nieuws

Aanbestedingsproces vraagt vaker professionele aanpak

bouwbreed Premium

Het aanbesteden van standaard RAW-bestekken is voor vele organisaties geen probleem. Toch zijn er ontwikkelingen gaande die vragen om meer aandacht voor de projectorganisatie en de uitvoering van het proces. Professioneel projectmanagement wordt dan van belang. Bepalende factoren daarbij zijn daarbij onder meer een toenemende complexiteit van de inhoud van het bestek, vanwege nieuwe technieken, samengestelde opdrachten of innovatieve contracten; een toenemende waarde van de te vergeven opdracht; en een toenemend aantal interne betrokken medewerkers, externe ingenieursbureaus en externe belanghebbenden, waardoor meer externe invloeden te managen zijn.

Het totale traject van voorbereiding en uitvoering van het aanbestedingsproces, tot en met de definitieve gunning is een proces dat meerdere maanden in beslag neemt. In dit proces zijn duidelijke mijlpalen te onderkennen, zoals bijvoorbeeld het moment dat het bestek gereed is of het moment dat de enveloppen ingediend moeten worden. Veel tijd en dus geld wordt door aanbesteders hierin al geïnvesteerd. Het is dan ook essentieel dat de opdrachtgever het aanbestedingsproces ziet als een project, met alle eigenschappen en potentiële valkuilen die een project met zich meebrengt en hierin dus de nodige acties neemt.

Voor aanvang van het aanbestedingsproces wordt ter voorbereiding al regelmatig een startdocument opgesteld, waarin de volgende aspecten zijn beschreven als leidraad voor het gehele traject:

• De projectorganisatie bestaande uit bijvoorbeeld:

Een projectgroep (met aan het hoofd een projectleider) die zorg draagt voor de daadwerkelijke voorbereiding en uitvoering van de gehele aanbesteding (opstellen van alle documenten, regelen proces en communicatie) met daarin inhoudelijke, inkooptechnische, juridische en financiële expertise;

Een stuurgroep (met als voorzitter de formeel opdrachtgever) die het proces bewaakt op voortgang, de nodige sturing geeft en de beslissingsbevoegdheid heeft;

Indien nodig een klankbordgroep met daarin vertegenwoordigers van relevante overheidsinstanties en belangengroeperingen;

• De detailplanning van het gehele traject, waarin onder andere de mijlpalen van het moment van opleveren van het bestek, de beoordelingsprocedure en het (voorlopige en definitieve) gunningsadvies zijn vermeld;

• De beslismomenten waarop een opdrachtgever of stuurgroep in actie moet komen, waarbij al dan niet mandaten zijn verstrekt van hogerhand om een wenselijke efficiëntere projectuitvoering te realiseren.

Worden er in het gehele aanbestedingsproces adviesbureaus ingehuurd, bijvoorbeeld als procesbegeleider of inhoudelijk expert, dan dient contractueel te zijn vastgelegd welke resultaten zij opleveren en welke rol zij in de projectorganisatie invullen.

Tevens moet de aanbesteder voor aanvang van het aanbestedingstraject vaststellen of er sprake is van belangenverstrengeling tussen de aanbesteder en de potentiële aannemers. Wordt hier onvoldoende aandacht aanbesteed dan kan dit tot zeer onwenselijke en serieuze problemen leiden tijdens of na de uitvoering van het aanbestedingstraject.

Ten aanzien van het opstellen van het bestek is het van belang dat de aannemers geen invloed mogen uitoefenen op de inhoud ervan wanneer dit de vrije mededinging in het geding brengt. Mogelijke voorkennis en het toeschrijven van het bestek naar de eigen onderneming zijn hierin risico’s. Dit staat overigens los van een eventuele deelname in een door de aanbesteder georganiseerde marktconsultatie.

Mijlpalen

Tijdens het uitvoeren van het aanbestedingsproces is er een groot aantal aspecten waarmee rekening gehouden moet worden. Enkele aandachtspunten van belang zijn in onderstaande opsomming beschreven (niet limitatief):

• Zorg voor een duidelijke taaktoewijzing binnen de projectorganisatie zodat iedereen weet wat er van hem wanneer wordt verwacht;

• Maak het besluitvormingsproces goed inzichtelijk zodat hierin geen onverwachte vertragingen kunnen optreden;

• Draag zorg voor een duidelijke communicatie met de inschrijvers ten aanzien van de documenten en vragen en antwoorden tijdens het aanbestedingsproces;

• Zorg voor een goed dossierbeheer tijdens het gehele project. Een aanbesteding dient transparant te worden uitgevoerd. Dit betekent onder meer dat er een helder dossier ten aanzien van de aanbesteding aanwezig moet zijn aan de hand waarvan het gehele proces na te spelen moeten zijn;

• Houd na afloop van het traject (na de gunning) afwijzingsgesprekken met de afgewezen inschrijvers, wanneer de gunning niet op basis van laagste prijs heeft plaatsgevonden. Zij hebben zeker in dit geval veel tijd, moeite en geld in de offerte geïnvesteerd en horen graag waar zij zichzelf kunnen verbeteren voor de volgende keer;

• Evalueer het aanbestedingsproces na afloop binnen de eigen organisatie om leereffecten te oogsten en deze weer voor volgende aanbestedingen te kunnen gebruiken.

Een goede projectaanpak zorgt er voor dat iedereen weet wat zijn taken en verantwoordelijkheden zijn en dat de aanbesteding binnen de mijlpalen wordt gerealiseerd, hetgeen in de huidige situatie nog wel eens te wensen overlaat.

Ir. P.A.C (Patrick) Tazelaar en ir. J.P. (Jan-Pieter) Papenhuijzen MBA, Public Procurement Unit van PwC Consulting

Reageer op dit artikel