door externen. Hierdoor is het moeilijk structureel te werken aan de ontwikkeling van de eigen formatie. Bovendien ontstaan dikwijls frustraties als de externen er regelmatig met de mooiste projecten van door gaan. Na gunning van de opdracht krijgen externen nauwelijks meer structureel sturing. Zij worden niet gestimuleerd tot samenwerking en/of kennisuitwisseling met andere projectmanagers en zij worden zelden expliciet beoordeeld op de kwaliteit en prestaties. Daarbij levert de opdrachtgever zich regelmatig over aan de leverancier, wanneer het gaat om kwaliteit en continuïteitsgaranties. Goed presterende consultants worden ongevraagd vervangen door onervaren collega’s

Reageer op dit artikel