nieuws

Contracteren van meerdere partijen kan risico spreiden

bouwbreed Premium

In het bepalen van de aanbestedingsstrategie, ook wel inkoopplan genoemd, komt het definiëren van percelen en het bepalen van het aantal te contracteren partijen per perceel aan de orde. Per gedefinieerd perceel, of voor de opdracht als geheel, zal bepaald moeten worden of er aanbesteed wordt volgens ‘single sourcing’, of ‘multiple sourcing’. Wordt er dus één partij gecontracteerd of meerdere.

Het er voor kiezen om meerdere partijen te contracteren voor een (deel van) opdracht kan een aantal redenen hebben. De opdracht kan zo groot zijn dat als deze bij één partij zou worden ondergebracht, er een ongewenste grote afhankelijkheidsrelatie zou ontstaan. Als richtlijn wordt hiervoor geregeld gehanteerd dat het deel van de gespecificeerde nieuwe opdracht voor een willekeurige opdrachtnemer niet meer mag zijn dan 20 procent van zijn bestaande omzet. Een andere reden kan zijn dat er vanuit risicospreiding meerdere partijen gecontracteerd worden. Stel dat een van de gecontracteerde partijen failliet zou gaan, of dat deze gedurende de contractduur slechte prestaties zou (blijven) leveren, dan kan de dienstverlening door de anderen worden ingevuld. Worden meerdere partijen gecontracteerd voor bijvoorbeeld het uitvoeren van bepaalde diensten in een regio, zoals onderhoudsdiensten, dan wordt het contractbeheer van groot belang. In deze fase worden de in het contract vastgelegde prestaties gemeten en dienen incentives aanwezig te zijn voor gecontracteerde partijen om prestaties te blijven leveren en verbeteren. In de contracten kan een verdeling van het totale werk over de gecontracteerde partijen zijn opgenomen. Bijvoorbeeld een basisverdeling van elk 33 procent, wanneer drie partijen worden gecontracteerd. Het meten van de geleverde prestaties (levert men op tijd, de juiste kwaliteit, tegen de juiste kosten) moet aandacht krijgen. Dit is de basis om continue verbetering na te streven.

Voorbeeld

Een voorbeeld van hoe het zou kunnen: Een lagere overheid besluit om haar schilderwerkzaamheden regionaal te gaan aanbesteden, in plaats van bijvoorbeeld per object, en kiest er voor om drie partijen te contracteren. Deze drie partijen leveren alle de diensten tegen de geoffreerde prijs/kwaliteitsverhouding. Prijzen wijken van elkaar af en de te verwachten kwaliteit is daaraan gerelateerd. De kosten van deze dienstverlening komen ten laste van de verschillende gebouwenbeheerders en facilitaire managers van de verschillende locaties. Er wordt begonnen met een willekeurige verdeling van gecontracteerde partijen aan de locaties. Aan het eind van het eerste begrotingsjaar zijn de managers van de verschillende locaties vrij om te wisselen van schilderbedrijf. Aldus ontstaat een herverdeling van werk. Is men op een locatie tevreden, dan zal men minder snel willen omschakelen. De dure partijen zullen hun geleverde kwaliteit waar moeten maken. Tijdens de looptijd van het contract heeft men prikkels om de klanttevredenheid hoog te houden, men heeft immers geen vaste opdracht. Heeft een partij minder dan 20 procent van de opdrachtwaarde, dan wordt door het ‘hoofdkantoor’ ingegrepen en wordt met de dienstverlener overlegd wat hij er aan gaat doen om zijn prestatie te verbeteren. Zakt hij onder de 10 procent dan wordt het contract ontbonden en wordt een nieuwe vervangende partij gezocht. Deze nieuwe partij begint met weinig aandeel, maar kan onderhoudswerk aan nieuwe (aangekochte) objecten toegewezen krijgen om aldus een groter percentage te verkrijgen. Het contracteren van meerdere partijen kan voor onderhoudsdiensten zeker een goede optie zijn. Ook voor andere diensten en leveringen zijn de voordelen aanwezig. Niet alleen vanuit risicospreiding, maar ook om de goede incentives te hebben tijdens de looptijd van het contract.

Reageer op dit artikel