nieuws

Optimale voorraad te bepalen door analyse

bouwbreed

de bilt ­ Toeleveranciers in de bouwnijverheid moeten niet altijd alles in voorraad willen hebben. Daarin gaat te veel geld zitten. Het kan beter zijn een lager serviceniveau na te streven met een optimale, maar kleinere voorraad. Een wetenschappelijke analyse helpt met onderbouwen van beslissingen over de aan te houden voorraad, gekoppeld aan het aantal keren dat de klant ‘nee’ wordt verkocht.

Het idee om de grootte van de voorraad (per artikel) te koppelen aan het serviceniveau is ruim een jaar geleden ontstaan bij Involvation, een adviesbureau in De Bilt voor onder meer de verbetering van logistieke samenwerking. Aanleiding was de vraag of Involvation kon berekenen wat de optimale voorraad moest zijn. Volgens R. Verzijl van Incurve, onderdeel van Involvation, moet je je dan heel diep op econometrisch terrein begeven. Dat is niet eenvoudig, temeer omdat voor klantspecifieke oplossingen geen software bestaat. Involvaltion heeft daarom zelf wat opgetuigd. Daartoe is samenwerking gezocht bij de Universiteit van Tilburg.

Proefberekeningen

Eind vorig jaar werd al een pilot verkocht aan een groothandel in de interne transportsector. “Halverwege dit jaar wisten we hoe het moest. Toen zijn we commercieel gegaan. Deze activiteiten zijn ondergebracht in Incurve om geen verwarring te krijgen met het adviesbureau Involvation. Nu zijn we als Incurve in zo’n vijftien bedrijven actief”, aldus Verzijl. Uniek bij wat Incurve doet, is dat het leveren van klantspecifieke oplossingen voor de optimale voorraad een dienst is, en geen product. Verzijl: “Een klant vertelt ons hoe ze werken en wij vertalen dat naar modellen. Daarmee gaan we naar de Universiteit van Tilburg. Daar maken ze specifieke modellen en doen ze de berekeningen. Onze klanten hoeven dus niet in software te investeren. De klanten krijgen als resultaat een curve met serviceniveaus gerelateerd aan voorraadgrootte. De klant zelf stelt vast wat hij wil. Ze hoeven ook niks up to date te houden. Dat doen wij door middel van een abonnement.” De werkwijze van Incurve begint met proefberekeningen. Aan de hand daarvan wordt bekeken of het zinvol is verder te gaan. Als dat zo is, volgt een blok met echt complexe berekeningen waarna alles definitief is te interpreteren en door te rekenen. Het vastleggen van gegevens bij de klant is een belangrijk aspect hierbij. Zo is de vraag naar producten soms onduidelijk. Dat is het geval als bij een binnenkomend telefoontje direct al gemeld wordt dat product A er niet meer is, maar dat B een goede vervanger is. Goed vastleggen van gegevens is een vereiste om verfijnd te kunnen rekenen, stelt Verzijl. Het resultaat van de inspanningen van Incurve en de Universiteit van Tilburg is een curve waarbij het serviceniveau uitstaat tegen de waarde van de voorraad. Nooit ‘nee’ willen verkopen betekent heel veel voorraad. Verzijl geeft een praktijkvoorbeeld van een toeleverancier van ziekenhuisbenodigdheden waar door verlagen van het serviceniveau met 1 procent tot 95 procent de waarde van de voorraad tot de helft kon worden beperkt. In het eindresultaat wordt ook aangegeven op welk punt de klant in de curve bezig is. Volgens Verzijl blijken voorraadbesparingen van 10 tot 30 procent mogelijk bij handhaven van het huidige serviceniveau. Er kan uiteraard ook gekozen worden voor aanhouden van dezelfde voorraad, maar het bieden van meer service in de zin van minder ‘nee’ hoeven verkopen. Verzijl laat weten inmiddels voor twee bedrijven uit de bouwnijverheid ook proefberekeningen te hebben gedaan: voor een toeleverancier van schroeven, bouten en moeren en voor een bouwmaterialenhandel. Voor aannemers lijkt een wetenschappelijke aanpak van het voorraadbeheer niet direct interessant. Maar als een aannemer bij een turnkeyproject ook onderhoudsverplichtingen heeft, komt het voorraadaspect toch weer om de hoek kijken. Verzijl merkt dat aannemers graag het voorraadrisico bij de toeleveranciers leggen. In die branche biedt een wetenschappelijke aanpak wel grote mogelijkheden voor optimalisatie. De consultant denkt dat toeleveranciers toe moeten naar een ‘servicelevel agreement’ met de aannemer. Wil de aannemer een hoog serviceniveau, dan zal de prijs hoog zijn. Als hij accepteert dat iets soms uitverkocht is, kan een lagere prijs mogelijk zijn.

Onzekerheid

Verzijl dacht in het begin dat de dienst die Incurve nu aanbiedt iets voor kleinere bedrijven van zo’n honderd man zou zijn. Dat blijkt niet zo te zijn. Incurve is nu ook actief bij grote bedrijven. Dat dit niet strookt met de verwachting is wellicht te verklaren uit onzekerheid op gebied van voorraadbeheer, die ook grote bedrijven parten speelt. Grote bedrijven hebben wel het voordeel dat ze doorgaans begrijpen wat Incurve doet. Voor kleine bedrijven is voorraadbeheer meer een black box. In het verleden zijn de voorraadparameters in hun ERP­systeem vaak op basis van ervaring en gevoel ingesteld. Veelal worden die niet onderhouden. “Het valt dan soms niet mee om mensen te moeten vertellen dat de wijze van voorraadbeheer waarmee ze in hun eigen ogen groot geworden zijn, kan worden verbeterd. Maar als ze de eerste cultuurschok te boven zijn, groeit veelal het enthousiasme over de nieuwe aanpak.”

‘Het enthousiasme groeit na de eerste cultuurschok’

Reageer op dit artikel
Lees voordat u gaat reageren de spelregels