nieuws

‘Brieven leiden tot meer brieven maar lossen niets op’

bouwbreed Premium

Mediation, een vorm van geschilbemiddeling, kan natuurlijk gebruikt worden voor allerlei doeleinden. Dat deed een bouwer die zich met tegenzin liet overhalen deel te nemen aan een mediation en daar voornamelijk zijn tijd uitzat. Hij had zijn zaak zo sterk ingeschat dat hij zich alleen bij de mediator gemeld had om zijn redelijkheid te tonen. Hij zat er bij onder motto ‘Shell’ (smoel houden en laten l&insldr;) en ging er van uit de gerechtelijke procedure te winnen. De rechter besliste echter anders; onze bouwer werd vergaand in het ongelijk gesteld. Het kan echter anders.

Het bedrijf was door drie partners Dick, Henk en Gerard opgericht en na een aarzelende start kwam de vaart er in dankzij export. Er volgde een periode van bloei en vanzelfsprekend was er een gestage groei van het personeelsbestand. Tegenover deze zonnige ontwikkeling stond afnemende opgewektheid rond de directievergadertafel. Het besluitvormingsproces vertraagde en steeds vaker leidden de gemaakte keuzes tot merkbare ontevredenheid bij de partners. De saamhorigheid verdween. Alles veranderde echter zó langzaam dat het nauwelijks opviel. De spanningen zouden het gevolg van stress zijn, de financiële verantwoordelijkheid was immers niet gering, en van gebrek aan vrije tijd. Er werd altijd gewerkt. De bom barste tijdens een bespreking over uitbreiding van de export.

Besluitvorming

Er was een Spaanse importeur gevonden. Dick was voor, Gerard was tegen en Henk was, zonder al te veel toelichting, ook tegen. Zo was het vaker gegaan. Henk steunde Dick en Gerard beurtelings, zo leek het wel. De besluitvorming kreeg trekken van willekeur. In enkele gevallen kon een bepaald onderwerp vanwege ‘nieuwe’ informatie opnieuw op de agenda geplaatst geworden. Meestal was het genomen besluit onomkeerbaar. Dick had er dit keer echt genoeg van en eiste het vertrek van Henk. Gerard aarzelde. In korte tijd hadden de drie heren alleen nog contact met elkaar via advocaten. Een commissaris van het bedrijf bracht wat realiteitsbesef terug. Tijdens het bespreken van de jaarstukken merkte hij geïrriteerd op dat al die brieven weinig oplosten. (“Brieven leveren alleen maar brieven op”). Hij vond ook dat de directie haar verantwoordelijkheid jegens het bedrijf verwaarloosde.

Mediator

De laatste opmerking trof doel en na ampele overweging werd besloten een mediator in te schakelen. Allen, met uitzondering van de commissaris, tekenden de mediationovereenkomst en bekrachtigden daarmee dat de mediation vrijwillig maar niet vrijblijvend was en dat geheimhouding verplicht was. De commissaris die maar één sessie bijwoonde, tekende voor die ene sessie afzonderlijk voor geheimhouding. Het eerste gesprek tussen de drie partners, in het bijzijn van hun advocaten en van de commissaris, leidde tot een beter overlegklimaat. Ik had het heden (en de bijbehorende ruzies) tijdelijk vervangen door het verleden en de toekomst. Het verleden bracht de herinnering aan de vele gezamenlijke, en vaak nachtelijke, uren in het bedrijf terug. Het denken over de toekomst gaf ieder van hen het besef van persoonlijke verantwoordelijkheid terug. De commissaris wees bij voortduring op het belang van het bedrijf. De afspraak werd gemaakt dat ieder van hen zou nagaan wat hij in de nabije toekomst wilde met het bedrijf en met zichzelf. De belangrijkste gebeurtenis in de tweede sessie was waarschijnlijk het antwoord van Henk op de vraag wat nu precies zijn besluitvorming tijdens directievergaderingen bepaalde. Het was vooral gebrek aan tijd om zich goed voor te bereiden. Hij vond dat Gerard en Dick bij veel onderwerpen uitgingen van ruime dossier-kennis. Ik stelde een pauze en een tweede sessie zonder advocaten voor. Zo ontstond ruimte voor een meer persoonlijk gesprek en dat leverde uiteindelijk resultaat op. Henk wilde vooral inhoudelijk bezig zijn en had weinig affiniteit met ‘de rompslomp’ eromheen. Het bedrijf was hem te groot geworden en zaken als personeelsbeleid, marketing en dergelijke interesseerden hem nauwelijks.

Oplossing

Besloten werd om in een volgende bijeenkomst mogelijke oplossingen te bespreken, passend bij wat nu bekend was geworden. Die bijeenkomst, een week later, kende een onverwacht begin. Henk vroeg als eerste het woord en deelde mee dat hij weg zou gaan. Hij wilde echter de band met het bedrijf niet direct kwijt. Er werd tenslotte een oplossing gevonden die, na zorgvuldig onderzoek, realiseerbaar bleek. Henk, wiens techniek-kennis ook buiten het bedrijf bekend was, begon voor zichzelf en verkocht zijn aandelen. Hij ontving daarvoor geld, per direct twee werkopdrachten en een vast adviseurschap voor een halve dag in de week voor een gegarandeerde periode van drie jaar. De toekomst zal leren wat deze keuze ieder van hen en het bedrijf heeft opgeleverd. In elk geval is geen kostbare tijd verloren gegaan en bleef het bedrijf ernstige schade bespaard.

Voor informatie over conflictmanagement in de bouwnijverheid:

Nederlands Mediation Instituut, Groep Bouw, p/a Partridge Adviseurs,

tel. (070) 3284144 of partad@wanadoo.nl

Reageer op dit artikel