nieuws

Volgende stap naar standaardisatie vastgoed

bouwbreed Premium

Kalshoven Automation heeft een naar eigen zeggen unieke ICT-oplossing voor het beheren van onroerend goed. Voor beheerders, maar ook tussen beheerders en beleggers. De open standaard van de softwareoplossing, REMS AFR, lijkt een stap op weg naar standaardisatie in de ICT van de vastgoedsector. Met het kernproduct REMS, Real Estate Management System, worden de resultaten van vastgoedbeleggers onderling via de Raad voor Onroerende Zaken (ROZ) gebenchmarkt.

Voor de vastgoedadministratie maakten vastgoedmanagers in het verleden meestal gebruik van losstaande applicaties zoals spreadsheettoepassingen, tekstverwerkers en een grootboekapplicatie. In de loop der jaren zijn zij om efficiency-redenen meer en meer overgestapt op een standaard softwarepakket met een centrale database.

Het softwarehuis Kalshoven Automation in Amsterdam heeft hier handig op ingespeeld door in 1990 een standaard vastgoed informatiesysteem op de markt te brengen, genaamd REMS: Real Estate Management System. Hiermee wil het bedrijf (institutionele) vastgoedbeleggers, vastgoedmanagers, makelaars en de top-100 van bedrijven een compleet pakket voor het professioneel voeren van de vastgoedadministratie bieden. Al tien jaar lang brengt het bedrijf regelmatig nieuwe versies uit van zijn REMS. Kalshoven Automation zegt het pakket continu af te stemmen op de laatste vastgoedontwikkelingen. Daarnaast biedt het bedrijf opleidingstrajecten, begeleiding en maatwerkoplossingen.

De organisatie, als eenmanszaak begonnen, is uitgegroeid tot het huidige team van veertig medewerkers. Volgens directeur Bart Kalshoven zijn de mensen voor het merendeel afkomstig uit de vastgoed- en automatiseringsbranche: “Mede hierdoor zijn zij goed in staat onze klanten van dienst te zijn. Onze klantenkring, we hebben meer dan honderd te bedienen organisaties, onze aanwezigheid in marktsegmenten en ons productaanbod zijn eveneens toegenomen.”

Modules

Van begin af aan lag de kernactiviteit van het bedrijf op productontwikkeling. Kalshoven: “De productontwikkeling is gebaseerd op samenwerking met bekende en vooraanstaande Nederlandse vastgoedpartijen. Het verder ontwikkelen van de standaardprogrammatuur, het schrijven van maatwerk en het onderzoeken van nieuwe informatiseringsontwikkelingen behoren tot onze dagelijkse werkzaamheden.”

Kalshoven Automation heeft REMS geïntroduceerd als hét standaard vastgoedinformatiesysteem voor vastgoedbeheerders en -beleggers.

“Bijna driekwart van onze klanten”, vertelt Kalshoven, “bestaat uit vastgoedmanagers. Vastgoedbeleggers vormen zo’n twintig procent en overige klanten komen uit de top 100 van retailbedrijven. De kracht van de programmatuur ligt in de modulaire opbouw. In de modulen vind je de samenhangende informatie voor technisch, financieel, commercieel en juridisch beheer terug. Je kunt de informatievoorziening zo laten verlopen dat zij het beste bij de bedrijfsvoering past. Belangrijk is dat het pakket veel managementinformatie biedt, zoals inzicht in huurresultaten, rendement en bezettingsgraad.”

“Alle benodigde functies voor beleggers hebben we in de programmatuur verwerkt”, vervolgt Kalshoven. “Denk bijvoorbeeld aan budgetvergelijkingen, activa administratie, huurprognose en taxaties. Tijdens het customizen van het pakket kun je door het instellen van parameters het REMS-systeem afstemmen op de specifieke situatie van de gebruiker. Een beheerder zal bijvoorbeeld meer administratieve werkzaamheden willen verrichten. Een belegger daarentegen is meer geïnteresseerd in de waardering van zijn portefeuille. Het pakket past zich dus aan aan de manier waarop een bedrijf werkt. Er zijn hooguit wat aanpassingen in de administratieve organisatie nodig, zoals het aanpassen van autorisaties, etcetera.”

Business Intelligence tools

Zo gemakkelijk de software is te customizen, volgens Kalshoven, zo ‘heilig’ is de centrale database, de manier waarop gegevens worden opgeslagen. Dit kan wel eens tot omwegen leiden.

“Als de informatiebehoefte van een bedrijf anders is dan de structuur van de database toelaat, kijken we in hoeverre we de gevraagde informatie kunnen herleiden. Als een gebruiker bijvoorbeeld wil weten hoeveel de huur per straat bedraagt, dat zit er niet standaard in, dan kunnen we dat proberen uit de software te herleiden. Lukt dat niet, dan kun je als aanvulling business intelligence tools gebruiken. Hiermee kun je bijna elke vraag beantwoorden. Als blijkt dat meer gebruikers vragen hebben waarvoor informatie nodig is die niet in onze database zit, dan kijken we hoe we ons pakket daarop kunnen aanpassen. Het verder ontwikkelen doen we samen met de gebruikersgroep.”

REMS BI, Business Intelligence, is een aanvulling op REMS. Gebruikers kunnen er analyses en rapportages mee maken. Kalshoven somt op wat de tool allemaal kan: “Je kunt er bijvoorbeeld de vastgoedgegevens uit de REMS-database mee afzetten tegen externe gegevensbronnen en vanuit verschillende invalshoeken analyses maken. Je kunt er uitzonderingen in de resultaten mee signaleren en trends ontdekken. Informatie voor de besluitvorming over je orderportefeuille dus.”

REMS is dus vooral een pakket voor de beheerders van vastgoed. Het handige is dat de software is gebaseerd op een open standaard waardoor iedereen toegang tot de data heeft.

Parameters

Kalshoven: “Beheerders kunnen in REMS een intern coderingssysteem aanbrengen dat rekening houdt met de manier waarop beleggers de gegevens aangeleverd willen krijgen. Zij kunnen dus voor verschillende beleggers de parameters afzonderlijk instellen. Maar ook als beheerders én beleggers met REMS werken, moet er een conversieslag plaatsvinden. Je zult altijd parameters en details moeten instellen. De onderliggende standaard van REMS, REMS AFR, wordt door meer beleggers gebruikt. Drie van onze opdrachtgevers hebben zich er inmiddels bij aangesloten.”

“De Raad voor Onroerende Zaken maakt zich hard om de performance van beleggers onderling met elkaar vergelijkbaar te maken”, vervolgt hij. “REMS kan afdwingen dat je conform de ROZ-standaard werkt. Nadat alle deelnemers de benodigde data hebben aangeleverd, zoals huurprijzen per vierkante meter, leegstand, transactiegegevens etcetera, kunnen de beleggers onderling met elkaar worden vergeleken.”

REMS AFR

De vastgoedsector heeft nooit voorop gelopen als het gaat om webtechnologie, maar ook in vastgoedland gebeurt steeds meer via elektronische weg. De voordelen zijn volgens Kalshoven groot: “Beleggers willen rapportages graag op hun eigen manier opgemaakt hebben. Beheerders kunnen hun gegevens gewoon via e-mail aanleveren. Beleggers kunnen hun rapportage vervolgens geheel volgens eigen wensen vormgeven.”

Denkt hij dat met open standaard, REMS AFR, standaardisatie in de vastgoedmarkt dichterbij is gekomen? “Omdat we meer en meer klanten krijgen, komt er vanzelf een steeds grotere mate van standaardisatie”, meent Kalshoven. Of REMS AFR ooit de standaard in de ICT van de vastgoedsector wordt? De toekomst zal het leren. En die is wellicht dichterbij dan menig vastgoedbelegger en -beheerder denkt. Want in de huidige ICT-wereld gaat tijd sneller dan ooit.

REMS of REMS lite?

Het Real Estate Management System REMS is in 1990 ontstaan als vastgoedinformatiesysteem voor grote vastgoedmanagers. Vanwege de toenemende vraag uit de vastgoedmarkt naar een kleiner en functioneel vastgoedinformatiesysteem bracht Kalshoven Automation in 1996 REMS lite op de markt. REMS lite is gebaseerd op het concept van REMS, maar is voor beheerders met een kleinere beheerportefeuille geschikter. REMS lite was onderdeel van het Masterplan 2000 van de Nederlandse Vereniging van Makelaars (NVM). Het Masterplan 2000 is een totale automatiseringsoplossing voor alle kantoorwerkzaamheden van een NVM-makelaar.

REMS V1.9

De meest recente REMS versie is REMS V1.9. Het pakket heeft de volgende nieuwe functies:

– Windows 2000 compatibel

– Euro-functies

– Raamovereenkomsten voor huurafrekening

– Module Batch Handler voor het indirect door de server laten uitvoeren van opdrachten, zoals printen van overzichten op vooraf ingestelde data of tijdstippen

– Btw-coderingen koppelen aan huurcomponenten

– Automatisch waarborgsommen boeken

– Afrekening servicekosten controleren via één grootboekrekening per tijdvak

– Gebudgetteerd werken voor ‘overige debiteuren’

– Aangepast grootboekmechanisme voor aansluiting met huurafrekening

Unieke ICT-oplossing voor het beheren van onroerend goed

Reageer op dit artikel