nieuws

Oplossing voor effectief gebouwenbeheer als laatste schakel

bouwbreed

Het kantoorgebouw is af: de aannemer en alle leveranciers hebben hun werk gedaan. Het bedrijf kan erin trekken. Voor een moderne gebouwenbeheerder begint op dat moment het werk. Hij kan met goede hulpmiddelen zorgen voor een optimale bezetting en planning in verband met groei van het bedrijf. Een oplossing daarvoor heeft bijvoorbeeld Nordined Technische Automatisering voorhanden, inclusief een intranet-toepassing.

“Laten we een simpel rekensommetje maken, dat verduidelijkt het beste hoe nuttig ruimtebeheer kan zijn.” Ir. J.T. Schrama, directeur van Nordined, houdt van eenvoudige en heldere voorbeelden.

“Stel je hebt een gebouw met een verhuurbare oppervlakte van 30.000 vierkante meter. Met behulp van ‘Ruimtebeheer voor Gebouwenbeheerders’ kun je uitrekenen hoeveel leeg staat en waar. In dit voorbeeld is de uitkomst 5 procent leegstand, ofwel 1500 vierkante meter. Uitgaande van een prijs per jaar van 850 gulden per vierkante meter kost deze leegstand 1,275 miljoen op jaarbasis, een fors bedrag. Daar kun je gericht iets aan doen. Op zo’n manier werk je verborgen verliezen weg.”

Het pakket is echter ook preventief te gebruiken. Je kunt er bijvoorbeeld de groei van twee snel expanderende afdelingen mee begeleiden. Door de ruimte tussen de twee open te laten voorkom je een onnodige verhuizing van een kleine ‘tussenafdeling’.

Ruimtebeheer biedt dat inzicht. Ook wanneer het gaat om het al of niet tijdelijk plaatsen van een nieuwe collega of een apparaat. Is er voldoende ruimte, zijn er op die plaats genoeg aansluitingen?

Onderlegger

Het principe is even eenvoudig als effectief: er wordt een koppeling gemaakt tussen AutoCAD tekeningen van een gebouw en de database waarin de gegevens van die tekening staan.

De maatvaste bouwkundige onderlegger, van waaruit oppervlakteberekeningen te maken zijn, vormt de basis. Gebaseerd op deze bouwkundige onderlegger kunnen vanuit verschillende disciplines tekeningen gemaakt worden, bijvoorbeeld voor de installatietechniek, E en W en het ruimte- en middelenbeheer.

Door deze informatie gescheiden op te slaan blijft het geheel overzichtelijker, maar gebruikt iedere betrokkene wel dezelfde basisgegevens. Er is een tekening voor de gebouwbeheerder, de E- en W-installateur, etc. Gegevens hoeven maar een keer te worden ingevoerd en kunnen dan voor vele andere toepassingen worden gebruikt.

Bijvoorbeeld de brandmeldinstallatie; deze maakt onderdeel uit van de zwakstroomtekening, maar is door deze informatiescheiding ook weer te gebruiken voor de beveiligingstekening en de vluchtplanroute.

Onderhoud eenvoudig

Het grote voordeel van deze manier van tekeningbeheer boven de ‘ouderwetse’ manier van het beheer van fysieke tekeningen is, dat het veel eenvoudiger te onderhouden is. Geen geknoei meer met witkwastjes, raderen of zelfs helemaal opnieuw doen, maar alleen discipline-gericht wijzigen van dat gedeelte dat veranderd moet worden.

“Zeker als je bedenkt dat er onvoldoende mensen bij de gebouwenbeheerder zijn om de wijzigingen in de tekeningen bij te houden en er daarom steeds meer wordt uitbesteed, mag duidelijk zijn dat de behoefte aan tekeningenbeheer stevig groeit”, verwacht Schrama. “Vroeger hadden grote bedrijven nog een eigen tekenkamer, maar dat is voorbij. Wel hebben grote organisaties als het AMC en KPN nog wel het beheer in eigen hand: de moedertekeningen en de moederdatabases zijn en blijven daar, de wijzigingen worden uitbesteed.”

“Nordined maakt en verkoopt standaard software onder andere voor tekeningenbeheer”, licht Schrama zijn positie toe. “Wij maken gebruik van wat er al op de markt is. Onze toegevoegde waarde zit in de implementatie, de toepassing in de praktijk.”

Een mooi voorbeeld is de intranet-toepassing, gebaseerd op AutoManager Workflow (AMW). Nordined bouwt dan een intranet-omgeving, een soort ‘intern Internet’, voor een gebouwbeheerder en zijn klanten. Dat kan bijvoorbeeld een bedrijf zijn, een business unit manager of een onderhuurder.

Veranderingen

Binnen deze toepassing kan de gebruiker op eenvoudige wijze actuele tekeningen zien, bijvoorbeeld techniektekeningen, meubeltekeningen en vlekkenplannen (wie zit waar?).

Alle veranderingen die in de tekeningen moeten worden aangebracht, kunnen dan in korte tijd weer op intranet geplaatst worden. Zoals een gewijzigd vlekkenplan als er een nieuwe huurder bijkomt, danwel wanneer er een weggaat of een andere techniektekening als er een nieuw stroompunt bijkomt. Zo heeft iedere gebruiker altijd de beschikking over actuele tekeningen.

Tijdbesparing

In de praktijk werkt het als volgt: de gebouwbeheerder heeft de verschillende tekeningen en technische gegevens in zijn computer staan. Wijzigingen komen binnen van de klant, bijvoorbeeld de onderhuurder. De beheerder stuurt de wijzigingen naar een tekenbureau, die dit verwerkt en de gewijzigde tekeningen terugstuurt naar de gebouwbeheerder.

Dit postverkeer geschiedt via e-mail en wordt geregeld door AMW, dat zowel bij de beheerder als bij het bureau draait. Datzelfde AMW zorgt er niet alleen voor dat de tekeningen automatisch ter beschikking worden gesteld, maar stopt ze ook heel snel in een elektronische envelop. Ter illustratie: waar vroeger een hele ochtend nodig was voor het inpakken van elektronische tekeningen, gebeurt dat nu in vijf minuten.

De klant kan de gewijzigde en daarmee actuele tekeningen binnen een paar dagen op het intranet bekijken. Deze kan dus optimaal ruimtebeheer plegen, want als hij het vlekkenplan en de middelentekening bekijkt, kan hij precies zien of er nog werkplekken bij kunnen.

De praktijk heeft uitgewezen dat dit zeer veel overlegtijd scheelt. Zo kan men dus met een effectief ruimtebeheer langs verschillende kanten geld verdienen.

Maatvast/actueel

Nordined uit Bunnik maakt, verkoopt en begeleidt de installatie van technische software.

Een van de producten is ontwikkeld voor het ruimtebeheer voor beheerders van gebouwen en complexen. De basis hiervan is de maatvaste bouwkundige onderlegger. Met behulp van dit pakket worden de tekeningen van een gebouw en de database met elkaar gekoppeld en actueel gehouden.

Indruk van de intranet-toepassing voor gebouwenbeheer.

Reageer op dit artikel
Lees voordat u gaat reageren de spelregels