nieuws

Aanbestedingsstrategie is de basis voor succesvolle tender

bouwbreed

ëBezint eer ge begintí is een gevleugeld spreekwoord. De boodschap hierachter is dat voordat u iets doet u eerst goed moet nadenken over hoe je het gaat doen. Deze wijze woorden gelden zeker als er (Europees) aanbesteed gaat worden. Immers, eenmaal begonnen met een aanbesteding, is het moeilijk om eerder gemaakte keuzes terug te draaien.

Welke keuzes moeten gemaakt worden voordat met een aanbesteding wordt begonnen? Een aanbestedingsstrategie is een set van gemaakte keuzes die weergeeft hoe de markt benaderd gaat worden. Als u te maken heeft met een Europese aanbesteding, dan houdt dat in dat ook een aantal keuzes moet worden gemaakt op het vlak van de Europese aanbestedingsrichtlijnen. De te maken keuzes zijn grofweg op te splitsen in strategische keuzes en tactische keuzes. Bij strategische keuzes moet worden gedacht aan: ñType relatie met de leverancier of bouwer: als het gaat om een PPS dan zal zeker naar een duurzame lange termijn relatie met de opdrachtnemer worden gestreefd; ñOpdelen van de opdracht in brokken: als het gaat om een samengestelde opdracht, bijvoorbeeld een bouwwerk waarbij er naast een weg ook een kunstwerk moet worden gebouwd, dan wordt de aanbesteding wellicht in brokken (percelen of meerdere aanbestedingen) opgeknipt; ñTiming: in een markt die overvol is, kan het handig zijn om niet te veel aanbestedingen tegelijk te laten lopen. De tactische keuzes zijn een afgeleide van de strategische keuzes en zullen dan ook pas worden gemaakt als de strategische keuzes zijn vastgelegd. Tactische keuzes zijn bijvoorbeeld: ñContractvorm: als bekend is welke relatie er wordt nagestreefd met een opdrachtnemer en of het gaat om een samengestelde opdracht of dat het juist om meerdere kleine brokken gaat, kan daarna de contractvorm worden bepaald. Gaat het om een regieopdracht of spreken we over een prestatiecontract. Bijvoorbeeld als er veel innovativiteit van de bouwer wordt verwacht zal een deel van het contract ook een ontwerpelement bevatten en wellicht een deel van het onderhoud; ñAanbestedingsprocedure: de aanbestedingsprocedure die gekozen wordt moet passen bij hetgeen dat wordt aanbesteed en de eerder gemaakte keuzes. Ook de al dan niet van toepassing zijnde Richtlijnen en Reglementen spelen hierin een rol; ñBeoordelingscriteria: voor het gunningscriterium zal eerst bepaald moeten worden of er gekozen wordt om op basis van de laagste prijs te gunnen, van toepassing voor een aanbesteding van bijvoorbeeld een RAW-bestek, of om de economisch meest voordelige aanbieding te kiezen bij bijvoorbeeld een innovatieve aanbesteding.

Keuze

Welke elementen bepalen de uiteindelijke keuze? De aspecten waar een keuze over moet worden gemaakt zijn bekend. Maar hoe komt die keuze tot stand? In principe zijn er drie hoofdelementen die de uiteindelijke keuze bepalen: de inhoud van de opdracht, de risicoís die worden ingeschat en de markt waarop uiteindelijk een opdrachtnemer gezocht gaat worden. De inhoud, vastgelegd in een functioneel programma van eisen, van de opdracht bepaalt een groot aantal keuzes. Als het gaat om een eenvoudige opdracht, zal er geen opdeling in brokken worden gemaakt of niet worden gekozen voor een complexe bouworganisatievorm. Iedere opdracht gaat gepaard met risicoís. Zo zijn er technische risicoís, onderhoudsrisicoís, planningsrisicoís, uitvoeringsrisicoís, financiÎle risicoís, en ga zo maar door. Risicoís die vooraf ingeschat kunnen worden, zijn eveneens belangrijk voor de te maken keuzes. Tot slot is de markt waarop de opdracht gezet gaat worden van groot belang. Is er veel of weinig werk op de markt en welke invloed heeft dit op de timing van de aanbesteding? De markt is iets wat vele overheidsopdrachtgevers hoofdbrekens heeft gekost. Hoe wordt een optimale aanbieding uit de markt verkregen die overvoerd is met werk? De aanbestedingsstrategie is de start van een optimale voorbereiding. Het expliciet maken van de aanbestedingsstrategie zorgt ervoor dat het projectteam nadenkt over te maken keuzes. Als keuzes eenmaal zijn gemaakt en zijn vastgesteld, al is het maar op hoofdlijnen, dan is de verdere voorbereiding van de aanbesteding niets meer dan het invullen en verfijnen van deze keuzes in het uiteindelijke bestek.

Reageer op dit artikel
Lees voordat u gaat reageren de spelregels