nieuws

Beheer geintegreerde software: uitbesteden?

bouwbreed

Een aantal bouwbedrijven gaat ertoe over de bedrijfsprocessen te stroomlijnen. Zij doen dit met behulp van de aanschaf en invoering van bedrijfsinformatie-software of Enterprise Resource Planning (ERP). Schoorvoetend en nog niet branchebreed is deze trend, maar hij is er duidelijk. Na de grootste aannemers zetten ook sommige middelgrote deze vergaande stap. Baan en SAP zijn de namen op de leveranciersmarkt. Beide beweren een op de bouw toegesneden oplossing te bieden. Zowel bij de selectie als bij de invoering van deze software zijn externe adviseurs vaak onvermijdelijk. Dat drijft de investeringskosten voor een onderneming nog extra op.

En dan dacht je dat je er was, na een zware tijd van implementatie van een ERP-systeem. Iedereen is er na een training mee gaan werken en het draait verder prima? Niet dus. Eigenlijk begint het dan pas: beheer en onderhoud van een ERP-pakket is volgens de kenners tegenwoordig een grotere kosten- en moeitepost dan de invoering van de soft- en hardware. Dit was de boodschap tijdens een seminar afgelopen week in Veenendaal: ‘Beheer op maat – tussen uitbesteden en zelf doen’. Natuurlijk wil je het beheer van je systeem zoveel mogelijk in eigen hand houden, maar lukt dat altijd? Weerbarstige softwareproblemen die je niet dagelijks tegenkomt kun je niet zelf oplossen. En je belt de leverancier niet om elk wissewasje; zo die al bereikbaar is in zijn ivoren toren.

Beheerfase

Een belangrijk advies was daarom bij de implementatie van ERP al direct te denken aan de beheerfase die erop volgt. Invoering van ERP betekent namelijk dat nieuwe logistieke en technische concepten ontstaan in een organisatie. Dat de werkprocedures wordt aangepast en een nieuw business-model ontstaat. Tijdens dit proces wordt veel kennis en ervaring opgebouwd, die goed bewaard zou moeten blijven en beschikbaar zijn.

Enter the Competence Center: een centrale plek in uw bedrijf waar een of meer medewerkers zorgen voor de opslag en ontsluiting van de kennis over het systeem en de procedures. Meer dan een helpdesk, dus. Een nieuwe medewerker?, hoor ik u geschrokken vragen. Nee, dat is niet nodig; u kunt ook kiezen voor het deels uitbesteden van het Competence Center en de rest door bestaande medewerkers laten doen.

Dat is wat Henk Jan Nieuwenhuis van de Nieuwenhuis Groep deed. Dit bedrijf is onder meer de ‘moeder’ van SelektHuis Bouw en Selekt Bouwelementen. Hij gaf een heldere visie op uitbesteding. Vorig jaar zomer begon hij bij de Nieuwenhuis Groep met invoering van het Baan-branchemodel voor de bouw (tegenwoordig moet je zeggen Vanenburg Business Systems-branchemodel, nog steeds op de BaanERP-software).

Waarom besluit Nieuwenhuis tot uitbesteden? Dat hangt af van de fase waarin de automatisering zich bevindt. Dus het kan zijn, omdat er intern niet voldoende kennis over is, of dat de capaciteit ontbreekt. Ook kan het efficienter zijn uit te besteden; automatisering is tenslotte slechts een middel, geen doel.

En wat besteedt hij uit? Behalve de installatie en inrichting van het nieuwe systeem ook de probleemoplossing, het periodiek beheer, aanpassingen op projectbasis en opleiding van hemzelf en collega’s.

Wereldreis

Overigens is dit een dynamisch gegeven: Nieuwenhuis kan voortdurend herzien of hij bepaalde activiteiten voortaan zelf wel af kan, of dat hij tijdelijk het systeembeheer aan een externe partner overlaat, omdat zijn medewerker drie maanden op wereldreis wil. Flexibiliteit is kortom het toverwoord hier.

Ook voor het beheer en onderhoud zijn spelers op de markt die hun diensten aanbieden; je kon erop wachten.

Niet toevallig was de gastheer van het seminar een van die aanbieders: Profuse. Het bedrijf biedt een reeks van ‘Competence Center Packs’: kennisproducten met voorgedefinieerde procesbeschrijvingen, werkinstructies, rolbeschrijvingen en nog veel meer. De ‘CC-Packs’ zouden het aantal consultancy-uren beperkt houden, belooft de maker.

Profuse heeft zich volledig gecommitteerd aan de ERP-oplossing van Baan, compleet met het religieuze verbod op ’s zondags werken. Dat kan lastig zijn bij contracten die 99,5 procent beschikbaarheid van de systemen garanderen. En in een maatschappij die zich in de richting van een 24-uurs economie beweegt, ook wat vreemd.

Creatief heeft Profuse hier een zogenaamde work-around om gemaakt: de software schijnt ervoor te zorgen dat je niet merkt dat er op zondag niemand bereikbaar is bij Profuse. Dat is nog eens de werkelijkheid naar je hand zetten als programmeur.

Pieter van Scherpenberg, publicist over automatiseringsvraagstukken

scherpen0623netland.nl

Reageer op dit artikel
Lees voordat u gaat reageren de spelregels