nieuws

Communicatie bouwer en toeleverancier moet beter

bouwbreed Premium

De communicatie tussen (onder)aannemer en toeleverancier moet beter. Hoewel faalkosten hun oorsprong vinden in diverse bronnen, blijkt uit onderzoek dat communicatiestoornissen de grootste veroorzakers zijn. En de grootste communicatiestoornissen ontstaan in de relatie met toeleveranciers en onderaannemers.

Uitgangspunt voor de analyse vormt het inkoopproces. Het inkoopproces bestaat uit zes fasen. De eerste fase vorm het specificeren van de inkoopbehoefte, met andere woorden het bestek in de vorm van functionele en technische specificaties. In de selectiefase wordt uit een aantal potentiële leveranciers de partij geselecteerd, waarmee een contract wordt afgesloten (fase selecteren en contracteren). Het bestellen (afroepen van de dienst of het product) wordt gevolgd door het bewaken van de prestatie van de leverancier (fase bewaken). Tenslotte de fase nazorg, waarin onder andere de administratieve afwikkeling en evaluatie wordt verzorgd.

Uitvoering

Faalkosten openbaren zich meestal tijdens de uitvoeringsfase van het bouwproces. De communicatiestoornis, die hieraan ten grondslag ligt, is vaak terug te herleiden naar de verschillende fasen van het inkoopproces, dat zich al voor de uitvoering heeft afgespeeld. De eerste bron is te vinden in de fase specificeren (de eerste fase uit het inkoopproces). Onvolledigheden en onduidelijkheden in het bestek zijn typische voorbeelden, die tot communicatiestoornissen leiden. De aannemer is verantwoordelijk voor de uitvoering volgens het bestek en delegeert deze verantwoordelijkheid (inclusief de tekortkomingen) naar zijn toeleverancier. Ook ontstaan fouten als wijzigingen in specificaties niet of niet tijdig worden gecommuniceerd. Het is gebruikelijk, dat tijdens de realisatie van het project de tekeningen nog wel eens wijzigen. Denk hierbij ook aan tekeningen, die met bestekseisen conflicteren. Ook bij het selecteren (fase 2 inkoopproces) is goede communicatie van groot belang, denk daarbij aan het hanteren van Europese aanbestedingsregels, duidelijke eisen ten aanzien van bescheiden, termijnen en vorm, waarin de offertes moeten worden ingediend, etc. De tweede bron zit in de fase contracteren (fase drie uit het inkoopproces). Het contract met de toeleverancier dient compleet te zijn en alle voorwaarden te omvatten, die noodzakelijk zijn voor een honderd-procentuitvoering van de opdracht. Dit blijkt in de praktijk onmogelijk te zijn. Doel is echter deze honderd procent zoveel mogelijk te benaderen. De aannemer gaat uit van de bestekseisen, terwijl de leverancier zijn eigen offerte als uitgangspunt neemt. Discrepanties in deze zienswijzen zijn onvoldoende uitgebannen. Onvoldoende aandacht wordt ook geschonken aan de levertijd, het productietempo en de wijze van uitvoeren en de algemene voorwaarden.

Telefonisch

De derde bron zit in de fase bestellen (fase 4 van het inkoopproces). In de praktijk ontstaan problemen bij telefonische bestellingen, waarbij onvoldoende aandacht wordt geschonken aan logistieke aspecten. Waar mogen goederen gelost worden, op welk tijdstip (te laat is niet goed, te vroeg echter ook niet), in welke verpakkingseenheid, welke bijbehorende documenten behoren tot de levering? Vaak is de situatie op de bouwplaats onbekend bij de leverancier en blijkt bijvoorbeeld achteraf, dat hij zijn materialen vierhoog, via een balkon moet afleveren. Ook in fase 5 van het inkoopproces (bewaken) kunnen communicatiestoornissen ontstaan. Onvoldoende wordt de voortgang in het productieproces bij toeleverancier en onderaannemer gevolgd. Te veel vertrouwt men op de goede afloop en men komt te laat achter eventuele problemen. Een eenduidige overlegstructuur ontbreekt. De laatste bron zit in fase 6 van het inkoopproces (fase nazorg). Vaak door tijdsgebrek wordt vergeten de beoordeling van de leverancier in een evaluatiegesprek terug te koppelen. De leverancier weet niet wat hij verkeerd heeft gedaan, waardoor kans op herhaling wordt vergroot.

Structuur

Communicatiestoornissen met leveranciers en onderaannemers komen in vrijwel alle fasen van het inkoopproces terug. Weliswaar zijn de parameters voor het inkoopproces elke keer weer anders (inkoopbehoeften en leveranciers wisselen), maar de structuur blijft hetzelfde. Aangezien dezelfde soort stoornissen keer of keer terugkomen, is het ontstaan van faalkosten door communicatieproblemen te wijten aan het gebrek aan lerend vermogen. De organisatie leert te weinig van haar fouten. Duidelijke procedures en instructies, checklisten ten behoeve van wijzigingsbeheer, contracten en afroepen, duidelijke richtlijnen omtrent leveranciersmanagement zijn instrumenten, die momenteel veelal ontbreken. Ook het management faalt in de controle en sturing van haar organisatie. Zij accepteert, dat dezelfde fouten weer terugkomen. Uiteraard is de bovengenoemde problematiek ook een disciplinekwestie.

Intern

Communicatiestoornissen in de organisatie van de hoofdaannemer of die van de leverancier/onderaannemer zelf zijn nog niet aan de orde geweest. Toekomstige ontwikkelingen op het vlak van ICT (e-sourcing, e-procurement en e-logistics), alsook de verregaande vormen van samenwerking (partnership) ontstaan niet voor niets en pogen niet alleen het aantal communicatielijnen te reduceren maar ook de kwaliteit ervan te verbeteren. Desondanks zullen ook organisaties hun eigen plan moeten trekken en een continue streven naar communicatieverbetering in hun processen te borgen.

Reageer op dit artikel