nieuws

Onzin bij openbaar aanbesteden

bouwbreed Premium

Opdrachtgevende instanties bij grote infrastructurele en stedelijke projecten hebben belang bij het selecteren van geschikte partijen die hen bij de realisatie van plannen kunnen ondersteunen. Dit zijn bijvoorbeeld projectmanagers, stedenbouwkundigen en ingenieursbureaus. Overheden dienen zich bij het uitbesteden van dergelijke werkzaamheden te houden aan de europese regelgeving betreffende het aanbesteden van diensten, voor zover de honoraria de drempelbedragen overschrijden. De mogelijkheden om van de voorgeschreven procedures af te wijken zijn zeer beperkt, en worden steeds verder ingekort. Dit zegt Norbert van Doorn van ProCap Projectmanagement BV.

Niet zelden begint een opdracht aan een dienstverlener kleinschalig. Die eerste opdrachtfasen hebben vaak betrekking op de eerste planvorming, op het in kaart brengen van de haalbaarheid van de opgave en op het vormgeven van de projectorganisatie en de samenwerkingsmodellen. Vaak komen opdrachtnemers in deze fase binnen op basis van onderhandse opdrachtverstrekking, al dan niet na voorselectie. Bij een succesvol verlopen voortraject breekt al snel het moment aan dat de werkzaamheden aan het project in omvang toenemen: de grensbedragen voor europees aanbesteden van de werkzaamheden komen in zicht. Voor alle partijen ontstaat een dilemma. Voor de opdrachtgever, voor zover hij tevreden is met de dienstverlening tot dan, geldt dat hij graag verder wil met de partijen die zich inmiddels hebben ingewerkt in het vraagstuk, ideeÎn hebben ontwikkeld en, vooral, een plaats hebben gevonden binnen het netwerk van de eigen organisatie en de projectpartners. Voor de opdrachtnemers geldt dat men zich heeft vereenzelvigd met de opgave en graag het vervolgtraject wil uitwerken. Daarnaast wordt die voorfase vaak gezien als een voorportaal naar meer en omvangrijker werk, waarin soms nadrukkelijk wordt geÔnvesteerd in kennis en in de relatie.

Frustraties

Omdat de mogelijkheden om niet volgens de richtlijnen aan te besteden summier zijn, zien opdrachtgevers zich genoodzaakt om een selectieproces in te gaan. In dit selectieproces dingt de reeds aanwezige opdrachtnemer ëgelijkwaardigí mee naar de opdracht. Dit leidt tot frustraties bij alle partijen. In de eerste plaats heeft de opdrachtgever vaak het meeste belang bij continuering van de bestaande opdrachtrelatie. De opdrachtgever heeft dus een zekere voorkeur (soms zelf politiek vastgelegd) voor ÈÈn van de inschrijvers. En toch wordt een ëtransparantí tijdrovend en vaak complex selectieproces, al dan niet met gespecialiseerde dienstverleners, opgetuigd om uit de mededingers de ëmeest economischeí aanbieding te kiezen. Het laat zich raden dat de opdracht vaak naar de bestaande opdrachtnemer gaat. Alleen al door de verworven kennis en de inmiddels veroverde positie is dit immers werkelijk de meest economische aanbieder!

Onder druk

Voor de opdrachtnemer, die heeft geÔnvesteerd in het voortraject, is de aanbesteding evengoed een tijdrovende bezigheid. In de eerste plaats wordt hem vaak gevraagd gegevens aan te leveren voor de door de opdrachtgever te organiseren aanbesteding. Dit betekent dat stukken geselecteerd, bewerkt, geanonimiseerd en gereproduceerd moeten worden. Vervolgens moet de opdrachtnemer ook nog een keer alle voor de selectie in te dienen stukken produceren, waar bij op zijn minst de indruk moet worden gewekt dat niet van voorkennis wordt geprofiteerd. De selectie zet daarnaast de opdrachtgever ook onder druk. Want stel nu dat toch voor een andere aanbieder wordt gekozen. Dit leidt vaak voor een verhoogde profileringsdrang in de lopende werkzaamheden en contacten, en zet bovendien de prijsvorming van de aanbieding onder druk. Voor andere inschrijvers geldt over het algemeen dat men de voorgeschiedenis van het project kent, en dus weet wie tot nu toe zijn ingeschakeld. Dat toch veelvuldig wordt ingeschreven, ondanks de vaak zeer summiere publicaties van de aanbestedingen, komt voort uit de behoefte om het eigen bureau te profileren, ten einde bij een volgende project wÈl als eerste ëbinnení te zijn. Alle inschrijvers weten dat er slechts een zeer geringe kans is om de opdracht binnen te halen, maar steken wel veel tijd in het opstellen van de selectiestukken.

Oplossingsrichtingen

Steeds vaker eindigen dergelijke aanbestedingen met protesten van inschrijvers die klagen over het mogelijk bevoordelen van de geselecteerde partij. Uiteindelijk is dit voor alle betrokkenen, inclusief de opdrachtgever, de geselecteerde opdrachtnemer en alle andere inschrijvers een ongewenste situatie; verspilling van tijd en energie en ook nog een boze gezichten.Voor deze problematiek zijn drie oplossingsrichtingen te bedenken. In de eerste plaats kan worden bedacht dat ook de kleine opdrachten in de voorfasen van projecten europees dienen te worden aanbesteed, voor zover te voorzien is dat ze ëvoorbodesí zijn van grotere hoeveelheden werk. Dit is vooral voor opdrachtgevers een lastige oplossing, omdat in de voorfasen van, vaak nog politiek onzekere plannen, geen behoefte bestaat aan het creÎren van veel ¥ruis¥ om een project, en omdat er in die fasen nog bijna geen mankracht aan zoín project kan en mag worden besteed. De tweede oplossingsrichting is rigoureuzer en betreft het uitsluiten van deelneming aan selectieprocedures van partijen die bij de voorfasen zijn betrokken. Dit lijkt weer een slechte zaak omdat daarmee, zoals hiervoor betoogd, vaak de echte economisch meest voordelige oplossing onmogelijk wordt gemaakt. Een derde oplossingrichting ligt in het creÎren van de mogelijkheid binnen de regelgeving om partijen met ëonmisbareí voorkennis over het proces en de organisatie, onder strikte voorwaarden, onderhands opdrachten te mogen verstrekken. Deze oplossing lokt natuurlijk de mogelijkheid uit om, middels het verstrekken van kleine opdrachten in de voorfase, de europese regelgeving te omzeilen.

Geen oplossing

Concluderend geldt dat er geen eenduidige beste oplossing is. Maar er moet wel wat gebeuren. Want in de huidige praktijk zijn opdrachtgevers en opdrachtnemers hard bezig om energie te verspillen en frustraties te genereren. En dat alleen maar om de schijn op te houden dat de regels keurig worden nageleefd. Opdrachtgevers en dienstverleners frustreren elkaar

Reageer op dit artikel