nieuws

Aannemer Van Rhenen: zoveel mogelijk automatiseren Kleinere bouwer stelt terecht hoge eisen

bouwbreed Premium

Met elf medewerkers in vaste dienst en een jaaromzet van drieenhalf miljoen is bouwbedrijf Van Rhenen in Driebergen een goed voorbeeld van een kleinere aannemer. Het hele bedrijf is geent op het principe ‘alles maar een keer doen’. Dit principe is ook terug te vinden in Van Rhenens visie op automatisering: “Dat moet je helpen nooit meer dan een keer iets te hoeven registreren”, zegt directeur Peter van Rhenen (38). Portret van een aannemer die terecht hoge eisen stelt aan de kwaliteit van de automatisering.

Van Rhenen richtte zijn bouwbedrijf op in 1986, met aanvankelijk drie man personeel. “Vanaf het begin heb ik de rem erop gehouden”, vertelt de directeur. “Service en kwaliteit staan bij ons hoog in het vaandel. Vandaar dat ik de onderste laag van het bedrijf niet te snel wilde laten groeien zonder dat het kader daar aan toe was.”

De aannemer werkt voornamelijk voor particulieren. De laatste jaren heeft het bedrijf veel badkamers en keukens in woonhuizen gebouwd en verbouwd. Een andere opdrachtgever is de regiopolitie Utrecht voor aanpassingen aan de gebouwen, waaronder celruimtes. “Wij komen hoofdzakelijk bij particulieren die geen gezeur willen”, zegt Van Rhenen. “Kwaliteit staat bij hen voorop, de prijs minder. We werken zowel op regiebasis als op aanneembasis. Onze opdrachten voeren we altijd rechtstreeks voor de klanten uit; we zijn dus altijd hoofdaannemer. Omdat we zelf hoofdzakelijk timmerlieden in vaste dienst hebben, huren we redelijk veel mensen in. Ook besteden we werk uit, zeker als het om specialistisch werk gaat zoals het aanbrengen van systeemwanden en plafonds. Maar we besteden maximaal een stap uit, anders verlies je controle.”

Beperkt

Omdat bij Van Rhenen verschillende mensen tegelijkertijd aan verschillende opdrachten werken, brengt dit veel administratieve handelingen en leidinggevende taken met zich mee.

Het kader bleef lange tijd beperkt tot de baas, die ook voor de administratie zorgde. Die moest dus zo efficient mogelijk verlopen. En dat betekende automatiseren. Van Rhenen begon ermee in 1989. Hij had nog nooit een computer aangeraakt. Nu blikt hij terug: “Automatiseren gaat niet vanzelf. Je moet er veel tijd in investeren. Maar het rendement is hoger dan alle tijd die ik erin heb gestoken. Mijn eis was dat alles aan elkaar moest worden gekoppeld: administratie, begroting, planning en facturering. Ik vind dat als je automatiseert, je daarna niets vaker dan een keer moet hoeven invoeren. Een voorbeeld: als ik in een boekhoudpakket een debiteur aanmaak, moet diezelfde debiteur automatisch naar mijn begrotings- en factureringsprogramma worden doorgesluisd.”

Met zijn eis van een geintegreerd pakket was Van Rhenen in 1989 een voorloper. Voor zijn boekhouding gebruikte hij Exact en voor zijn facturering de BuKla Bouwblokken van Kooijman.

De koppeling tussen deze programma’s bleek moeilijk. Bovendien had Exact geen btw-specifiek factureringsprogramma, waardoor btw-verlegging niet mogelijk was. Hij miste dus belangrijke functionaliteiten: “Kooijman en Exact hebben dit keurig opgelost. Met een verbindingsmodule kon ik alsnog gegevens tussen de programma’s uitwisselen. Na driekwart jaar draaide alles feilloos. Het koste me veel energie, maar aan programmatuur heeft het me geen extra geld gekost.”

Op die manier kreeg de aannemer de beschikking over een beperkt geintegreerd pakket. Beperkt, omdat er nog steeds handelingen waren die vaker dan een keer moesten worden uitgevoerd. “Als ik in Exact de inkoop had gedaan”, licht Van Rhenen toe, “moest ik alsnog handmatig een giro uitschrijven.”

In 1990 reikte de Rabobank hem een pakket voor telebankieren aan. Omdat dit pakket niet voldeed aan de gewenste functionaliteit heeft de Rabobank een aantal modules van Exact betaald. Sindsdien kan Van Rhenen in het Exact-programma betalingen verrichten, die via een modem automatisch worden doorgesluisd naar de bank. Is de betaling eenmaal afgeschreven, dan wordt zij automatisch teruggekoppeld naar het Exact-programma om de overige boeken bij te werken.

Een begrotingspakket kwam in 1991: Bouwblok Begroten van Kooijman. In de jaren daarna is dit pakket uitgewerkt tot het zogenaamde MAMO-systeem dat centraal staat in Van Rhenens automatisering. Van Rhenen: “Als ik een spijker met bijbehorende prijs invoer, kan ik die vanuit alle programmabestanden benaderen. Ook voor werkvoorbereiding, facturering en nacalculatie.”

Vastgelopen

De koppelingen met het MAMO-systeem zijn stap voor stap uitgevoerd, steeds attent of integraties mogelijk waren. Een voorbeeld is het kozijnencalculatieprogramma van Kooijman. “Voor kozijnen hebben we een eigen timmerwerkplaats”, licht Van Rhenen toe. “Deze kozijnen begroten we in de offertefase. Omdat het begrotingspakket met alle andere pakketten is geintegreerd, zijn alle gegevens voor kozijnen in de loop van deze fase al ingevoerd.”

Van Rhenen liep rond 1996 enigszins vast met zijn automatisering. Er waren praktische grenzen aan het MAMO-systeem. Zo bleek het onmogelijk prijsbestanden van leveranciers ‘onder de MAMO-bibliotheek te leggen’. Weliswaar stellen sommige leveranciers hun prijsbestanden op diskette of per modem beschikbaar, maar deze bestanden zijn allemaal op hun eigen manier gecodeerd, zodat Van Rhenens MAMO-systeem ze slecht kan verwerken. Standaardisatie is ver te zoeken. Bovendien wil Van Rhenen niet afhankelijk zijn van de beperkte groep leveranciers die zijn prijslijsten elektronisch ter beschikking stelt. Hij streeft ernaar wekelijks of dagelijks alle prijsbestanden te kunnen downloaden. “In het eerste stadium calculeren wij heel diep”, verklaart Van Rhenen deze wens. “We registreren materiaalsoorten, afmetingen, etcetera. Zodra een klant akkoord gaat, wil ik alleen nog bestellen. Dus niet nogmaals afmetingen en hoeveelheden uittrekken.”

Maar hier loopt de aannemer vast: “Ik kan wel van een ijzerhandel een diskette met prijzen krijgen, maar hun artikelen zijn anders gecodeerd. Dat kost veel tijd. Ik wil een MAMO-bestand met een logische codering. Als wij bijvoorbeeld vuren kozijnenhout bestellen met een afmeting van 75 x 125, wil ik dat als KHVU75x125 (KH: kozijnen; VU: vuren, red.) gecodeerd hebben. Ook wil ik de bruto- of nettoprijzen van leveranciers in mijn bestand hebben. Die prijzen gebruik ik voor onze calculatie. Daar laat ik dan de korting voor de klant op los. Het is belangrijk de prijsbestanden van alle leveranciers in het systeem te hebben, zodat je de keus hebt.”

Forum

Hoe is dit probleem op te lossen? Samen met Kooijman bekijkt Van Rhenen momenteel of ze met de leveranciers van bouwmaterialen tot een oplossing kunnen komen. Het liefst wil Van Rhenen altijd on-line per modemverbinding in de voorraden van zijn leveranciers kunnen kijken. En meteen zijn bestelling en de afleverdatum kunnen vastleggen.

De voordelen hiervan zijn groot: “Als ik bij leveranciers via een modem kan inloggen, hoef ik niet te wachten tot ik een vertegenwoordiger aan de lijn krijg; de bestelling ligt meteen vast en ik kan dat 24 uur per dag doen. Dat scheelt heel veel tijd. Helaas hebben de leveranciers van materialen en Kooijman geen software waarmee dit eenvoudig kan. Maar”, geeft Van Rhenen toe, “zover zijn zelfs de grote bouwers nog niet.

Inmiddels heeft softwareleverancier Kooijman een forum opgericht waarin ze samen met Van Rhenen en de materiaalleveranciers een oplossing zoeken.

Doorgaan

Intussen gaat Van Rhenen verder met andere innovaties op automatiseringsgebied. Zo komt er binnenkort een Windows NT-server, zodat er een netwerk komt in plaats van de drie losstaande pc’s. Analoge telefoonverbindingen worden vervangen door digitale ISDN-lijnen. Het jaar 2000-probleem en de introductie van de euro heeft Van Rhenen hoofdzakelijk kunnen opvangen via onderhoudscontracten met Kooijman.

Terugblikkend op zijn automatiseringsgeschiedenis concludeert Van Rhenen: “Het probleem is dat je steeds meer ziet en wilt. Daar ‘hangt’ natuurlijk altijd de hele buitenwereld in de bouw aan vast. En het kost allemaal geld en tijd.” Maar hij had zijn investering er binnen een jaar uit. Deze besparing was voor een deel te danken aan lagere accountantskosten, omdat hij zijn accountant alles digitaal aanlevert. De personeelsadministratie wordt een volgende stap: meer en sneller greep krijgen op de uren.

Wat zou Van Rhenen aannemers adviseren die willen automatiseren? “Neem een betrouwbare en niet al te kleine leverancier, doe het stap voor stap in een meerjarenplan en zorg voor integratie van de software. Hoe beter je automatiseert, hoe productiever je bent. De enige weg is zoveel mogelijk te automatiseren en daardoor beter te renderen.”

Jon Hoofwijk

Automatisering

Van Rhenen

1989:Boekhouding (Exact) en facturering (BuKla Bouwblokken van Kooijman) aan elkaar gekoppeld

1990:Uitbreiding met telebankieren (Rabo), aan boekhouding (Exact) gekoppeld

1991:Uitbreiding met begrotingspakket (Bouwblok Begroten van Kooijman)

1991-1997:Uitbreiding begrotingspakket tot MAMO-systeem

Stap voor stap koppelingen (bijv. kozijnencalculatieprogramma) aan het MAMO-systeem

1998:Forum opgericht waarin Kooijman, Van Rhenen en materiaalleveranciers zoeken naar methode om gestandaardiseerde prijsbestanden van alle leveranciers per modem in MAMO-systeem te verwerken.

1999:Netwerk met Windows NT-server

ISDN

Internet (www en e-mail)

Jaar-2000-problematiek en introductie euro via onderhoudscontracten

‘Automatiseren gaat niet vanzelf. Maar het rendement is hoger dan alle tijd die ik erin heb gestoken’

Reageer op dit artikel