nieuws

Projectcommunicatie voor nieuwe dimensie

bouwbreed

Recent stond in een groot landelijk dagblad de advertentie waarin om ëprocesmanagersí werd gevraagd. Niet ÈÈn, maar een paar tegelijk. Terwijl het niet eens om zo¥n grote gemeente ging. De toon was welhaast smekend: zo ongeveer van ¥help ons de warboel bij onze projecten oplossen¥. The state of the art bij de grote vaderlandse projecten?

Neem een vergadering voor een van de nieuwe sleutelprojecten. De tafel is amper groot genoeg, want hij moet ruimte bieden voor de vertegenwoordigers van gemeentelijke diensten en ñ in Amsterdam en Rotterdam ñ stadsdelen. Verder zijn NS aangeschoven, vertegenwoordigers van verschillende directoraten van VROM en Verkeer en Waterstaat, een consortium van marktpartijen en externe adviseurs. Bij elkaar aardig de omvang (en tijdsduur!) van een gemiddelde gemeenteraadsvergadering. De deelnemers komen vaak uit allerlei delen van het land komen. Samen zit daar voor een indrukwekkend aantal uren aan deskundigheid bij elkaar, zet dat eens af tegen het vergaderresultaat. Kan het anders? Bijvoorbeeld zoals in Frankrijk, waar de grote projecten in een duizelingwekkend tempo tot stand komen omdat Chiracs wil wet is? Voor Nederland is dat amper een remedie. Wij polderen liever en in ons dichtbevolkte landje zit je snel met veel betrokkenen. Maar ook rond de tafel? Nee. We moeten af van het automatisme van overleg dat wel werkt bij de uitbreiding van het buurtcentrum van Putten, waar maar een paar mensen de knoop door hoeven hakken. Voor projecten met wat meer omvang ligt het complexer. Dat vraagt om een verfrissende kijk op de organisatie en vooral de communicatie binnen het project.

Boekjes

De communicatieboekjes leren dat je externe communicatie hebt, bijvoorbeeld om een project te promoten of de betrokken burger te informeren. Daarnaast is er interne communicatie, bijvoorbeeld om alle medewerkers van een bedrijf of gemeente op de hoogte te houden van de laatste ontwikkelingen. Beide vragen om hun eigen communicatiemiddelen: folders, informatieavonden en uiteraard websites voor de externe communicatie en personeelsbladen en intranetsites voor de interne communicatie. Maar grote projecten hebben een derde dimensie nodig: projectcommunicatie. Communicatie die zich louter richt op de communicatie tussen de projectpartijen met specifieke communicatiemiddelen. Aan die communicatiemiddelen mag je een aantal eisen stellen: ze moeten snel iedereen binnen het project informeren, bijvoorbeeld over planontwikkelingen en hoe daar vanuit de verschillende partijen op wordt gereageerd. Daarnaast is vertrouwelijkheid een voorwaarde, belangrijke informatie mag immers niet zo maar op straat liggen. Verder is een snelle beschikbaarheid van naslaginformatie is van belang. Van telefoonnummers van contactpersonen tot de laatste artist-impressions of powerpoint-presentatie. Ook moet het mogelijk zijn om een ërondvraagpuntí aan de orde te stellen zodra je het achter je eigen computer bedenkt, omdat je het vergeten bent als de vergadering eindelijk daar is.

Apart

Voor het project Centrum Amsterdam Noord hebben we daarvoor een aparte projectwebsite geÔntroduceerd. Een site waar alleen mensen met een wachtwoord op kunnen en die als een virtueel overleg- en discussieplatform dient. Tegelijkertijd is de site een digitale archiefkast voor documenten, presentaties, plantekeningen en beeldmateriaal. En functioneert hij als een snelle nieuwsbron, zowel over de nieuwe secretaresse op het projectbureau als over een belangrijk besluit van de gemeenteraad. De eerste ervaringen zijn hoopvol. Technisch werkt het prima. Maar het is nog niet zomaar de steen der wijzen. Niet iedereen laat zomaar oude, beproefde werkwijzen los. Sommige mensen zoeken nog steeds eerst een half uur naar een krantenknipsel dat ze nog wel in hun hoofd maar niet meer op hun bureau hebben, voordat ze het in twee minuten op de projectsite vinden. Of komen er tijdens de vergadering achter dat anderen wel al de laatste plantekeningen kennen en zij niet, omdat ze niet in de nieuwsbox op de projectsite hebben gekeken.

Ook leuker

Projectcommunicatie vraagt daarom om mÈÈr dan het introduceren van innovatieve communicatiemiddelen. Je moet mensen in een project ook leren om er mee om te gaan. Via de wortel- foto¥s van de excursie op de site – en de stok: bepaalde informatie die alleen nog maar via de projectsite verspreid wordt. Dan maakt zo¥n projectsite tot een interessante tool voor de procesmanager. Enig realiteitsbesef is op zijn plaats. Een projectsite maakt niet alle vergaderingen overbodig (wat ook niet wenselijk is vanwege de persoonlijke contacten die van belang blijven), maar wel een fiks aantal. En het kost wat tijd en aandrang voordat iedereen de mogelijkheden en de waarde er van heeft ontdekt, maar als dat lukt, dan geldt maar met een variant op de Belastingdienst: het wordt niet alleen makkelijker, maar ook leuker. ëProjectsite maakt vergaderingen niet overbodigí

Reageer op dit artikel
Lees voordat u gaat reageren de spelregels